通信工程档案资料有效整理措施

摘 要 ：本文首先通过对通信工程档案资料整理过程中存在的问题进行分析,试图提出若干对策来解决有效整理档案资料的具体方案,对如何能够对各类通信工程档案资料进行科学有效地整理,从而更加符合我国经济发展的要求.

关 键 词 ：通信工程；档案资料；有效整理；措施

中图分类号：TN913 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 16-0000-02

1.通信工程档案资料有效整理过程中存在的问题

1.1 注重工程建设,轻视档案资料整理

这种现象在目前通信建设中非常普遍,项目负责人与工程技术人员在思想上对此没有足够的认识,致使工程档案资料的整理工作一直难以顺利开展.在实际工程施工中,项目负责人负责管理项目及资金,工程技术人员则负责工程的质量和进行的情况,而建设单位对工程档案的管理意识非常薄弱,档案工作相互推诿,监督工作也失去了意义,因为前期工程档案缺乏及时有效地记录,致使后期档案资料整理工作出现重重障碍.

1.2 监督管理工作缺乏力度

在具体的项目施工过程中各参与单位对整理档案工作重视度不够,没有足够的管理力度,而档案资料管理部门事实上无法参与到工程建设的每个环节,所以无法了解项目在每个阶段的具体情况,对一手档案材料无法进行时时有效的监控,往往只有在工程中期甚至已经竣工验收时才参与其中.

1.3 工程档案资料易流失

大型的项目往往施工工期较长,同时参与单位及人员众多,流动性也大,在施工过程中往往都是只关注施工具体的工作进度,对工程档案资料缺少管理保护意识.这样以来在工程进行过程中档案资料遗失或者不明去向的情况时有发生,对后期工程结尾验收及工程档案资料整理交接带来诸多的困难.

2.规范化、标准化管理是通信工程档案资料有效整理改革的必由之路

正所谓“无规矩不成方圆”,通信工程档案资料管理也是如此.如何能够对各类通信工程档案进行科学有效地整理以提高档案资料质量是目前不得不思考的问题,通过规范化、标准化的管理才是通信档案资料整理的必由之路,通过对档案资料进行科学有效地整理才能使得档案资料的工作更加规范化、细致化,这样才能为实际工作所用,不仅可以使得档案资料得到了有效的保存、也因此使得监督管理力度得以极大的提升.

2.1 档案资料内容的全面准确,是档案标准化的基本要求

项目涉及单位首先要提高档案资料整理意识,积极与档案整理人员配合,帮助对收集的档案资料进行补充与鉴定.在签署工程合同书时就应有一份明确的关于工程档案具体的规定,使其在法律监督下进行,也具有法律效力.这样做不仅可以对施工单位与相关人员有了更加明确的要求与规范,也使得后期工程档案资料的归总、存档等后续工作有了保障.

除了其他部门的积极配合,档案整理人员则要更加熟悉全部项目工程情况,监督施工单位及所涉及各单位档案资料的收集和整理情况,对每一阶段形成的档案资料情况须十分清楚,同时还需要分阶段定期的检查施工单位对于档案资料的收集状况,保证资料的准确、全面,切实做到档案整理工作的规范化、标准化.

2.2 统一格式设计与印制的档案资料表格与文件是档案标准化的表现形式

通信工程档案资料整理的标准化需要有统一的表格与形式,因为通常情况下这些档案都是永久保存的,如果档案规格不统一,就很难保证资料卷的保存质量,甚至无法长久保存.工程档案资料经过这样的统一规范,不仅可以使得资料卷保存质量有了保证,也因为有了统一详细的信息填写使得后期查找、翻阅等均十分方便,减少了档案整理人员相关的工作量,也更加便于档案整理人员对于工程施工过程的指导与监督,从而确保了监督管理的力度.

