水电工程档案数字化策略

【摘 要】文章分析了水电工程档案形成的过程,并就水电工程档案数字化工作提出了具体实施的方法和策略.提出了水电工程档案数字化工作的具体方向,展望了水电工程档案数字化工作的发展趋势和需求.

【关 键 词 】工程档案；数字化；策略

1.概述

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享,是档案信息化建设的重要内容.水电工程档案是指从水电工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等建设及管理过程期间形成并应归档保存的文字、表格、声像,图纸等各种载体材料.伴随着档案信息化的不断发展,档案管理方面也提出了数字化档案、数字化档案馆等要求.水电工程档案作为工程建设档案中的一类,其数字化收集和管理也势必是其发展的一个方向.同时,随着计算机网络技术的不断发展,数字化、网络化办公系统已经在企业中使用,节能环保、无纸化办公更是社会提倡的一个发展方向.若将水电工程档案管理在工程建设中就采取数字化和网络化的管理模式,那么,水电工程档案的数字化工作同工程建设进度同步进行的目标将得以实现.水电工程档案数字化的进程将进一步加快.

2.水电工程档案数字化的主要内容

水电工程档案数字化是指根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DT/A 28-2002）规定,要求在工程建设过程中需要进行归档的所有档案资料全部数字化.主要包括以下内容：

（1）档案目录信息数字化,建立档案目录数据库.

（2）载体档案的数字化,如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库.

（3）档案管理网络化,建立档案管理数据网.

3.水电工程档案形成过程

4.水电工程档案数字化的策略

根据水电工程档案的形成过程,要达到水电工程档案数字化的目的,特别是要使水电工程档案数字化同水电工程建设同步进行、同步完成.这就需要将水电工程档案数字化工作也作为水电工程建设中的一个系统工程进行规划设计和实施.其主要内容有：

（1）做好数字化整体规划工作

要将工程档案数字化工作作为水电工程建设中的一个子系统工程,在工程规划阶段,就要对数字化工作进行整体规划和设计.提出数字化策略、数字化实施方案和数字化实施步骤等详细的子系统工程要求.由于工程档案数字化工作是一个贯穿工程全过程的一项系统工程,这就要求在工程建设初期,甚至在工程规划阶段,就应首先实施工程档案数字化系统工程.

（2）建立统一的网络办公系统

水电工程建设不但涉及到很多文件资料,而且参与工程建设的单位也较多.业主单位、设计单位、多家施工单位、监理单位、制造单位等,这些单位都来自不同地区,又在工程建设过程中发挥不同的作用,各单位之间存在技术、资金、文件、设备等不同的联系.而作为工程档案,他们之间发生的各种联系文件和资料,最终都要归档并移交相应单位.如果让所有因工程而发生联系的单位,均建立一套统一的网络办公系统.所有文件传送,在通过纸质文件传送的同时,也在统一的网络办公系统上进行传送的话.就可以使得各种资料在流转过程中自然完成数字化的工作.

（3）建立统一的文件档案编号系统

水电工程档案归档分类需按照《水电企业档案分类表6-9大类》的要求对所有档案进行编号和分类,最终将以档号进行排架和上架工作.档案的分类编号有比较严格的规定,若能够在工程建立之初,就对各单位在档案管理方面,下达基于水电工程归档要求而制定的、统一的档案分类编号要求.不同单位按照档案最终归档要求对相关档案按照一定规律进行编号.从而形成统一的、又有联系的一套完整的档案编号系统.这样一来,所有的水电工程档案在形成过程中就进行了初步的档号分类编号,既便于档案的统一管理,又有利于对档案进行数字化归档管理.

（4）建立数字化档案馆

水电工程施工过程中将产生各种各样的工程档案,为便于工程档案的统一管理.可以建立统一的数字化档案馆,数字化档案馆的作用主要是对工程建设过程中已经形成的工程档案进行预归档和日常管理.工程施工过程中形成一份最终的档案,便将电子档案提交给数字化档案馆进行归档管理,完成一份,收录一份.最终工程完工时,数字化档案馆的归档工作也同时完成.只需要对数字化档案馆所收集到的数字化档案再按照归档要求进行排架,即可形成该工程一个完整的数字化档案馆.

5.结语

随着信息技术的发展,国家也提出了数字化档案馆建设的规划要求.国内很多档案馆也在逐步开始将原纸质的档案进行数字化保存的工作.同时,档案信息化和数字化,已经是作为新建工程档案验收中所需达到的一个指标进行要求.

新建水电工程档案数字化是将工程档案数字化工作提前谋划、逐步实施的过程；将档案的数字化工作融入到工程建设的过程当中.这样以来,一方面可以保证工程施工过程中档案的完整性和可追溯性,另一方面也可以极大的减少将成批纸质档案数字化所需的人力和物力.可以预见,水电工程档案数字化的工作必将是水电工程中一个重要的发展趋势和需求.

作者简介：

卢妮（1982-）,女,陕西西安人,工程师,主要从事水电站工程建设档案管理工作.