Excel在财务管理中的应用

【摘 要】本文阐述了在市场经济条件下会计工作的发展情况和信息技术在会计工作中的应用情况,结合实际企业管理情况探讨了会计实务工作问题和相关的处理方式方法等,以及我国的会计治理机制和发展情况.针对会计日常工作的特点和实务需求,特别对Excel的会计应用深入探讨并给出了一个实用性较大的实例解决方案.

【关 键 词】财务管理会计报表财务分析

一、前言

财务会计作为经济管理活动的重要组成部分,是人们对经营活动进行管理的客观需要.同时会计工作作为一种管理活动,必须以会计法为准绳,以会计准则和会计制度为主要依据,对企事业单位的经营活动过程与成果进行核算和监督,并向有关各方定期报告企业财务状况、经营成果和流量信息,以促进企事业单位不断改善经营管理、提高经济效益,所以在会计工作中,及时而准确地报告经营活动情况是基本的工作任务.

二、会计工作的发展和问题

面对浩瀚的财务数据,企业的财务主管需要以最简便、最快捷的方法获取必要和准确规范的数据报表,并对其进行相应的处理和分析,以便发现企业在资金使用和财务管理中存在的问题,在此基础上做出最优的决策,从而对企业的财务管理活动进行有效的控制.

纵观会计发展历史,从简单到复杂、从片面到系统、从低级到高级,近30年来计算机技术的应用对会计工作效率的提高是最为明显,尤其是繁琐的核算工作和排错对账工作的.Excel是Microsoft公司推出的办公软件office组件,具有强大的数据处理和分析功能,是目前最为优秀的财务管理软件之一,切合传统的财务管理需求,excel提供了数据输入、输出、显示等数据基础处理功能,利用excel提供的绘图、文档处理、数据库管理和统计图表等功能实现表格数据的计算、统计、排序、分类、查询及图表制作等非常方便；同时excel更有强大的数据分析功能,用户可以轻松解决繁琐的财务数据管理问题,在实际问题中令到数据更有针对性和导出模型化数据以便实际问题的解决更方便和简单.Excel内含的大量函数,可以方便地开展财务管理中的预算、分析、预测、决策等工作.作为一个界面友好、操作简单和易学易用的软件,财务人员学会熟练运用各种excel工具来解决现实问题将会收到事半功倍的效果.

会计工作是管理的基础和科学决策的依据,会计数据是科学管理决策之源,会计分析报表是管理决策科学性的具体体现.所以会计工作的客观性和及时性非常重要,在工作中要求会计工作必须能及时反映经营活动情况和提供管理需要的数据.为了保证会计数据的真实和规范,每月不断的出入账、核算、排错和报表是必不可少的,尤其是排错核对是会计准确性的重要一环,如何高效准确地完成排错核对也是财务会计人员的工作梦想.

三、会计报表常见错误及查找

(一)会计报表要求及常见错误的存在

会计报表应该依据真实可靠的账簿资料来分析编制,真实性和公允性是会计报表的核心要求.工作中常见的错误是会计资料不全或漏记、瞒记经济业务,账表、账证、账实不符,窜改凭证、账目或报表,会计处理不当等错弊.

会计报表的合理性和有效性是基本要求.工作中常见问题是企业对会计报表的编制不尽合理,或在会计报表所列示的经济指标中,反映出经济活动在某些管理方面存在薄弱环节等.

会计报表的规范性是内在质量要求,以确保会计资料的一贯性.常见问题是统计口径、前后会计处理方法是否一致.

(二)会计报表错误的查找和常见方法

对会计报表的内在质量要求,主要通过以下三个方面的检查实现的：常规性审查,对报表勾稽关系的审查,对报表中有关内容的检查；其中报表内容的检查是主要日常工作,报表勾稽关系的核错对保证报表数据的一致性最为关键.

会计报表在编制时若出现错误或勾稽关系不对应,可以采用的常见方法如下：

1.审阅检查.审阅法也称为顺查法,是对报表错误检查的最常采用的方法,它是指按会计报表的编制顺序再一次进行仔细阅读和审视,看其是否存在问题,如各项目是否齐全,其内容是否充分反映,各项目数据是否按要求填列,文字说明是否准确等,如发现异常,则应进一步审查有关资料.

2.计算复核.指对报表中所列的有关计算结果进行重新计算检验,视其是否存在错、漏、重问题,特别是对报表中的小计、合计和总计进行复核,对其应有平衡关系进行复核,如：资产负债表中各备抵调整账户,加计为报表数据时应为其被调整账户与备抵调整账户之差,对该类数据应检查加计的是否正确.

3.相关数据核对.这是上述问题的继续,可以用来确定有关数据是否相符,如报表与账簿有关数据,报表之间的有关数据等,如经核对不符,说明存在问题,应进一步查明原因.

4.分析法.分析法指对报表有关资料数据进行整理和归纳,判断各种与理想状态相差较远的数据,分析可能出现问题的环节,确定继续进行检查的重点和范围.