2.3 标准化整理文件图纸

档案人员整理档案的水平与通信工程档案的案卷质量也是密不可分的.如何提高档案的质量的重要条件便是档案的标准化整理文件和图纸.因为通信工程的档案呈现的是通信建设的全部过程,通信工程的档案也与通信工程相同,有着自身的规律和顺序,所以要做到的是文件与图纸的有序排列,在整理文件材料时其中的编排形式和资料内容都有统一的格式和标准,在归档时也能统一一致,也为以后的使用带来了便利.要构建一套统一的通信工程档案整理标准,这为以后档案的保存和使用都有重要的意义,档案的质量显得至关重要.另外,帮助档案资料管理部门提高工作效率的很好方法是对档案正确、科学与合理的排列方法.

3.电子图档的数据筹备情况

档案整理工作的工作性质需要几代人连续工作,它是一项具有很强的连续性与系统性的工作.随着经济的发展,时代的进步,档案整理工作也开始踏入了由计算机整理的行业,但尽管如此,也离不开档案整理过程中的收集、整理、编码、搜索等基础性工作,工作人员更不能掉以轻心,把一切工作都交给计算机来完成.即使使用最先进的计算机现代设备和最完善的图档软件,作为工作人员也要将档案馆接收的电子文件进行条目整理.电子图档的基础数据准备不够充足,导致计算机功能损伤,造成资源浪费.通信工程设计单位的纸质图档整理走向电子图档整理,面临的三类情况主要分为：

（1）我国数十年来,引入的CAD积累了大量的电子文件都存放在软盘里,近两年来的电子文件少数开始存入光盘中.然而,不管是软盘还是光盘都散落在各个设计单位甚至单位个人手上,并且软盘的使用寿命非常短,经过一段时间以后,软盘中的数据可能读不出来.对于那些没有收集整理的数据使用起来也是极为麻烦.所以建议档案资料管理部门制定相应的政策,由项目的各个负责人配合档案人员收集、整理、编排、归档这些散落在各处的软盘,再根据项目分类刻录成两份新的光盘,一份供借阅,一份存档保存.

（2）随着电子文件的不断产生,档案部门和设计部门配合编制合适的软件进行文件填写.对于设计人员来说,只需要填写图签内容,绘图前一次性填写的信息自动生成图纸右下角的图签,没有增加设计人员的额外工作量.而对于档案整理人员来看,整理人员只需要归档时对其进行补充,提高的工作效率.

（3）我国在引入CAD之前,在工程设计单位还留下了许多图纸档案,其中的一些仍然具有极高的利用价值,要科学保存这些图纸档案,可以通过扫描转化为电子图档进行再保存在利用.扫描后图纸文件需要经过矢量化才能被设计人员利用,但矢量化的缺陷便是图形会失真.针对原图纸不清楚的地方我们可采用两种办法使用,第一种是对计算机出图较清楚的图纸扫描进行矢量化处理；第二种是过去留下的蓝图扫描后不再通过矢量化处理,仅供设计人员观看使用,如果在实践中需要使用便由设计人员本人进行矢量化处理.

4.重点培养高素质的档案资料整理人员

在保障有效管理的前提下,应重点培养高素质的档案资料整理工作人员.档案整理人员是一线的后勤工作人员,是通信工程建设中不可或缺的重要组成部分.在选任通信工程档案整理人员时,首先要在“世界观、人生观、价值观”三观以及职业道德上进行严格考察；再次要做好档案整理人员的职业上岗培训教育,坚持学习并贯彻《档案法》,通过学习使档案工作人员认识到自己所做的工作与社会发展的紧密关系,除了眼前的经济效益外,还有更长远的社会效益；最后还应该做好对档案整理人员以及各部门领导的宣传工作,定期学习档案知识,各部门工作人员组成协作组,经常沟通与交流档案工作中的经验和面临的问题,让每个人都加深档案在通信工程建设中的重大意义.

5.结论

随着我国通信行业的高速发展,通信工程的档案数量也与日俱增,随之而来的工程档案资料的整理也日益繁重.所以为了适应当今市场经济的发展需求,当前最应做好通信工程档案的管理工作,顺利实施通信建设.