应收账款的管理

摘 要：应收账款的管理是企业管理的一个重要环节,企业对应收账款的管理应整合到企业的整套管理模式里,利用各种管理方法和手段进行管控,有效地控制应收账款的回款风险,避免因回款风险而拖垮企业.

关 键 词：应收账款；企业管理；风险控制

中图分类号：F275文献标识码：A文章编号：1674-1723（2013）04-0160-02

应收账款的管理是企业管理的一个重要环节,若管理不善容易引发企业的财务危机.因此,应收账款的管理主要是对应收账款风险的管理和控制.

一、应收账款形成原因

应收账款的形成是企业已发出商品或提供劳务及垫付的包装费等、但尚未收到客户货款.除营销策略需要等因素外,应收账款形成的根本原因是市场竞争激烈,而企业面对的上下游又处于强势地位,且企业本身市场竞争能力又较弱.

二、应收账款的管理方法

(一)应收账款的基础管理工作

1.客户档案的建立和客户信用评级的管理.应收账款管理的核心就是客户信用标准的管理,企业应设立专门的客户信用管理部门,对客户档案及客户信用评级进行统一管理.首先,全面收集客户的各种信用信息.客户的信用资料包括：客户的营业执照、组织机构代码证、国地税税务登记证、一般纳税人等基础资料和客户的银行信用等级等信用情况,且必须对这些信息进行核查、整理、分析,并建立客户信用档案.档案建立后,对客户进行信用评级.首先由业务人员进行初步评级,然后再由信用管理部门会同业务、财务、法律等相关部门对各评级对象进行评分,并给予信用等级的评定.最后,根据评出的客户信用等级和本单位的具体情况,对不同信用等级的客户给予相应的赊销额度和赊销期限.客户信用评级还应实行动态管理,及时对客户信用资料实施动态更新,并根据实际情况及时调整客户的信用等级和赊销额度.

2.制定和执行应收账款审批管理制度.首先,企业根据单位的业务特点和管理要求,制订应收账款的审批管理制度.其次,须严格执行有关制度,按制度办事,履行相关的审批手续.对于金额重大的业务,还应实行集体联签制度.有些公司虽然制订了很好的内部控制制度,但由于执行不力,以致造成严重失误,也是很常见的事.如：四川长虹公司就是因为应收账款管理不善、执行不力使企业背负巨额债务.

3.建立互相牵制、责权分明的内部控制制度.不相容岗位不能兼任,不得由同一部门或个人同一业务的全过程.如：合同履行与收付款职务要分离；发货申请人和发货人员要分离.同时明确各个岗位的职责,应收账款的直接责任人是应收账款形成的决策者和业务经办人员,对所发生的应收账款负有回收责任；而财务部门每月应为业务部门提供客户欠款明细表及账龄分析表,并随时跟踪、提醒相关责任人员.

(二)应收账款执行过程的管理工作

1.赊销商品和预付款项形成的管理.赊销商品及预付款项发生,必需根据企业已评定的信用等级给予的相应的赊销金额和有关程序及标准签订销售合同、有关的审批手续.在签订赊销合同时,企业应尽可能采用票据方式结算,如银行承兑汇票或者商业承兑汇票,同时要求业务直接责任人签署资金回笼责任书,其后有关人员方可开具提货单和等或财务部门方可对外付款手续.如果授信客户出现违反销售同合或其他不正常状况,影响到企业利益的,业务人员应及时向上级汇报情况,并及时采取有关防范风险的措施.

2.应收账款台账的管理.企业应设立应收款项台账,以加强对应收账款进行核算、统计和追踪管理.业务人员要分别按购进或销售货物分开建立台账,并按业务发生的时间顺序编制内部批次号,业务人员必须在开具出入库单上注明批次号,逐笔登记商品收发货的日期、合同号、供货单位、数量、单价、金额、号等祥细资料,每月与财务部门和仓库进行核对,发现错误须查明原因,提出解决办法,并做好调节表.

(三)应收账款后续的管理工作

1.应收账款的对账管理.企业跟客户的对账工作应持续进行.对账方式可以采用函件、传真等方式,必要时到对方公司对账.财务部门至少每季度与客户对账一次,必要时应缩短对账周期；年度终了,业务部门和财务部门应对每个客户全面进行清理,尽量结清往来款项.对同一单位名称、同一购销业务、既有应收账款也有应付账款的,相应款项在经有关业务人员确认后可以一并清理,以确定应收款项的真实数额.对未结清的应收款项,业务人员应跟财务人员先行对好账,再与客户进行对账确认,并且取得客户盖有公章的书面确认书.企业应保存对账的相关资料,作为证据,备以应对日后可能出现的各种情况.

2.应收账款的催收管理.业务申请人是应收账款的直接责任人,对应收账款的及时回收承担责任.财务人员负有提示和督促作用.业务人员需积极跟踪客户经营状况及财务动态,一旦发现异常情况,如客户最近付款比前几个月缓慢或客户有拖欠其他供应商货款等现象,业务人员需即时向其上级主管报告,并将情况通报给财务等相关部门.公司对此须高度重视,研究情况和对策,必要时要果断采取措施,以确保合同履行和应收账款的按期回收.对到期的应收账款要加大催收力度,使客户依约付款；对逾期的应收账款,应采取措施积极催收,如视情况可通过、上门面谈、发律师函等方式进行催收,并根据逾期的时间长短及金额的大小,书面呈报相应领导.

3.应收账款的坏账核销管理.企业应定期对应收账款进行账龄分析,年底需对应收账款提取坏账准备.对金额重大的应收账款要单独进行减值测试,如有证据表明确实发生减值的,应确认其减值损失,计提坏账准备；对于其他金额的应收账款,企业可根据以往的经验、账龄形成时间的长短以及其他相关信息合理地估计,按照相关的比例计提坏账准备.

逾期超过5年并经批准核销的应收账款,虽然企业财务账上已经没有反映,但企业还应当另行保存好原来的记录,继续保留追索权.作为应收账款的直接责任人应承担继续追收款项的责任,财务及法律等有关部门积极配合并督促其追收工作.

三、应收账款的管理手段

应收账款预警机制是指对应收账款达到某种状态下的一种提醒机制.对于应收账款预警的管理可由财务部门负责,由财务部门对信息进行监控,并及时向责任人发出预警信息通知.责任人收到通知后应及时将应对措施和处置情况向财务部门反馈并按预警的等级上报相应的上级主管部门和主管领导.

应收账款的回款风险是所有存在赊销企业所面临的风险.由于回款风险一般都是慢慢积聚而来,“温水煮青蛙”未能引起员工高度重视,因此应增强对员工风险意识的培训,增强员工风险防范意识,提高风险识别能力,令员工意识到不能为了销售业绩盲目采取赊销策略.

企业建立的内部考核制度,将应收账款管理的内容纳入到考核体系当中,并与相关人员的工作业绩挂钩.考核可利用应收账款矩阵计算出具体的分值,根据分值对相关人员进行考核.企业对未回收的款项应按同期银行贷款利率计算利息,计入相关责任人的成本.对于提前回收应收账款的责任人可给予适当奖励,但对逾期应收账款,也应给予相应惩罚.对因渎职、违反公司规章制度,或恶意串通债务人造成公司经济损失的,公司应视情节轻重予以相应的经济和行政处罚；涉嫌犯罪的,移交司法机关追究法律责任.

企业对应收账款的管理和控制,应整合到企业的整套管理模式里,深刻而有效的控制应收账款的回款风险,避免回款风险成为拖垮企业的原因.