基层预算单位财务管理中Excel应用

[摘 要]针对在基层预算单位会计实际工作中,会计软件开发者制定的程式并不能完全满足工作需要的问题,分析了Excel在各类专项项目预算执行中的应用,及其在报销环节有关信息传递过程中的应用.

[关 键 词]会计信息化；财务管理；Excel

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.18.014

[中图分类号]F233[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）18-0020-04

在基层预算单位财务管理中,基本上实现了财务管理信息化、系统化.对于从事基层预算单位会计工作的财务人员,虽然商业化的会计软件给我们带来了便捷与高效,但在实际工作中开发者制定的程式并不能完全满足我们工作需求.工作中,时常借助其他数据处理工具,解决碰到的具体问题.而Excel由于可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策等,并且操作简单,由此广泛地应用于管理、统计、金融等众多领域.笔者结合实际工作中的两个实例,将MicrosoftExcel2007在基层预算单位财务管理工作中的应用情况进行浅析.

1Excel在各类专项项目预算执行分析中的应用

近年来,基层预算单位为适应财政管理工作的新形势、新要求,个别单位完善了其信息系统,建立起了以总账为核心,预算管理、项目管理等的全流程辅助控制体系,实现资金收付各环节之间有效控制与制衡,提高财政资金运行安全性和透明度.但仍有相当一部分单位未拓展系统功能,各类专项项目经费的财务管理仅做到按项目的单独核算,未实现预算执行动态监控和比对分析等.笔者在Excel中通过VLOOKUP、SUMIF、SUM等函数,将总账中导出的项目经费明细数据,自动汇总生成财政专项项目预算执行比对表.通过这种方式生成的报表相对比较便捷高效,便于财务人员和各相关人员查看各专项项目的预算执行及比对分析.

Excel中财政专项项目预算执行比对表制作过程如下：

（1）绘制总表

在新建的Excel工作簿的Sheet1工作表中按具体专项项目的预算科目设置绘制表格,命名为“总表”,并录入预算数,如图1所示.

（2）从总账中导出具体项目的各年度经费支出明细数据

从总账系统中分年度导出具体项目的经费支出明细数据,并将导出数据以新增工作表的方式添加到上述新增的Excel工作簿中,并将其工作表的名称命名为便于辨认的名称.本例中年度项目经费支出工作表的命名为“Z+年度”,如“Z2011年”、“Z2012年”等.如图2.

（3）设置项目各年度表中的公式

各年度项目经费支出明细表须作相应设置,以便于“总表”建立联系,如图3.操作步骤如下：

步骤1在各年度表中,需在总账中导出的账务数据的最后一列开始,在标题行中新增“分类”、“查找”两列.

步骤2在“查找”列与经费支出明细的首行分录交叉的单元中输入公式,如图3的K9单元格中输入“等于VLOOKUP（J9,总表!B：D,1,FALSE）”,然后选中K9单元格,然后该公式向下填充至经费支出明细末行分录单元格（具体操作：选中K9单元格,鼠标指向选中区域的右下角（填充句柄）,鼠标变成一个黑色的十字后按住鼠标左键,向下拖动鼠标到经费支出明细的末行分录单元格,释放鼠标）.

步骤3根据各年度经费支出明细分录,在“分类”单元格中输入相应预算科目名称,预算科目名称要与“总表”中的预算科目名称务必一致.若一致,将在相应行的K列单元格显示该预算科目名称；若不一致,将显示“#N/A”.若经费支出明细表中不是分录行的,“分类”单元格为空,“查找”单元格显示“#N/A”.

（4）设置总表中的公式

在“总表”中录入本表以及本表与其他年度表的公式,具体步骤是：

步骤1在C7单元各中录入“等于SUM（D7：E7）”,然后将该公示填充到C8：C22.

步骤2在F7单元各中录入“等于SUM（G7：I7）”,然后将该公示填充到F8：F22.

步骤3在G7单元格中录入“等于G8+G20”.

步骤4在G8单元格中录入“等于SUM（G9：G19）”.

步骤5在G20单元格中录入“等于SUM（G21：G22）”.

步骤6在G9单元格中录入“等于SUMIF（Z2011年!J：J,B9,Z2011年!F：F）”,然后将该公示填充到G10：G19、G21：G22.该单元格公式的意思是查找“总表”中B9单元格值（即预算科目名称是“1.设备费”）,在“Z2011年”项目经费支出明细工作表中的J列（即分类列）相同的行,若找到就对“Z2011年”表中F列相应的行求和.

步骤7在H列、I列各有关单元格如上述步骤3～6的方式录入相应公式.

步骤8在J7单元中录入“等于C7-F7”,然后将该公示填充到J8：J22.

步骤9在K7单元各中录入“等于IF（OR（F7等于0,C7等于0）,0,F7/C7）”,然后将该公示填充到K8：K22.该公示是计算项目及各预算科目的总体执行率.

步骤10在L7单元各中录入“等于IF（OR（（C7-SUM（G7：H7））等于0,I7等于0）,0,I7/（C7-SUM（G7：H7）））”,然后将该公示填充到L8：L22.该公示是计算项目及各预算科目的2013年度执行率.

