会计电算化核算方法与传统手工会计核算方法比较

摘 要 ： 本文以用友T3信息化软件为例对会计电算化系统中“建立账簿”、“复式记账”、“填制和审核凭证”、“登记账簿”、“成本核算”和“编制会计报表”等会计核算方法与手工状态相应核算方法进行了比较和探讨.

Abstract： By using Yongyou T3 informatization software as an example, the paper pares and discusses the manual accounting method and puterized accounting method, such as "establishing account books", "double-entry", "filling in and auditing certificate", "registrating books", "cost accounting" and "preparation of accounting statements.

关 键 词 ： 会计核算方法；会计电算化

Key words： accounting method；accounting puterization

中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）27-0157-02

0 引言

会计学中的非常重要的一项内容就是会计核算方法,会计方法的基础也是会计核算方法.在手工会计中,会计核算方法主要有：①建立账簿、②设置账户、③复式记账、④填制和审核凭证、⑤登记账簿、⑥成本核算、⑦编制会计报表等.但是随着原有手工会计的不便性越来越多的显露和信息技术的快速发展,电算化会计越来越被认可,随即产生了一些变化,这些变化对传统的会计核算方法带来哪些影响,本文主要探讨了在实际工作中手工和电算化方式下会计的核算方法.

1.建立账簿

手工核算方式下,首先要建立各种账簿,包括：总账、日记账、各种明细账等；会计电算化核算方式下,则是要以系统管理员身份进入软件的系统管理模块,然后建立账套,录入单位基本信息,确定核算类型,确定基础信息分类,确定数据精度,确定编码方案,选择相应的使用模块,启用系统.

2.设置账户

在手工会计中,设置账户是按照会计科目名称开设的,设置账户是对会计核算的具体内容进行分类核算和监督的一种专门的方法,是会计科目在核算中的具体形式.与设置账户不同的是会计科目通过开设账户的方法,对会计要素进一步细化.而在会计电算化系统中“设置账户”变成了“总账系统初始化”.具体有以下几个方面： “会计科目表”代替了所有分列在不同账页和账簿的“账户”,一般由软件根据会计制度要求直接由软件给出.首先需要我们做的是进行基础档案设置,包括机构设置、往来单位设置、财务相关设置（外币种类、凭证类别、项目目录）、收付结算设置；其次是会计科目设置,包括增加、修改、删除、指定会计科目,第三是总账选项设置,包括凭证页签、账簿页签、会计日历页签及其他等；第四是设置明细权限,包括设置明细科目查询权限、凭证审核权限、设置制单审核权限；第五是录入期初余额.

3.复式记账

复式记账是与单式记账法相反的,它是一种记账方法,主要针对所发生的每项经济业务,相互联系的如两个或两个以上的账户中进行登记.复式记账可以比较客观地反映价值运动,因为复式记账不仅适用于手工处理会计数据,而且适用于会计电算化之后,在单式记账数据库文件中,借贷各方都分别以记录一张记账凭证的形式记载下来,但单式记账实质的内容依然是同复式记账一样的,都是在每笔经济业务时反映该业务的来龙去脉通过借贷两方（或两方以上）.所以,复式记账的基本原理不仅是切实可行的也是科学的.

4.填制和审核凭证

会计凭证是一种书面证明文件,能作为记录依据.电算化会计区别于手工会计“凭证”的产生方式有两种,一种是直接填制（输入）,还有一种是由系统自动生成机制凭证,如：对于每个月都有的重复业务可以通过生成常用凭证,制单时调用常用凭证,修改相应内容,从而大大减少录入工作量；还可以进行转账定义,然后进行转账生成,如：期间损益结转、对应结转等；手工核算方式下对凭证逐张审核,电算化方式下可以成批审核,只要鼠标一点,审核即可在瞬间完成.

5.登记账簿

在手工会计之中,账簿组织、记账程序和记账方法这三个部分组成了会计核算形式,各部分相互协作的才能完成.第一次的会计确认的完成就是这一核算形式有机结合的结果.账簿在整个登记账簿的过程中非常重要,既是书面记载又是直接的数据源.一旦手工会计离开了账簿,那会计报表的编制也就变得没有意义了.

