医院财务对基建项目合同管理

摘 要:通过对医院财务参与合同管理工作的认识,提出了财务部门在项目前期计划管理,合同起草、合同执行过程的动态管理,合同外设计变更的计价与支付,工程索赔及项目结算等方面的合同管理要点,为提高医院基建项目的投资效益奠定基础.

关 键 词 :医院财务 基建项目 合同管理

中图分类号:F234.3 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)07-144-02

随着医疗体制改革的不断深入,医院的固定资产投资方式随着市场经济的发展也发生了相应的变化,由原来的单一的投资方式改变为投资的多元化,国家投资逐步转化为自筹资金.加强基建项目的合同管理,是医院财务对投资监督的基础.为了提供真实、可靠、完整、准确的各类分析数据,以最少的投资、最快的建设速度,获得最大的投资效益,医院财务部门介入项目合同管理就显得尤为重要.

建设工程承包合同是业主与承包商之间,为完成一个工程项目,而订立的权利义务关系的协议.工程建设项目进入工程筹建阶段时,应根据其性质、类型,合理选择适合本项目的合同类型.

工程建设项目的合同根据付款方式的不同,一般分为总价合同、单价合同和成本加酬金合同等格式合同.总价合同适用于工程量不太大且能精确计算,工期较短,技术难度不大,风险不大的项目,而且设计图纸必须详细而全面,单价合同由于使工程风险得到合理的分摊,并能鼓励承包商通过提高工艺等手段来节约成本并从中提高利润,因而在工程建设项目中得到较为广泛的应用,成本加酬金合同一般用于需要立即开展工作的项目、新型的工程项目、风险很大的项目.

在进行合同管理时,依照不同的合同类型,把握好合同从编制到执行过程中医院财务部门应该注意的几个关键环节.

一、加强前期计划管理

为了全面了解基建项目的建设和工程进度情况以及各专项资金、自筹资金的运用方向,应当加强前期计划管理,把握的关键要点为:(1)了解和掌握建设项目概算投资额或工程项目合同投资额,(2)计划年度投资完成额,(3)工程进度和资金支出进度是否相符,(4)结余资金的数量构成情况,(6)工程建设的其他条件是否具备,(6)自筹资金安排的项目资金来源是否妥当,(7)国家下达专项资金是否专户专存,(8)自筹资金安排的项目是否合理、可行.财务部门除了参与计划部门年度基建资金计划的制定,提出合理建议外,在计划部门下达基建资金计划后,要根据掌握的情况及时提出合理化建议并结合计划执行过程中出现的问题,建议计划部门调整、追加、减少投资和调整计划.

二、把好合同的起草关

建设项目在实施当中的各种合同,一般采用格式合同,但对于室内外装修、设备订货等一些特殊项目的合同,可以双方协商拟定可行的合同文本.除合同的专用条款外,对于附加条款,业主要精心起草,财务部门要精心核对,从源头上开始研究可能产生的合同漏洞.

1.编制好招标文件.一般项目在施工招标前,首先通过招标将监理单位确定下来,然后业主方、监理方及设计方一起研究招标文件的细节,先进行全面的图纸会审,对于一些关键的材料和设备,进行市场调研.对合同的附加条款,逐条研究,直接附在招标文件中,如:现场自然标高与图纸标高的差异,现场用水点、用电位置的现状,参与投标单位的资质要求,拟派项目经理的业绩等.对于可能影响到扯皮的因素,财务部门一定要认真对待.

2.合同附加条款中载明付款程序.对于建设项目的每一笔支付款项先由承包方提出申请,附上完成的工程量报表,经监理审核,业主工地代表把关,然后由业主方项目负责人审批,再报财务审核付款.每道程序严格按合同约定的付款方式执行,可以有效避免工程进度与工程款支付不相符的通病.

3.提高工程量清单的编写质量.由于设计文件中的错误直接影响工程造价,因此在清单工程量的填写前一定要认真复核设计文件图纸的工程量,避免因设计错误而造成工程实施过程中过大的变更量.然后,再根据清单中的细目将图纸工程量细化到清单中的对应细目中.该项工作工作量大,并且直接影响到整个工程造价,因而需认真计算,并仔细复核,确保清单工程量的准确性,从而提高合同管理的效率.

