会计电算化条件下搞好审计工作的新思路

摘 要：21世纪,人类全面进入了信息时代,随着会计电算化在企业会计工作中的广泛应用,对传统的会计理论和实务都产生了重大影响,由于电算化会计与手工会计无论是在会计基础,还是在会计工作方法等方面都存在着较大差别.因此,传统的手工审计方法已经不能适应现在的审计要求,电算化审计的重要性越来越明显,对传统手工审计工作造成了冲击.如何适应新形势,保证审计方式、方法的科学合理,会计信息的真实可靠,审计结果的真实性、准确性,审计工作的实效性,迫切要求现有的审计工作进行相应的改变、补充和完善,必须建立和完善电算化审计的方法和程序,搞好电算化审计工作已成为当前审计工作的中心.

关 键 词：电算化审计审计软件内部控制影响

中图分类号：F239.45

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2014）02-108-03

引言

会计电算化的普及,提高了会计数据处理的及时性和准确性,从深度和广度上扩展了会计数据.会计电算化是审计变革的催化剂,会计电算化的普及对传统的会计理论和实务都提出了新的问题和要求,必然对以会计为基础的审计产生重大影响.需要根据这些影响研究和采取相应的对策,以达到审计的目的,切实有效地防范审计风险.

一、会计电算化的应用对审计工作的影响

(一)存储介质的改变对审计线索的影响

在手工会计记账条件下,从原始凭证到记账凭证以及各种账簿和编制的会计报表都是以纸张的形式进行存储,审计的线索即为纸质的账簿资料,每笔交易都有一个完整的审计线索,审计人员通过调阅这些纸面信息,加上自己的经验判断,来获取审计信息,检查会计信息是否公允、会计处理方法和会计政策是否一贯,财务收支是否合法.但在会计电算化系统中,会计处理集中由计算机完成,会计人员只需录入原始数据,就能自动生成财务报表、总分类账、明细账,会计信息集中存储在磁性介质上,只留下肉眼看不见的线索.传统的审计线索中断消失,审计中即使发现可疑之处,对其进行追查也比较困难.对于长期进行手工审计的人员来说,过去那种习惯应用的审计方法,已不能适应现有的审计工作的要求.虽然他们对审计方法的思路非常熟悉,但针对财务软件所提供的复杂的核算功能,多种软件不同的操作界面,他们却无从下手,面对这种情况自然会影响到他们寻找漏洞、揭露矛盾、查错防弊获取证据等工作的正常进行.

(二)财务软件的高效性、复杂性对审计方法的影响

会计电算化的应用给会计工作带来高效率,原来手工条件下对凭证的审核、记账、结账和编制会计报表工作需要很多天才能完成,而且计算结果的准确性不是很高.实行电算化工作以后,会计电算化下数据处理环节减少,并且由计算机程序自动集中处理,这些工作在几分钟内就可以全面完成,工作效率之快,准确性之高是原来不可想象的.在这种记账条件下,一方面,如果继续采用手工审计的方法,由于其在操作技术上存在局限性,效率不高,越来越难以胜任国家提出的审计工作应准确、时效、全面的各项要求；另一方面,由于实现会计电算化后,尤其是许多会计软件有取消出纳签字、取消审核、反记账和反结账的功能,这些功能可以对会计资料进行无痕修改,会计人员可以在很短的时间内对账簿进行大幅调整,而且可以不留痕迹.会计电算化应用程序被人非法篡改,嵌入非法程序,使得计算机只会按照给定的程序处理会计事项,造成资产的不明流失.所有这些都加大了审计的难度.所以,如何保证审计结果的真实性,审计工作的时效性,采用什么样的审计方法和审计手段进行审计,已成为审计人员需要认真思考的问题.

(三)会计电算化的应用对审计内容的影响

由于实行会计电算化以后,审计的对象不再是手工处理的会计资料,而是变成了会计电算化系统,一方面,单位使用的会计软件是否符合有关部门的要求,提供的会计信息能否满足会计信息使用者的要求；其次,使用会计软件程序质量是否满足对数据进行处理和控制的及时性、正确性和可靠性,软件程序是否具备纠错能力和容错能力；最后,提供的会计信息是否具有真实性、正确性和可靠性.根据以上分析,会计电算化条件下的审计内容主要包括：

1.内部控制系统的审计.电算化信息系统的内部控制系统有一般控制系统和应用控制系统构成.一般控制系统是对系统环境方面的控制；应用控制系统是指针对具体的应用系统的功能而设置的各种控制措施.对会计电算化系统内部控制的审计可以加强内部控制,完善内部控制体系.

