工程资料收交范围和接收内容

本文所称工程资料,主要指工、民建筑工程资料.随着各地建设事业的迅猛发展,工程资料成倍增长,而且从馆藏档案数量分析,工程档案已占馆藏的80％以上.由于馆藏内容单一、类别不全,又严重影响到城建档案信息资源的开发与利用.为此,笔者认为工程资料的收交范围和接收内容亟待改进.

一、工程资料收交现状和存在的主要问题

1. 使库房严重超负荷.由于馆藏内容的单一性,加之工程资料的快速增长,不但加大了档案人员的工作量,还要外聘人员投入工程资料的整理工作,而且使各馆库房严重超负荷.当然,这对有条件建馆房的单位无所谓,库房不够就建,而对无条件建房,特别是一些贫困地区,就难了.

2. 导致查重现象的不断发生.由于城建档案部门要求将工程建设中所有形成的资料都要移交进馆.资料不齐怎么办许多建设单位和施工单位便查重,蒙混过关,使不少进馆资料失去真实性.

3. 由于馆藏内容的单一性,导致利用率低下.据绍兴地区近年来利用数据显示,全年利用率(即利用档案数量与馆藏数量之比)还不足1％,这就是说还有99％的档案未被利用,一直躺在库房中“睡觉”,这在不同程度上影响着档案价值的充分发挥,特别是工程资料利用率相对偏低.按照城建档案分类大纲所列,将有近20个大类和若干个小类与细目.而工程资料这一类与其他类目相比,利用率相对偏低.即多数工程竣工后,若不拆迁改造,一般不需要再利用.而从利用情况分析,多在需领产权证时来馆查一下,并出示证明即可,亦有的因工程质量或发生产权纠纷时,才来查阅原工程资料,除此之外就用不着再翻阅原工程资料.

4. 工程资料数量激增,质量不佳.从工程资料数量上分析,虽然增长较快,但质量不佳.特别从工程资料接收范围和内容上分析,不加选择地一概要求接收进馆,使不少无保存价值的工程资料也混入馆藏,影响馆藏档案的优化.

二、改进方案

1．从成套工程资料形成内容分析,一般由三大部分组成,即工程开工前的审批资料和工程开工后的施工资料及工程竣工后的验收资料.第一方案就是城建档案馆只接收工程开工前和工程竣工后的资料,工程开工后的施工资料仍由建设单位或施工单位自行保存.

2．第二方案是根据工程资料的重要程度和价值大小,有选择地指定接收项目.接收的重点是工程审批原件、工程决算、工程竣工验收资料(包括质量等级证书)及竣工图.其余资料由建设或施工单位保存.

3．第三方案是城建档案馆只接收工程审批资料和工程验收资料及工程竣工图.其他大部分资料由建设或施工单位负责保存.

4． 第四方案是按工程造价确定移交范围.如20万―50万元以下的工程资料由建设或施工单位自行管理,工程造价在50万元以上(包括50万元)应移交给城建档案馆.这个尺度定多少为好,可根据各地的实际情况而定,不搞“一刀切”.

当然,还可有其他多种方案,总之要将工程资料的接收内容相应减少,对价值不大或对工程无涉的资料不接收进馆,以优化馆藏,提高馆藏利用率.

三、几点补充意见

1． 城建档案馆要重新拟定工程资料接收方案,明确建设单位和施工单位应移交哪些工程资料,并将方案下发,使移交单位明白,规范收集,杜绝查重.

2． 为确保工程资料的完整性,对城建档案馆未接收的工程资料,建设单位或施工单位应妥为保管,不得任意损毁.对于留下的工程资料,建设单位与施工单位哪个单位保存好,我们建议由施工单位保存或由施工单位形成的归施工单位、由建设单位形成的归建设单位保存,但在一个地区内应统一.

3. 工程资料的建设方或施工方,均应建立档案机构.无条件的单位,亦应指定人员,负责工程资料的收集、整理、保管、利用.在两种情况都无法实现的情况下,可将工程资料全部移交给上一级单位的档案机构或代为保存（如寄存).

4． 有条件的地方可联网.即将工程资料输入电脑,并与上一级单位的档案机构联网,达到工程资料共享,扩大工程资料的利用率.