在手工会计中,账户的设置与运用起很重要的作用,因为如果我们选择了复式记账这种方法,那么登记账簿时对会计数据进行的分类和归集就一定要运用到账户的设置与运用.在会计电算化系统中,最基本的存储单元就是会计科目,而会计科目也是会计信息生成的主要依据.填制和审核完凭证后仍然需要进行记账处理,最后进行月末转账和结账处理.

6.成本计算

成本计算是指是在生产经营过程中按照一定对象归集和分配发生的各种费用,手工会计下成本计算的根据有两个,一是生产企业的生产组织的特点,二是生产工艺的流程.因为不管未来企业如何发展,有一点是不会变的,那就是企业各自的生产组织特点和生产工艺流程的差异.问题的所在是,成本的计算方法还要不要按照企业的生产组织特点、生产工艺流程以及管理要求来确定.

在手工会计的成本核算中,生产组织的特点是成本计算对象选择的主要根据,例如：对于成批生产或多步骤装配式单件的企业,适用于分批法；对多步骤装配式大量生产企业来说,宜平行结转分步法.但是现代企业的生产选择成本计算方法是否仍然按照以上的标志呢? 今天计算机在成本核算之中得到了大量的应用,无论是在什么地方,只要你想都可以随时查看所有有关的成本数据,因为所有数据就存储在计算机内.因此,会计电算化系统的输入数据、输出信息都非常的方便快捷.问题是对成本数据如何进行加工处理,这才是关键.

成本计算的方法在不同情况也是不同,跟多项都有关系如成本计算对象、成本计算期、成本是否要在完工和未完工产品时分配的差别都可以决定成本计算的方法选择.科学的选择更好的成本计算方法,才能更好地计算完工产品、未完工产品和半成品的成本.在手工会计中,因为有其不便性,人们必须寻找一种既能够较为准确地计算成本,又能够方便手工计算的方法,因此新的适合的、科学的方法就产生了.而且在会计电算化系统中,不仅可以使用原方法,也可以根据管理的需要采用自由组合方式生成各种决策支持信息,因为计算机可以满足人们对成本数据进行不同的组合的需求.

还可以设置自定义转账凭证,将生产成本科目下的相关余额转入半成品或产成品不仅可以按月、旬甚至日来计算成本,也可以按步骤而且还可以细化到工序来计算成本,不像手工方式下先汇总再转账,实现计算机自动转账,从而大大提高工作效率,减少出错几率.

7.编制会计报表

在手工会计中,账簿信息和报表信息都出自于同一个信息源——记载企业经营活动的记账凭证.不同的是账簿信息是为了在每一项经济业务时显现资金运动,而报表信息则是提炼于账簿信息的基础上.会计报表是会计报告的主要组成部分,是将会计数据的多余的部分进行不断的删减,然后进行层层加工,直至能够形成一个完整的会计报表.

在电算化会计中,计算机的高速准确,各种报表数字直接取自会计科目余额或发生额.因此,在会计电算化系统中,不但可以遵照会计准则财务会计报表编制的口径一致,也可以以会计科目余额或发生额为主要数据源,来满足信息使用者的不同需要.自定义报表格式,生成用户期望格式的报表.

总之,手工会计的主要任务是形成“凭证”、“账簿”、 报表”等会计档案资料,但是电算化会计的主要任务则不同,是生成“凭证”、“账簿”“报表”、“自动备份”、“电子存档数据”的方式,既可以通过输出的账簿进行查询,还可以通过会计软件查询,同时,各种报表和账簿还可以导出不同类型的文件,即使在没有财务软件的情况下,也可以轻松进行查询.随着账户（账簿）作用的渐渐消失,会计电算化核算方式正逐步取代传统的手工记账方式,从而大大提高会计工作效率,使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来,更好的发挥参谋和监督职能.