三、加强合同动态管理

医院财务人员要主动深入现场业,随时检查投资变化.一般的建设工程在动态投资控制方面,主要应把握以下关键点:(1)承包方进场施工的第一个月25日之前,检查进场材料情况,是否与支付的预付款相当.(2)施工至±0.00后,检查施工组织能力情况,是否与施工组织设计相吻合,监理单位是否工种齐全,是否按合同进行公正执法.(3)主体完工后,进行工程盘点,找出进度、质量、投资控制方面的不足,修正计划,并为下一步工作重点拓展思路.(4)设备进场安装前,进行图纸会审,提出详细的安装控制点.(5)竣工验收时,重点做好工程整体盘点和系统调试.

四、合同外工程变更造价的计量与支付的控制

建筑工程由于施工周期长,许多的因素均可导致工程变更,影响到工程造价和工期,因此,须根据具体变更情况及合同条款中的相关规定,明确应支付给承包人的变更费用.影响工程造价的变更有设计变更、施工条件变化变更、技术标准变更、进度计划调整变更等.根据不同项目不同的管理模式及监理工程师权限的大小,变更工程的审批程序也不尽相同,但各项均应具有健全的变更审批程序.变更工程费用的计算应遵循以下顺序:(1)采用工程量清单内相同项目、细目的单价,(2)采用合同中明确规定的费用计算方法,(3)采用国家、省(市)级机构颁布的概预算定额及参考文件,(4)采用承包商在投标时所提供的单价分析表及实际支出证明协商单价,(5)采用计日工单价.变更工程的计量与支付是在核定的变更工程单价的基础上,将支付证书中的数量与变更单价相乘汇总而得.施工阶段的所有变更工程进行汇总,便可确定整个项目的变更总造价.严格遵循既定的审批程序是该阶段费用控制的关键.

五、处理好国家拨款和自筹资金的关系

按照国家基建管理部门的规定,多方面、多渠道筹集的资金凡纳入基本建设的应纳入基建管理,基建管理和国拨管理机制使用效益是一致的,二者仅仅是资金来源渠道不同.然而从财务管理上看二者存在着不同的往来关系,在会计记账、核算和资金调配上要严格按基建管理程序进行.属于自筹资金的要纳入医院财务计划,编入预算和组织决算.

六、加强工程索赔方面的合同管理

工程索赔是合同管理中的重点和难点.所谓索赔是指在合同履行过程中,合同一方因对方不履行或没有完全履行合同所设定的义务而遭受损失时,向对方提出赔偿要求或补偿要求.工程索赔是承包工程企业经常采用追加造价的手段.索赔费用均以赔偿实际损失为原则.具体方法有总费用法和分项法两大类.一般应采用分项法,其过程分三步:(1)分析每个或每类索赔事件所影响的费用项目,(2)计算各类项目损失值,(3)将各类费用项目的计算值列表汇总,得到总的索赔费用值.

七、竣工决算阶段的合同管理

建设项目竣工后,应由建设单位组织有关部门,以竣工决算等资料为基础编制竣工决算.竣工决算包括工程决算和财务决算两大部分.竣工决算全面反映竣工工程的建设成果和财务支出情况,表示了整个建设项目从筹建到工程竣工建设的全部费用,其目的是核定新的固定资产的价值,交付使用手续,考核建设成本,分析投资效果,同时通过经验总结、资料积累,可以提高建设单位的管理水平,增加经济效益.所以,这项工作有着深远的意义.

八、结语

合同管理是控制项目投资、保证项目实施质量的最重要的管理工作之一,也是财务部分介入比较深入的工作.为有效控制工程造价,提高投资效益,只要财务部门重视合同的前期起草,加强合同执行过程的动态管理,注重设计变更、工程索赔及项目结算的合同管理,项目的投资目标及预期效益一定会达到.