关于高校内部审计机构档案管理的

高校内部审计档案是指内部审计部门在项目审计、专项审计调查、合同审签、经济事项审签等活动中形成的有保存价值的,以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录.高校审计档案管理是内部审计部门进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交审计档案的活动,是高校档案的组成部分,高校内部审计档案也是学校审计工作的重要组成部分,它直接记载和反映了审计工作的全过程,真实地记录和反映了审计人员的智力创造和劳动创造,既具有重要的鉴证作用,又是衡量审计工作质量的重要依据,对规范审计行为、检查审计执法质量等都具有重要作用,对于促进审计质量提升,充分发挥审计监督在财经领域宏观调控的作用,怎么写作经济建设和社会管理,都具有十分重要的意义.

一、建立和完善高校内部审计档案管理制度

高校内部审计管理人员在做审计项目时,往往出具了审计报告,提出了审计意见,审计项目就算完成,有关文件资料没有及时按相关法规要求归档、管理,待今后工作中需要查找相关资料时,因没有及时归档而无法查阅,大部分单位的档案安全工作责任制落实不够.一方面是档案安全规范管理制度不够健全,管理制度存在挂在墙上、留在纸上的现象,各项档案安全管理制度在实施过程中, 普遍不落实.另一方面是档案安全管理日常工作没有按照规范要求开展.大部分的单位档案安全日常管理还相对薄弱, 带有较大的盲目性和随意性,没有对档案进行定期的检查.个别单位档案资料没有按照《档案法》的要求向高校档案馆移交到期的档案.对此,笔者认为,一要加强对档案法律法规和审计法规的学习,提高对档案管理工作重要性的认识,确保审计档案管理的质量.制度是行为规范,高校应按照上级部门有关规定,严格执行例如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》及《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国国家审计基本准则》等有关档案管理工作的方针、政策和规定.二要建立健全各项规章制度,促进档案管理标准化、规范化建设.完善审计档案管理制度、审计档案保密制度、审计档案借阅利用制度、审计档案销毁制度等规章制度,明确档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面的管理方法,使审计档案管理工作做到有章可循.三要建立奖惩机制,完善档案管理责任制,加大审计档案管理工作的考核监督力度,把审计档案管理工作目标化、任务化.

二、提高高校内审档案管理人员的业务素质和职业道德修养

从目前高校审计档案专业人员队伍的整体状况看,普遍存在学历层次、理论水平、专业素质较低等问题,与新时期审计工作的发展要求存在较大悬殊.一些高校审计档案管理人员专项管理经验不足,管理观念不强；在审计人才培养中,重视审计专业人员素质及动手能力的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有作要求,许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上,思想观念和管理水平跟不上时怎么发表展,缺乏创新和活力.

制度要靠人来执行,档案管理工作的好坏,取决于工作人员的综合素质.因此要通过多渠道加强对档案管理人员的培训,不断提高业务技能,增强敬业爱岗、保守秘密等职业道德修养.随着现代档案管理知识和技术的不断更新和发展,对档案管理人员的素质也提出了更高的要求和挑战.需要从事档案工作的人严肃认真、爱岗敬业、无私奉献.审计部门要不断加强对档案管理人员的教育培养,把政治素质高、事业心强、业务技能强的干部充实到档案管理岗位上,并不断加强培养和锻炼,使他们能够适应审计档案管理工作的发展需要.同时,还要注重强化档案工作人员政治、业务学习培训,努力为他们创造学习业务、钻研业务的条件,使档案管理人员的综合素质不断提高.

三、积极推进高校内部审计档案资源开发利用工作

在审计档案的利用过程中,其效果欠缺.审计档案的凭证价值非常突出,特别是工作,使得审计作用日益凸显.在审计档案的数量方面,往往会逐渐增多.与此同时,审计档案的案卷提供了大量重要信息.必须有计划、有目的地对信息进行开发利用,为高校决策提供参考依据.审计机构要高度重视审计档案利用工作,从单纯的保管档案,转向开发利用审计档案,不断总结档案利用工作的成功经验,使审计档案充分发挥价值,提高审计工作效应,扩大审计影响.目前审计项目实施时审前调查的作用越来越重要,查阅审计档案是审前调查一种方法,通过查阅审计档案,可以使审计项目实施事半功倍；另外在年终审计项目质量检查评比时,也应把审计档案作为依据之一,把审计档案管理规定和项目质量管理规定等有机结合,确定原则,细化标准,为各项评比检查提供依据,并将检查结果及时反馈到审计人员手中,对其中的不足要求他们认真整改,从而促进审计人员进一步增强审计质量意识,使审计工作质量更上新台阶.所以高校审计部门应进一步重视审计档案利用工作,要从单纯的保管档案,转向开发利用审计档案,不断总结档案利用工作的成功经验,努力将“死资料”变成“活资源”,使审计档案发挥更大的利用价值.审计档案管理要服从高校管理这个中心,以开发利用为目标,从单纯保管档案转向保管和开发利用档案相结合,利用电子化审计档案资料,挖掘档案信息资源的潜在价值,促进档案资料的开发利用.一是将风险点进行科学整理归类与分析,编制审计提示,推动审计成果的运用和转化.二是对各级审计检查发现的问题进行收集整理建立审计问题库,为进一步规范业务操作提供很好的参考.三是整合梳理各项审计检查中发现的违规问题,建立审计违规问题整改台账,强化问题整改跟踪管理和责任追究.

四、做好高校内审档案管理的监管工作

内审档案立卷、归档一般按照“谁审计,谁立卷”的原则,即项目审计组组长为内部审计档案立卷责任人,负责项目审计过程中形成的全部文件材料的收集、整理、鉴别,并作合理的取舍,经内部审计处负责人审核通过后按立卷方法进行组卷,再移交给审计处档案员.档案管理人员负责将这些案卷进行收集、分类,然后登记编号归档.为确保内部审计档案安全、完整,应当将档案入专柜保管至次年规定日,再向学校档案管理部门移交.内审部门负责人要经常督促、检查内审档案管理人员的工作,使他们及时做好立卷、归档.

五、立卷归档规范化是高校审计档案规范化的核心

2013年审计署新修订了《审计机关审计档案管理规定》,进一步明确了审计归档材料范围、质量要求、年限等.在实际工作中,高校审计档案管理人员要认真做好审计文件和有关材料的整理规范工作,严把审计档案形成关、收集关、归档关和检查关,严格按照《审计档案管理暂行办法》对审计档案进行规范装订.一是规范审计卷宗封面的印制和填写.档案管理人员按照高校统一规格和格式印制审计卷宗封面,并对审计卷宗封面中的 “ 年 审案字第 号”、“共 卷第 卷”、“被审计单位”、“审计项目”、“审计起止时间”、“审计组负责人”、“审计单位”、“卷内共 张”、“保管期限”等基本要素的填写进行逐一规范、说明；二是卷内文件材料按规定顺序排列后,依次逐页以阿拉伯数字编定填写本卷页号,并填制目录；三是规范审计报告、事实确认书、工作底稿等审计资料的编写.通过以上规范,使审计资料达到内容完整、格式规范、标识统一、记录清晰、结论明确的标准.

（作者单位：西安医学院）