ERP系统物料库存管理

摘 要：库存管理是企业物料管理状态的重要标志,也是企业管理的重中之重.随着企业信息化的建设,越来越多的企业通过ERP系统来提升企业的管理水平,提高库存管理中的工作效率,增强企业的信息化进程.

关 键 词：ERP系统；库存管理；物料管理；MRP

中图分类号：F253.4文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）08-00-01

一、前言

库存管理包括实际库存处理,诸如收货、退货、计划内和计划外的库存取消、库存转移、保留和库存调整.通过这些数据实时录入,尽可能保证数据的即时更新和准确性.这是编制准确有效的物料计划和控制的先决条件.

二、库存管理设计思想

库存管理是物料管理模块的一部分,并完全地与整个后勤系统结成一体.SAP库存管理系统允许：①按数量和价值管理库存；②计划、输入和检查货物移动；③进行实际盘存.基于物料需求计划确定的需求,物料从外部或内部采购,交货作为收货输入到库存管理中,物料直到提交给客户或永远内部消耗才被保存.

在采购过程中系统确定物料是否需要进行检查操作,如果需要,则需要质量管理模块为该物料初始化检验数据.在收货过程中,先将物料收至质检库存,待检验完成后,系统自动核对检验数据和质检结果,如果合格,系统将在检验判定时触发由质检库存至非限制使用库存的库存转移业务.

库存管理包括实际库存处理,诸如收货、退货、计划内和计划外的库存取消、库存转移、保留和库存调整.在信息系统中对采购订单进行收、发操作,系统自动计算库存及收、发、存金额,自动形成收、发、存报表,最为突出的将库存自动汇总与采购申请进行比对,每次使用单位申报计划时,系统都会自动将计划物料数量和全公司该物料现有库存数量进行对比,给出一个建议采购量,让管理人员在充分了解现有库存状态的情况下,编制出合理的采购计划.

库存管理上线使用以来,为符合业务人员的使用需求,职能部门与开发人员协同开发了侧重点不同的各种报表,开发了库存平衡功能,各级管理人员只需将所报计划选择与相关库存进行对比,系统即可计算出建议采购量,管理人员可根据实际情况考虑是否采用建议采购量作为采购计划,提高了管理人员提取实际采购数量的工作效率.随着我公司ERP甩账工作进程,我们又相继开发了材料备件存货情况表和采购仓储配送公司材料收、发、存资金汇总表,并投入使用,使材料、备件收、发、存统计工作由手工变为系统自动,大大提高了工作效率.

三、ERP系统库存管理功能

库存管理功能主要围绕物料的入库与出库操作,针对不同库存货物的种类和库位分别设置出库、入库和查询操作.

库存管理不仅要做好库存物料的存储和保管工作,而且还要及时与供应商、生产部门、财务部门和客户实时沟通.在ERP系统库存管理模块中,为各个职能部门提供了实时库存查询功能,通过查询了解物料过去、现在和将来的库存状态.ERP系统库存管理模块的主要功能如下：

1.入库操作功能.无论是原料、成品和废品,还是在制品,在其相应事务处理结束后必须及时入库登录,入库操作是数据输入的过程.在入库物料输入系统时,操作员必须是有权限的,操作内容必须是有依据的,系统严格控制没有凭证的随意入库.因此,入库操作界面打开后需要输入入库物料的相应订单（生产订单、采购订单等）号,相应订单号查核正确后才能输入相应数据.

2.出库操作功能.在发货事务处理结束后必须及时进行出库操作.出库操作也是数据输入的过程.

3.物料移库功能.物料移库是属于内部库位调整,不涉及到物料耗用和价值的变迁.因此,在移库时,指明移出库位编码、移入库位编码和移库物料编码、名称、规格和数量等相关数据,系统自动更新相应库位物料的数量.移库操作往往是一个物料可以分别存储在多个库位的情况下出现的操作需求.

4.库存状态变更功能.在库存管理过程中由于各种因素可能会对物料进行状态变更,如采购到货前的计划库存、（非）限制库存、冻结库存等库存状态.

5.盘点库存调整.在库存管理过程中由于各种因素造成库存物料数量与账面数值不一致,需要定期或不定期盘点,当盘点结果与系统账面数值差超过容差时,需要库存量调整,盘点库存量的调整也是一件认真的工作,不仅要将调整值上报主管理审批,还要自动记入相应财务科目.

四、库存管理中的MRP物料需求计划

在ERP系统环境下,库存管理不是一个独立的功能模块,需要与其他功能模块配合使用,才能发挥其作用.在ERP系统环境下,一般以基本MRP为起点,以库存管理为核心,必须具备如下基本条件才能发挥ERP环境下的库存管理作用.

1.生产计划.生产计划是MRP展开的依据,没有生产计划的面向销售订单生产方式,很难做好生产计划的平衡和日常工作的有序性.生产计划是提高ERP系统库存管理系统运行良好的关键之一.

2.完整的物料基本信息.物料基本数据的完整性直接影响系统运行的正确性,基础数据一旦发生差错,ERP系统运行结果将无法使用.

3.物料清单.实施ERP系统下的库存管理功能模块,必须实施基本MRP.在基本系统中将物料分成独立需求与相关需求,整理出生产物料清单（BOM）,才能使ERP系统的基本MRP正常运行.

4.明确计划时区.ERP系统下的库存管理,不仅要记录过去的库存情况和现在的物料库存量,还要按MRP原理推算出将来的库存量、可用量,为销售计划提供依据,计划时区是MRP展开的重要检测设,也MRP运行的前提.

5.明确的物料提前期.MRP展开的另一个重要数据是物料的提前期,在MRP推算时必须事先确定每个物料的提前期,生产周期和采购周期,才能获得该物料在将来时区的需求量.

五、ERP系统库存管理功能的优点

通过库存信息共享,最大限度地利用了现有库存,有效地减低了库存资金占用,释放出有用的资金,储备更需要储备的物资,使库存结构得到合理优化.

通过数据实时传输,实现物流、信息流、资金流三流统一,及时掌握物资动态情况,及时调整管理策略.取消了纸质物料收、发、存报表,减轻了库管人员工作,提高了工作效率,推进了无纸化办公.

六、结语

在物料管理中应用ERP系统的库存管理功能,大大地提高了库存管理中的工作效率,增强企业的物料管理工作的清晰度,为决策层及时地提供准确的企业管理信息.