图书出版的高效管理

[摘 要]高新技术已在图书出版过程中得到越来越广泛的运用,同时也促进了图书出版管理的不断发展.目前图书出版行业的竞争越来越激烈,出版社必须采取高效的管理办法才能获得更多的经济效益和更好的社会效益.本文主要对图书出版过程中如何实施项目管理以及使用ERP系统进行了分析.

[关 键 词]图书出版；高效管理；项目管理；ERP

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.15.041

[中图分类号]G231；F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）15-0067-02

面对图书出版行业日趋激烈的竞争,人们已意识到只有借助新技术、新手段,实施高效的管理办法,才能帮助出版社提高经济效益和社会效益.图书出版属于系统工程,目前,有很多出版社已经开始实施项目管理与ERP系统以实现高效管理.

1项目管理在图书出版管理中的运用

1.1实施项目管理在图书出版管理中的作用

实施项目管理主要是解决图书出版管理中时间、成本与完成质量之间的矛盾,科学统筹图书出版社中现有的人力与财力资源,从而使图书出版社实现任务多、质量好、进度快、成本低的目标.所以,项目管理在图书出版管理中属于一种管理手段和一种统筹方法.

1.2实施项目管理需要图书出版实现信息化

在图书出版中项目管理主要是对项目本身的范围进行管理、对实施的时间进行管理、对所发生的成本进行管理以及对完成的质量进行管理.即图书出版之前对图书进行监督与调控,主要包括图书的选题质量、编校质量以及装帧质量等[1].从而确保图书出版实现高质量,以满足市场的要求.同时,项目管理还要对图书出版的进度、成本、风险等进行有效的监督与控制.

在图书出版管理工作中项目管理以出版社为主体,以图书项目为对象,其关键是对图书项目进行计划.因此,项目管理需要制订一套符合实际的进度、成本和质量计划,并要求在实施的过程中严格按照计划执行.若进度、成本及质量发生偏离,需要根据图书本身的实际情况对项目计划及时做出相应的调整或是对整个实施的进程进行调整.

1.3项目管理并不适合所有图书出版工作

项目管理不能在所有图书出版中运用,因为对于每一本需要出版的图书,不管所产生的效益有多大,其出版的流程都是相同的,而出版社不可能对每一本出版的书都实施项目管理.因此,出版社主要是针对大型重点图书、品牌图书以及需要引进版权的大型套书等才实施项目管理.

在图书出版社中主要采用职能式的组织结构,其项目组在实施项目管理的过程中为临时组合,参加项目管理的人员需要接受该项目组领导以及原部门领导的双重管理,在完成项目管理之后该项目组会被撤销,回到原部门岗位就职.这种组合方式有利于各部门有效的沟通,实现各部门之间的横向联系,从而有利于人力资源得到更好的利用.在实施项目管理之前,项目组领导应对项目进行全面的统筹考虑,详细规划、布置每个成员在项目管理中的工作任务,并合理安排项目的开始与结束时间,合理地调度有限的资源.由于每年出版社都会出版图书成百上千种,而出版图书计划中分为一般图书与重点图书,若将两者全部实施项目管理,这必然会出现项目组之间交错的现象,既不利于人力资源的调度,更不好管理[2].

此外,在项目管理实施的过程中,项目组成员及领导应对图书出版的策划方案、营销宣传情况、图书发行情况甚至财务资金运转情况等信息有一定的了解.这就要求整个出版社内及项目组之间做到资源共享,出版社对项目实施后期的发行、营销宣传及信息反馈都实现信息化.从某种程度上来说,由于项目组打破了职能格局,这就避免了各部门之间存在信息孤岛的现象,可以有效促进出版社信息化建设,更有利于出版社实现高效的管理.

2ERP系统在图书出版管理中的运用

2.1ERP系统是一个相对完整的信息管理系统

ERP即企业资源计划,它建立在信息技术的基础上,可以为企业人员提供决策支持与业务运行的工作平台和管理平台.ERP系统在图书出版中的运用,已成为提高出版社信息化水平的重要途径.它提供了完善的信息管理系统平台,有效地消除了信息孤岛现象,有利于增强部门之间的协同,同时优化了业务流程.

