计算机技术在档案管理中的应用

摘 要：随着科学技术的不断发展,计算机逐渐被应用到人们生活的各个领域.计算机技术应用到档案管理中,促进档案管理工作逐渐走向科学化、现代化、信息化道路,但是在计算机技术应用过程中依然存在一定的问题,怎样解决这些问题,使档案信息化管理工作更加完善是首要考虑的问题.本文就计算机技术在档案管理工作中遇到的问题以及解决方案作出了分析.

关 键 词：计算机技术；档案管理；现代化

在信息时代背景下,计算机技术因其便捷、快速等特点备受人们的青睐,已经成为人们日常生活、工作中的重要工具,逐渐成为档案信息管理中的重要因素,促进了档案信息化管理的实现.

一、计算机技术在档案管理中应用意义

1.必要性

随着社会信息化建设进程的不断推进,档案信息因其凭证性以及广泛性和信息重要载体等特点受到更多重视.在信息化背景下,档案信息管理实现现代化是现在档案管理工作重要目标.计算机在档案管理中的应用,具有检索速度快、可靠性强、存储量大、保密性好等特点,与传统手工管理相比更具备优势,能够及时、全面、准确、系统的将档案信息进行存储,提高了管理信息的效率以及信息利用率.

2.主要作用

2.1数字化.改变了传统手工纸质繁琐管理程序,缩减了大量人力和物力,实现便于保存、查询的目的,在降低成本的同时提高了利用率,减少了档案信息的损坏和遗失.

2.2存储量大.随着人们生活范围的不断扩大,大量的文件资料也随之产生,档案资料入库信息剧增,而一张普通的光盘就可以储存数十万甚至千万的文字信息,极大程度节约了传统档案占用的空间以及成本投入.

2.3自动化.计算机技术应用于档案管理工作,可以将信息快速的输入、储存,并且可以对信息进行逻辑推理和判断,真正实现信息管理、检索等流程的自动化进程.

二、计算机技术档案管理应用存在的问题及对策

1.信息网络数据库建设问题

对现有的档案目录数据库以及部分全文数据库进行管理,不仅要加快对现有档案信息进行著录、入库以及管理的工作节奏,争取全面实现目录以及档案文件的机器检索,还要对那些利用率高、内容重要、容易受损的档案信息实施数字化管理,形成统一的档案信息管理系统,使档案信息和档案管理各项工作结合在一起,形成一个有机的整体.

2.信息网络安全问题

随着网络化和信息化的全面覆盖,大部分人都可以随意使用网络,这样就存在一定的安全隐患.计算机技术应用于档案管理,在带来方便同时也带来一定的安全问题,网络安全问题难以计数,现在的防火墙等安全防护技术对专业技能比较高的根本就起不到多大作用,而档案又具有凭证性以及真实性等特点,如果原始文件收到损坏或者更改,很难在进行修复,致使档案的安全性和可靠性受到威胁.针对档案安全管理问题,我国档案部门已经相应的在标准化以及科研方面作出大力度的支持,制定了一系列管理标准和安全防护技术措施来应对安全威胁,比如可以选择用网络限制和验证等方式来保障档案信息管理安全.

3.管理技术实用性问题

随着计算机技术的不断发展,技术的更新速度惊人,因此在档案管理技术的选择应用上,一定要紧跟计算机技术尤其是档案管理方面技术的更新速度.但是由于档案管理部门并不是直接创造经济效益的生产部门,在资金的投入上存在一定的问题,并不具备充足的资金来经常对管理设备进行更新,同时最新最先进的设备也不一定真正适用于档案管理工作,因此在工作时要秉持“实用、适用才是最好的”信念,努力在档案信息管理工作中展开计算机技术的应用,不断提高档案管理水平.

4.档案管理人员专业化问题

随着计算机技术在档案管理工作中的应用,对管理人员专业素质要求也在不断提高.但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员,存在一人多岗的现象,或者一些管理人员对计算机技术并不了解,并不能完成网络化、数字化管理工作.针对这一现象,首先可以组织员工培训,保证其具备一定的逻辑和数字思维能力,能够熟练使用计算机语言,可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中.其次,档案管理人员必须要具备一定的语言文字功底,能够完成档案主体标引的原则和和方法学习.能够利用档案主题标引规则,正确选择主题标识,准确分析主题内容,学会如何将主题词进行合理的组配,并且学会对特殊状况的处理方式等.通过对专业知识的学习,来胜任档案管理工作.

三、计算机技术档案管理应用发展策略

1.增强计算机技术在档案管理工作中应用意识

首先,档案管理部门以及管理人员要充分意识到计算机技术在档案管理应用中的重要性,形成使用计算机技术来进行档案管理的意识；其次,要重视计算机技术的使用和投入,在人力、物力等方面都要实现网络化管理,营造档案管理现代化工作氛围.

2.加强创新意识

随着计算机技术的不断更新,档案也需要进行创新管理.一方面,在实现计算机技术档案管理时,必须要有统一、规范、有效的工作制度,建立科学、现代的完整管理体系,确保档案管理工作中每个环节的正常运行；另一方面,档案管理人员在具备专业知识同时还应具备创新思维,实现创新性工作,最大程度的发挥出计算机技术的实用性.这就要求档案管理人需要不断的学习专业知识,熟练掌握计算机技术,提高个人综合能力.

3.加强人才培养意识

一方面,在进行招聘时选择具备计算机操作和应用能力的专业人员,提高计算机应用的使用效率；另一方面,重视现有员工的培训,转变其传统管理观念,形成新的管理理念,加强其专业知识以及计算机操作应用能力的培训,使其充分掌握计算机操作能力,能够熟练流畅完成日常工作.

四、结语

随着计算机技术的不断发展,其在档案管理工作中占据的比重也在不断增加,在对档案内容进行分析、加工、组织、处理等方面更便捷、快速,实现了档案信息收集、管理、储存、检索等过程管理的标准化、数字化、网络化,对档案现代化管理具有重要意义.