总之会计工作的主要对象是数据,录入、排错核对和审查是常务工作,如何利用计算机技术来进一步提高效率和准确性是广大会计工作人员的追求,也是财务会计工作质量的内在要求,而Excel所具备的数据处理和分析功能的科学运用可以有效地把会计人员从繁琐的日常数据重复处理和排错中解脱出来,以提高工作效率.

四、Excel财务数据分析案例

编制余额调节表是财务人员经常性的工作,在银行往来业务不超百笔数量不多的单位,编制余额调节表是相对简单的,银行未达账、出纳未达账几乎一目了然,传统的人工唱数核对都可以完成,报表的编制就比较容易；当银行往来业务达千笔以上时,银行、出纳未达账要靠人工对账就不是那么容易看出来,因为两者记账的时间顺序未必一样,有些数出纳已记账银行未付出,有些数银行已入账出纳还未收到回单,靠人工一笔一笔找出银行未达账、出纳未达账虽然可以,但花费时间精力太多,效率非常低,这时使用Excel核查效果就不一样.如图1所示,先把银行账的收入、出纳账收入分别输入Excel表格的B和C两列,同理核对支出账时也把出纳账和银行账支出分别输入B和C两列,然后比对银行账收入和出纳账收入找出两者数据的不同项以便进一步分析,在A列输入判断比较公式IF（ISBLANK（B1）,"",VLOOKUP（B1,$C$1：$C$961,1,FALSE））,其中B1是可变位置参数指在A1表格处理B1的数据逻辑判断,通过公式的可变参数将银行账收入和出纳账收入项的不相同数据在A列标识出来,然后再用ISNA（）函数把A列#N/A单元对应的B列单元格数据归集到E列；出纳账收入项也是一样,通过引入判断比较公式IF（ISBLANK（C1）,"",VLOOKUP（C1,$B$1：$B$961,1,FALSE））,将银行账收入和出纳账收入项的不相同数据在D列标识出来,同理再用ISNA（）函数把D列#N/A单元对应的C列单元格数据归集到F列；这些标识出来的不同数据就是两者的未达账,这样余额调节表就很容易做出来了.

这里有还有一个问题,查询函数VLOOKUP标识了银行账收入和出纳账收入两者不相同的数据,相同的数据虽然不再标识,但是有些数字如0.50、5、10等等数据出现的频率非常高,在银行账和出纳账都会反复出现,当在两者出现的次数不同时就成了未达账,所以要引入函数IF（COUNTIF（$B$1：$B$893,B1）等于1,"",B1）分别把B和C列出现2次（含2次）以上的数据在G和H列标识出来,G和H列数据对比不相等的数也作为未达账.

编制余额调节表的方法也可以用在账务处理上,会计账与出纳账一定要账账相符,会计凭证按明细科目分类,分别收入、支出两列录入电脑,出纳账在编制余额调节表时已录入调出即可（必须保证出纳账的数据正确）,比对会计账收入和出纳账收入,通过引入函数VLOOKUP将会计账收入和出纳账收入项的不相同数据标识出来；支出项也是一样,通过引入函数VLOOKUP,将会计账支出和出纳账支出项的不相同数据标识出来.同时也要引入函数COUNTIF,把出现次数超过2次（含2次）的数据标识出来,两者对比多出来的数也作为不相同数据显示.

分析这些不相同数据：如果会计账的数据项比出纳账少几项（必须保证出纳账的数据正确）,证明会计账漏录了几项,打开出纳账簿,分别收支、银行存款收支逐个查找漏录的数据,看属于何种收入支出项目,再找出该项目所属的分类凭证查找,看看是不是漏记少记了,这样很快就把漏记的数据补上.

如果会计账的数据项比出纳账多,证明会计账多录了数据,查找该数据录入时所在的位置,看属于何种收入支出项目,再找出该项目所属的分类凭证,看是不是多记或者重记了.

如果会计账的数据与出纳账的数据有一些不同,比如小数位数不同（如50.3和50.03）,差某一位数不同（如1916和1616）,这些都可以通过上面的方法,判断属于何种收入支出项目,再找出该项目所属的分类凭证很快找出来.

如果没有这个Excel数据分析表,每次在发现会计账与出纳账不符时都全部翻查一遍,没有目的性,这样核查排错将会费时费力,事倍功半.

五、Excel在财务管理的应用

财务人员的日常工作就是经营数据的规整化处理形成经营数据表,通过财务报表能忠实地反映出公司的经营情况和业务的发展趋势,所以数据处理的真实性和准确性从来没有今天那么重要.从以上财务数据分析案例来看,作为专业数据分析软件,Excel具有强大的数据处理分析功能,利用Excel专门的财务处理函数,我们能通过Excel把日常财务工作中繁琐的数据排查和复核轻松的完成,令到财务人员能花更多的时间在财务监控和预测等管理决策工作中来,从而收到事半功倍的效果.