由于出版社对于ERP系统应用的个性化要求相对较高,系统需要经过很长一段适应与磨合过程才能得到完全的运用.ERP系统在图书出版社中主要是以财务管理平台为核心,实现图书的编、印、发以及财务流程的一体化管理.在ERP系统中设置了财务管理系统、出版管理系统、编务管理系统、发行管理系统等若干个子系统.由于各图书出版社的出版流程与财务运作形式都不尽相同,因此,ERP系统在图书出版社的运用中要满足其个性化的要求.

2.2ERP系统的管理模式较为先进

ERP系统在图书出版社的应用为出版社提供了一体化的管理平台,可以对图书出版的整个供应链以及各种资源进行有效的控制,如纸张供应、图书出版、发行及营销等.

对于图书出版社来说,全面实施ERP系统是对整个经营管理的再造,为各个部门都建立了信息共享的通道,但这需要每个岗位员工的积极配合.同时,ERP系统具有着标准化与信息化的特点,使出版社管理权限更为清晰化,避免了因权限问题而产生的一些主观影响,从而实现了图书出版的高效管理.

3项目管理与ERP相结合

3.1项目管理与ERP各具特点

项目管理在图书出版管理中有很多优势,大部分出版社都开始尝试使用,其优势在于做到精细管理与明细预算.在图书出版之前,出版社都会对成本进行大致的估算,而项目管理能够从细节着眼,对图书出版的成本、时间及质量等进行有效的控制,提高了工作人员的积极性,使出版资源得到优化配置.同时,也提高了图书出版的速度与质量.而ERP系统作为市场经济中一种新兴的产物,其管理是“双核”的[3],主要体现在一方面侧重于对图书出版的供应链进行高效的管理,是一种先进的管理思想；另一方面,ERP管理与信息技术的先进程度是相结合的,而且只是为出版社提供一个规范的体系,对出版社的发展起到的是一个辅助作用,在图书出版中并不像实施项目管理那样起到立竿见影的效果.

因此,在图书出版的管理中,将项目管理与ERP相结合并同步实施,才能收到良好的管理效果.

3.2有利于实现精益生产与敏捷生产

图书出版面临着激烈的市场竞争,在这种生存环境下,在图书出版过程中必须实现高效管理才能在竞争中立于不败之地.在实施项目管理与ERP系统管理过程中,出版社应改变传统的工作方式,对出版流程与业务都进行重新整合,这就意味着对传统工作方式的重新调整[4].

图书出版社将项目管理与ERP系统相结合可实现精益生产,主要是指有利于实现图书的出版高质量,同时实现经济效益与社会效益,并可以建立出版社信息化平台,以实现出版社内部资源的有效调节并控制整个供应链.此外,同时实施项目管理与ERP还能对图书生产进行精细化管理,有利于实现图书的出版高质量、高效益、低成本.

同时,图书出版社将项目管理与ERP系统相结合还可以实现敏捷生产.其出发点主要是对图书市场进行合理的分析与判断,并对市场情况做出快速的反应.所谓的快速反应不仅是指速度快,还包括图书的成本与质量.目前各图书出版社普遍品种多、周期短、稿量大,出版社要做到快速反应、及时出版才能占领图书市场.出版社将项目管理与ERP系统相结合,可以在信息化条件下,合理地协调现有的资源,对图书项目进行科学分析论证,以出版更多优秀的图书.

综上所述,要实现图书出版的高效管理,应有正确的管理办法与管理体制,只有有效地实施项目管理与ERP系统,并充分发挥项目管理与ERP系统在图书出版管理中的作用,才能使图书适应市场的需求,才能使出版社健康发展.

主要参考文献

[1]赵学军.试论项目管理在图书出版活动中的应用[J].出版发行研究,2004（10）.

[2]汪曙华.我国出版业应用ERP实现管理信息化的趋势及掣肘[J].怀化学院学报,2007（8）.

[3]阎晓宏.关于图书出版管理工作的几点认识[J].中国出版,2003（1）.

[4]石宗源.以三个代表重要思想统揽全局统一思想与时俱进深化改革加强监管推动新闻出版事业取得更大的发展[J].中国出版,2002（2）.