项目组织中的科研管理

【摘 要】本文探讨了项目管理中如何科研管理,使其在项目管理中发挥应有的作用.文中讨论项目管理中的整合管理；沟通管理；进度管理；成果管理；档案管理.

【关 键 词】项目管理整合管理档案管理

项目管理作为一种有效的方式,随着其理念和方法在长期性组织中的广泛应用,形成了项目化的企业管理模式,并在联系企业的发展战略、项目与作业,管理众多项目及控制成本、提高效率、增强市场竞争力,提升企业整体管理能力,促进企业战略目标的实现上越来越显示出其强大的生命力.

1.整合管理

针对国家科技重大专项管理工作,本单位成立了国家科技重大专项工作办公室,对重大专项各课题进行整合管理,此项措施可以保证对重大专项的申报进行合理的组织协调,对重大专项的实施过程进行管理和考核,以及对重大专项的结题进行检查和督促.

2009国家重大专项课题“TD-LTE终端基带芯片研发”由本单位牵头,另3家子课题单位参与,项目规模大参与人员众多,本人作为重大专项管理办公室的一员,主要负责本项目申报、管理、组织、实施、验收等一系列科研管理工作.

2.沟通管理

本项目由本单位牵头,另3家子课题单位参与,由于研究范围广,子任务多,为了便于课题组人员能及时有效的进行交流与整合研究成果,本人作为本项目科研管理工作的总接口人,制定了相应管理措施,采取多种多样的沟通形式,定期与不定期地组织开展各类讨论与沟通,以促进合作单位间的互相交流与沟通.

3.进度管理

由于投资规模大、研究任务繁重、项目周期长、参与单位多,为了更有效的督促课题参与单位及时完成各类成果,避免项目结题前夕临时抱佛脚的局面,本人在项目立项之初就极为重视此项管理工作,并编制了相应的管理办法.要求所有参与单位以任务书及合作协议为依据,以季度为时间单位制定各自的进度计划.本人汇总各参与单位的进度计划,并绘制成甘特图,以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间.在每季度最后一个星期,督促各单位进行阶段成果反馈,考核各单位的进度指标完成情况.

4.财务管理

1）协助编制项目预算书,主要负责除技术类科目（设备费、材料费、测试化验加工费等）以外的其他科目的预算编制.

2）组织子课题单位编写子课题预算书,协调子课题中各科目经费分配比例,指导各单位参悟人员编写预算说明,汇总子课题预算,形成总课题预算表.

3）协助财务部门,根据《民口科技重大专项资金管理暂行办法》监督项目资金管理.科研经费管理的核心就是预算及其执行,重大专项投资金额巨大,如按照以往的财务管理方法执行,往往只注重验收和事后控制,在实施阶段出现控制真空,这将影响项目的整体实施和财务验收,导致整个项目失败.为此,我们建立一个科研管理部门、财务部门、科研人员责权利相结合的有效管理办法,制定了一系列财务管理办法,涉及课题经费使用的各个方面,具体的管理制度包括：《09-18财务管理制度》、《09-19财务内控制度》、《09-20借款报销规定》、《09-21差旅费管理规定》、《09-22合同管理制度》、《09-23设备物资申购管理办法》、《09-24固定资产管理制度》、《09-25会议费报销制度》、《09-26出国管理制度》等,同时针对重大专项课题还专门制定了《09-17重大专项课题资金财务管理制度》,以确保能够规范项目财务管理的各个重要环节,并在课题执行过程中严格按照各项制度有效地执行.

4）在各阶段节点时间,我负责对课题经费执行情况进行分析,以电子表格、报告、图表的形式提交给专项办及课题负责人,并督促课题参与单位按照预算执行支出.

5）协助财务完成经费支出流程,并编制《课题经费收支情况报告》.

6）由于国拨经费滞后,国拨经费难以按时划拨,对于重大专项的实施构成了一定的影响,本人协助财务部门编制了《专项民口科技重大专项课题资金归垫申请》并组织相关凭证及证明材料,提交至专项办,供财务验收及审计.

7）由于国拨经费滞后,项目周期长,以及科研项目的不可预见性及复杂性,在项目实际执行过程中出现了支出与预算不符的情况,本人负责组织编写了《预算执行变更报告》、《课题经费结余说明》,并指导参与单位编写《子课题预算执行变更报告》,提交至专项办,供财务验收及审计.

8）专项办要求项目设立特设账户,对项目经费进行专款专用,对人员费用,间接费及很多公共资源如与科研项目相关的水电费等要求进行单独核计,为此,我负责编制了《测试车出车情况说明》、《设备用电说明》、《资金支出劳务费情况说明》等说明材料,供财务验收及审计.

5.成果管理

项目成果包括知识产权,技术文档,其他文档等,是项目的主要考核指标之一,

也是衡量项目是否成功的关键因素.本项目投资规模大,考核指标高,考核形式多样,针对不同的项目成果形式,本人编制了相应的管理办法.

6.档案管理

除知识产权成果及技术文档外,项目执行过程中还会产生众多其他重要档案资料,包含但不限于申报书、任务书、合同书、预算书、立项批文、拨款通知、中期检查报告、验收申请、验收报告、各阶段工作小结、变更报告、接口人信息、管理制度、采购合同、合作协议等.本人将项目档案管理纳入全过程管理,确保项目各阶段文档的完整、准确、系统、安全,既保障了本项目成功的实施,又为后续项目留下了一笔宝贵财富.

（作者单位：上海无线通信研究中心；上海200335）