电子档案的流程管理

1.电子档案的流程管理

流程管理,是一种以规范化地构造输入到输出的业务流程为中心,以提高管理绩效为目的的系统化方法,主要以规范化、流程化、系统化为核心建立管理的过程.电子档案的流程管理首先是在确保电子档案的安全基础之上,保证这一过程是面向用户的流程.从档案产生到保存、利用直至销毁的整个生命周期中,我们要对电子档案的流程进行监控,采取必要的措施来解决电子档案生命周期里可能出现的安全问题.因此,建立流程管理的分层模式,也就要求对电子档案的任何操作都要有相应的规范制约,掌握电子档案的现时状况及来龙去脉,从而确保电子档案的安全.

2.电子档案的安全性分析

在档案学领域中,安全性的问题一直是业界人士关注的重点.电子档案信息安全的研究一般侧重于电子档案信息的永久保存阶段的安全保障问题,如电子档案的长期可存取性等,但忽略了在利用阶段如何保障电子档案信息的安全.然而这～阶段也正是电子档案信息安全最易出问题的阶段.电子档案自生成之后其职能活动就随着时空的传递而变换,这种系统内流转的过程涉及到较复杂的管理流程和技术环境,如果单纯地由技术措施从根本上解决电子档案信息安全问题,存在相当大的难度.所以我们需在电子档案的流程管理中,按层次化的管理目标构建出一种安全管理模型,建立起与之相应的电子档案管理策略.电子档案管理过程的安全性主要涉及鉴别、访问控制、机密性、完整性和可用性.本文主要从访问控制和应用方面对电子档案安全策略进行探讨.

3.电子档案安全管理策略的探讨

3.1电子档案安全管理的指导思想

近几年来,档案数字资源数量呈几何量级增长,媒体形式的多样化,以文本、图像、音视频、电子出版物、移动信息、软件、数据库等各种形式呈现,信息内容涉及领域广泛.附着在这些档案数字资源之上的元数据在档案数字资源的转换、迁移过程中积累的数量更为庞大,保存成本会越来越高.

3.2流程管理下的层次模型概述

电子档案的安全管理应贯穿文件的整个生命周期,涉及了文件的生成、流转、归档、移交、保管和利用等过程,为确保文件的真实、完整、可用与安全,达到电子档案安全管理的根本目标,就要通过系统化的流程进行规范,明确各阶段的边界范围,突破原有方式的安全机制,建立更为高效的电子档案安全策略,对数字档案馆电子档案管理提供新的管理理念.

在实现电子档案安全管理目标的驱动下,为加强电子档案的流程管理,首先将电子档案的安全模型进行了层次划分,它包括了生成层、保管层、流程层、应用层等四层,其中-生成层（关键信息是否受到必要的安全保护）保管层（电子凭证价值）流程层（安全流程是否合理并且有效）应用层（安全策略的建立）

3.3档案数字资源和档案数字副本

电子档案载体进行有效的保存,还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存.在应用层面,各类用户使用的不再是电子档案,而是电子档案副本.电子档案将和元数据一起封存起来,不再提供利用.也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本.

档案数字资源是指以数字形式存在的各类档案资源.包括各级各类在线生成并归档的电子文件即电子档案,和将各种载体的档案数字化后形成的所有档案数字副本,以及各种因保管、利用需求而形成档案数字副本的集合.这里可以通过以下公式进行描述.

档案数字副本指各种档案的数字化副本,包括电子档案副本和其他档案数字副本两个部分.电子档案副本是指抽取电子档案的所有内容信息,在内容上与电子档案保持完全一致,但不具备电子档案形成过程中封装的元数据信息,不具有凭证价值,仅为利用者提供信息查询而形成的数字信息.其他档案数字副本是指将纸质、录音、录像、照片、实物等档案数字化形成的档案数字副本.

3.4建立电子档案应用层安全策略

电子档案的流程管理是系统化的过程.在生成层面,档案管理部门要强调系统生成的电子文件能有效保存,即对有保存价值的电子文件得到确认,并能有效地归档和维护：在保管层面,所形成的一定是真实完整电子文件归档后形成的电子档案,因为电子档案来自不同的途径,那么其内容和格式会存在一定的差异,因此,不但要对电子档案载体进行有效的保存,还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存.在应用层面,各类用户使用的不再是电子档案,而是电子档案副本.电子档案将和元数据一起封存起来,不再提供利用.也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本.

4.安全管理策略的内涵阐释

4.1元数据与电子档案共同封装保存

元数据是关于文件的背景信息和结构数据,是专门用于满足电子文件管理需求,保证文件真实、完整、可用和安全的数据.电子文件管理则需要关联的元数据系统,元数据与电子文件在整个文件生命周期是自始至终地关联在一起的.在原有的电子档案安全管理模式中,电子档案的日常管理,对各类档案资源数据进行采集,如日常增量数据、未归档资料信息数据、现行文件、个人上传数据（文档、照片、媒体）等.支持标准格式数据的导八、导出和电子原文的批量上载.电子档案的整理、流转、迁移等很多都会产生更多的元数据.

4.2面向应用层的电子档案副本

保障电子档案原始性和凭证作用的元数据信息形成在电子档案的生成层和保管层.在抽取电子档案内容信息后形成了电子档案副本,这些副本是数字档案馆为满足使用者的需求而提供的.数字档案馆面对众多用户,他们多以搜索所需信息解决问题为主要目的.因此,电子档案副本的内容与电子档案完全一致,可以满足利用者的各种使用目的,无需要求电子档案副本具备凭证价值的功能.

4.3电子档案副本信息的属性

利用者在使用数字档案馆的电子档案副本时会产生各种使用信息,同时,电子档案副本在数字档案馆保管过程中也会产生大量管理信息.利用电子档案副本会产生利用权限、利用密级、利用对象、时间、主题、内容、数量等数据信息.这些是数字档案馆进行利用对象、目的、重点、内容、数量、频次、时段等各种统计分析所需要使用的数据.这些数据的重要作用体现在：管理并使用这些数据有助于强化对数字档案馆的职能管理,有助于数字档案馆的职能拓展,有助于数字档案馆在更新技术支撑下得到进一步发展.这些信息是基于电子档案副本活动而产生的,属于管理信息的一个组成部分.

5.安全管理策略中的关键问题

5.1电子档案的永久性保存

在技术发展迅速、软硬件换代迅速的时代,载体寿命期限、系统变化、各种保管环境改变是影响电子档案永久性保存的重要因素.在电子档案保管中对设备系统的依赖等问题可以由数字档案馆保管层根据需要随时解决.同时,在原有管理模式中遇到的信息传递中的易改写等问题也可以避免.安全管理策略有效地解决了对电子档案信息和载体双重的永久性保存.

5.2建立电子档案转换为副本的系统规范

建立系统规范是安全管理策略可有效实施的基础保障.电子档案转换为副本,是为了高效地开发和利用电子档案.在转换活动中,要严格保证电子档案的真实、完整、可用和安全,防止在转换过程中造成信息的损失,就技术、制度、标准、控制等方面要建立相应的安全管理标准和规范.

5.3安全怎么写作与安全机制

电子档案的流程管理涵盖了电子档案的形成、使用过程中的安全因素,突出了策略、管理和技术的重要性,反映了各个安全体之间的内在联系.安全怎么写作：通过信息技术、文件管理、管理过程、人员要求等方面来确保文件生成、归档、保管的可靠性和完整性：通过封存来保障电子档案的安全性和机密性；从而实现电子档案安全管理的目标.