2.应用程序的审计.应用程序的审计是电算化会计信息系统审计的重要内容,也是审计中比较困难复杂的任务.对应用程序的审计,可以对程序直接进行审查,借助于流程图,用标准的符号和图形等反映处理的逻辑,也可以通过数据进行间接测试.

3.数据文件审计.对数据文件的审计,可以将文件的数据打印出来检查,也可以在计算机内直接进行审查,同时采用计算机软件来完成审计,降低审计风险.

4.系统审计.系统审计是对电算化会计信息系统开发过程进行的审计,它是一种事前审计.系统开发升级实际上是审计人员参与系统的分析设计和调试.审计人员可以借此学习系统的结构原理并对系统设计提出建设性意见.

二、会计电算化的技术性对审计人员素质要求的影响

由于会计电算化信息系统的环境比手工处理的信息系统更为复杂,技术性要求较高,使得审计内容和范围也更为广泛和复杂.传统手工审计下,从事审计工作的多是掌握丰富会计知识与审计方法的专业人员,但面对会计电算化,不仅要求审计人员具备一定的分析判断和表述能力,还要求其对电算化会计系统有一定的了解,对其输入输出的控制、数据处理的过程以及有可能发生的舞弊情况有深刻的认识和掌握.目前,在我国审计工作中,由于电算化审计理论和实践工作相对滞后,复合型人才匮乏,审计人员对以磁性介质存放的账表数据不适应,难以开展有效的电算化审计.因此,提高审计人员的综合素质迫在眉睫.三、会计电算化下审计标准和准则有待完善

传统的审计在实际工作中已经建立了一系列审计标准和准则.实施会计电算化后,审计对象和审计线索发生了变化,审计的技术和手段也相应的发生了变化,应在原有的审计标准和准则的基础上,建立与会计电算化相适应的新的审计标准和准则.

四、在动态的会计电算化中进行审计取证比较难

会计电算化的优点是对数据能及时反馈给管理人员,某些企业每天都要进行成本和利润的结算,进行生产动态分析,因此系统必须一直处于运作状态,一旦停止工作,将会给被审计单位造成经济损失.而审计人员一方面要完成审计任务,另一方面又不能终止被审计单位会计信息系统的运行,存在一定的审计风险.

五、搞好会计电算化审计工作的新思路

由于电算化系统比手工系统更为复杂,使得审计内容和范围也更为广泛和复杂,电算化审计是综合了会计、审计和计算机的一门边缘学科.在会计电算化广泛应用的今天,对审计工作质量的要求越来越高,对从业人员的素质要求更加全面.审计人员除了要具有丰富的会计、审计等方面的知识和技能外,还应掌握一定的计算机知识和应用技术.因此,审计工作能否满足现代信息时代的要求,审计方式是否采用现代技术,审计方法是否科学合理,其关键在于审计人员素质的高低.

1.注重对高校审计专业的人才培养.目前我国高等院校专业设置中,电算化会计专业的开设已普及化,已为社会培养了大量的电算化人才.但是,由于人们对电算化审计的重要性认识不够,借助计算机进行辅助审计和应用审计软件进行审计工作还没有广泛开展.所以,为了从根本上解决人才的培养问题,我国高等院校应逐步开设电算化信息系统审计、控制用户计算机辅助审计技术等相关的课程,加强计算机审计配套课程的教育.同时适当借鉴适合我国国情的西方审计理论和方法.通过专业理论和实践方面的学习,拓宽学生的素质和能力,为社会输送复合型的专业技术人才.使高等学校审计专业成为培养计算机审计后备人才的摇篮.

2.定期对审计人员进行培训.利用高等院校进行电算化审计专业人才培养,是提高审计人员素质的一条有效途径.但是,对于处于审计工作岗位中的审计人员来说,应该采取定期和不定期的培训方式,着重培训会计电算化系统的控制及计算机审计技术等方面,使他们能胜任审计工作；购写必要的审计软件,对复杂的财务软件的审计聘请计算机专家进行辅导,采用这几种培训方式也是解决审计人才培养的有效途径.

3.要让计算机技术人员学习会计和审计的基础知识,使他们开发的电算化审计软件更科学更有效.