至此,财政专项项目的预算执行比对表设置完成.日常工作中,若该项目有新增会计分录,在总账系统中导出相应的项目明细账,粘贴到相应年度,并在相应表中的新增会计分录行的“分类”单元格中输入相应预算科目名称,“总表”将自动提取相关支出数.2Excel在报销环节有关信息传递过程中的应用

Excel在报销环节的应用仍然比较广泛,本文仅以基层预算单位公务卡报销中,如何制作“公务卡消费凭条登记表”为例,浅析Excel在报销环节的信息传递中的应用.

公务卡制度改革自2007年推行以来,财政部要求各部门将公务卡制度覆盖到所有基层预算单位.随着财政部《关于实施预算单位公务卡强制结算目录的通知》（财库[2011]160号）的下发,以及公务卡有关的配套措施建设和公务卡用卡环境的持续改善,公务卡在基层预算单位中使用越来越广.笔者单位自2008年在全单位推广使用公务卡,并且现在公务卡还款通过网上银行操作,十分方便.但在公务卡消费支出报销业务时,公务卡消费凭证由于使用热敏纸打印,保存时效较短,不利于财务原始票据的传递和保管.笔者单位自制“公务卡消费凭条登记表”,要求报销单据中有使用预算单位公务卡支出的需填写.另外,根据《财政部关于预算单位2013年预算执行管理有关问题的通知》（财库[2012]169号）,除基本支出的财政授权支付指令保持13位未调整,项目支出财政授权支付指令编码由原来的13位（预算执行细化到项目的试点部门为26位）统一调整为16位.这样,公务卡报销中财政授权支付指令的信息传递是较为繁琐的.为此,笔者根据单位自身情况,通过Excel设置了自动生成财政授权支付指令.具体操作如下：

Excel公务卡报销凭条登记表中有两个工作表：基础表、公务卡消费凭条登记表.

（1）基础表

基础表主要是根据单位实际情况,对财政授权支付指令中涉及到的预算科目预算管理类型（1位）、功能分类科目（7位）、经济分类科目（3位）、支出类型（1位）、预算来源（1位）、预算信息关联号（3位）等基础信息登记,便于在公务卡消费凭条登记表中引用.

步骤1在Excel工作簿中Sheet2工作表中按图4录入并设置相关单元格,表名命名为“基础表”.

步骤2点击功能区的“公式-名称管理器”命令.在弹出的“名称管理”对话框中,新建以下名称,如图5.

a.管理类型,引用位置“等于基础表!；

b.功能分类,引用位置“等于基础表!；

c.经济分类,引用位置“等于基础表!；

d.支出类型,引用位置“等于基础表!；

e.预算来源,引用位置“等于基础表；

f.关联号,引用位置“等于基础表.

（2）公务卡消费凭条登记表

公务卡消费凭条登记表是记录持卡人使用公务卡支付公务活动中的各项费用的信息,便于财务人员通过基层预算单位写作技巧银行的公务卡支持系统网上还款.报销人员填写姓名、卡号、交易日期、交易金额、报销金额、事由等,会计人员填写支付指令并核对报销人员填写信息是否与实际事项相符.公务卡还款是录入人员和审核人员根据会计稽核人员审核无误的公费卡消费凭条登记表还款.

步骤1在新建的Excel工作簿的Sheet1工作表中按图6录入并设置相关单元格,表名命名为“公务卡消费凭条登记表”.

步骤2选中J列,点击功能区的“数据-数据有效性”命令.在弹出的“数据有效性”对话框中,“允许（A）”下拉框中选择“序列”,“来源（S）”中输入“等于管理类型”（此“管理类型”就是上述名称管理器中已创建的“管理类型”）,然后点击确定退出“数据有效性”对话框.

步骤3同步骤2,分别选中K、L、M、N、O列,设置其对应的数据有效性.

步骤4选中J1：P2,设置其数据有效性为“任何值”.

步骤5在G3单元中输入“等于CONCATENATE（J3,"",K3,"",L3,"",M3,"",N3,"",O3）”,并向下填充至G5单元格.该公式用于将右侧的J3：O3列各行单元合并成一个,并且将各单元格见用空格隔开通

步骤6选中P3单元格,输入公式等于IF（AND（J6等于1,LEN（G6）等于18）,"",IF（AND（J6等于2,LEN（G6）等于21）,"","有误"））,该公式判断录入财政授权支付指令的位数正确性,并向下填充该公式.

步骤7选中A1：J6单元格,点击功能区的“页面布局-打印区域-设置打印区域”命令.

步骤8打开“页面设置”对话框,设置纸张大小、单色打印等.

通过上面两个简单实例的介绍,可以看出,Excel表格在工作中的实际应用,确实减轻了财务人员的工作强度,提高了会计工作效率,促进单位会计工作规范化,以及提高会计核算的质量.

主要参考文献

[1]恒盛杰咨询.Excel在会计电算化的应用[M].北京：中国青年出版社,2006.