目前我国审计工作绝大多数还是手工审计,实施电算化审计的也只是停留在“使用计算机审计”的阶段,严格的说我国还没有较好的与电算化会计软件相配套的审计软件.审计软件是计算机审计不可缺少的技术工具,没有良好的计算机审计软件就很难开展实际的自动化审计工作.审计软件的功能应具有针对会计程序本身合法性、正确性的审查功能；具有对机内会计数据文件的一致性、正确性的检查功能；具有验证会计报表的可信程度及会计软件内部控制措施的可靠性功能；具有审查审计报告、审计文书编制整理功能等,进而解决审计电算化之后的实际问题,做到审计技术与会计电算化同步发展.利用计算机快速分类、检索功能、存储能力编制审计程序,可以进行大量的审计比较、抽样及核对工作,收集审计证据,减轻审计人员工作强度；事先用计算机涉及测试案例后,用于测试被审计单位的会计程序和数据文件,能够更好地开展审计工作；审计人员利用计算机存储有关法规条例、被审计单位基本情况等,随时调用,便于审计工作的开展；利用计算机对审计资料进行汇总,编制打印各种统计表、审计文件,提高审计工作质量.

综上所述,我国目前当务之急是开发审计软件,根据不同的信息化系统,研制适合不同计算机平台和运行环境的电算化审计软件,尤其是数据库的建立,这样才能从中采集审计所需的原始数据,提高电算化审计的工作效率,延长电算化审计软件的生命周期.现有的会计电算化软件没有提供标准的数据接口或对数据结构不开放,国家应要求会计软件在开发时预留审计的数据接口,各数据库之间按审计的要求设定关联关系,使会计系统的数据能够快速通过接口进入审计系统,有效解决电算化审计系统中输入瓶颈问题,保证审计人员能追踪到审计线索.要改变这种状况,关键应加大对审计软件开发人才的培养,同时鼓励审计人员积极参与开发或独立开发审计软件.加强国际交流,引进计算机审计软件技术,缩短计算机在审计应用中的差距.

传统的审计在实际工作中已经建立了一系列审计标准和准则.实施会计电算化后,审计对象和审计线索发生了变化,审计的技术和手段也相应的发生了变化,原有的标准和准则已不能适应会计电算化的需要,新的标准和准则急需建立.要不断总结现有的电算化审计经验,特别是要加强对审计对象、审计方法、审计线索、审计技术的研究,而且要在考虑我国国情的前提下,大力借鉴国外的先进经验,制定出一部侧重于对计算机系统的一般控制和应用控制的评价,对审计人员应具备的资格,计算机审计过程和相关的审计技术以及证据收集方面做出规范的计算机审计准则,并与国际审计准则接轨,保证我国的审计工作与国际审计工作协调一致.

(四)加强对会计电算化的事前、事中和事后审计

在过去的手工会计条件下,审计工作往往更多重视的是事后审计,随着会计电算化的广泛开展,为了保证电算化会计条件下审计工作的真实可靠性,审计工作应从事后审计转变为事前审计和事中审计.

1.对会计电算化系统的事前审计.在单位实行会计电算化之前,首先应对单位采用的会计系统软件的适用性进行审计,软件中提供的各项核算和管理功能是否满足单位对会计信息提供的要求.对于自行开发的会计软件,审计人员应参加信息系统建设和评审验收,针对审计可视线索自然消失的趋势,强调在会计数据处理流程中,设置审计控制点,由计算机自动记录有关审计所需线索.通过事前审计,保证单位使用的会计软件系统的合法安全可靠,在整个系统评价过程中,特别应注意的一点是可审计性.

2.对会计电算化系统的事中审计、事后审计.在会计电算化应用于会计工作以后,要保证计算出的会计数据准确无误,应该重视对会计信息系统软件的数据处理程序、自动转账公式的设置和会计报表公式的定义进行事中审计,防止核算单位恶意篡改系统程序.当然也要做好会计电算化过程的事后审计,将会计电算化系统的运算结果与软件提供的核算功能进行符合性和实质性测试,保证会计数据的真实可靠性.

(五)结合会计电算化的实际情况,调整审计方法

会计电算化使会计工作的效率得到大幅度的提高,保证了会计核算的及时性.也正是由于电算化会计这一高效性,给审计工作提出了挑战.由于利用会计软件更正账簿数据可以做到不留痕迹,会计人员可在审计前对数据进行随意更改,所以审计部门应调整常规下所采用的审计方法.审计的工具可采用审计软件和借助一些辅助审计软件,审计的方法也应根据需要进行调整,在审计前,可不用预先通知审计时间、目的和内容,只有这样,才能保证审计结果的真实性,有效防止人为调账、账外账的现象发生.

(六)加强审计风险的控制

首先,测试内部控制制度以防范控制风险.防范控制风险减少了原始凭证的形成、授权数据输入程序与数据库的修改、输出信息的使用和分配等出现错误或人为侵害的可能性.其次,对内部控制制度评价为基础的抽样审计,使审计目标从纠错查弊发展到防错查弊、公正与协调,降低审计信息风险.