对文书档案科学化管理的

摘 要：文书档案是档案工作的重要组成部分,进行文书档案科学管理十分必要,由于文书档案管理模式不断地变化和更新,对档案的管理人员提出了更高的要求.本文阐述了如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理,并对文书档案科学化管理的观点进行深入思考和分析.

关 键 词：文书档案科学化管理管理人员管理模式

随着社会的不断发展进步,文书档案的管理也在逐步更新.文书档案记录了一个社会组织所从事的各项管理活动,它是由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓.包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等.随着社会发展步伐的不断加快,文书档案管理工作也迎来了新的挑战.如何才能更好地实现文档管理的科学化是每一个管理人员都需要解答的问题.由于网络信息的普及,企事业单位和组织对专业的文书管理人员的技能和水平提出了更高的要求,以此来保证档案的准确性和真实性,最终来满足社会的需求和要求.

一、文书档案科学化管理的准则

档案工作法制化、制度化、规范化是实现档案工作科学化的重要保障和必要条件.《档案法》、《档案法实施办法》《机关档案工作条例》等法律法规,以及相关的政策规定、档案业务建设标准等,是文书档案工作必须遵循的规范准则.在文书档案档案制作产生、收集整理、建档保存、日常管理、合理利用等整个过程中,必须严格执行相关的法律法规和规章制度.机关无论大小,都会产生文件等各种信息载体,产生时往往是随机的、渐进的,甚至是芜杂的,必须经过一个日积月累的收集过程、一个科学研判的取舍过程、一个规范有序的管理过程,使鲜活的原始记录固化为纸质或电子形式的文书档案,为今后的利用打下坚实的基础.其中,文书整理是形成文书档案的起始环节,对各种门类和载体的档案要严格按照国家规范和标准进行整理,文字档案要符合《归档文件整理规则》,照片档案要符合《照片档案管理规范》,音像档案整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》,各就各位,对号入座,从细节入手,真正确保档案资料的完整性、安全性、规范性.

二、文书档案科学管理的要求

文书档案管理人员必须牢固树立档案质量意识.档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系.其中,领导的档案质量意识最为关键,因此,要求从事文秘工作和档案工作的人员,特别是各级领导,要牢固树立档案质量意识,用较高的工作质量来促进档案质量的提高.要不断提高档案人员的素质,良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础,从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质.

1.政治意识

大部分的文书档案与我党和国家的根本利益、人民群众的切身利益息息相关.文书档案工作是一项政治性很强的工作,这就要求文书档案管理人员具备良好的政治素质和意识.在日常工作中,每处理一件文书档案,都要站在政治的高度来把握,把国家和人民的利益放在第一位,坚持正确的政治方向,具有坚定的政治立场、高度的责任感和事业心,把政治思想放在第一位,在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全和可靠.

2.责任意识

机关文书档案工作居于机关核心,肩负重任,从事着光荣而又严肃的事业,使命光荣,责任重大,必须始终保持一丝不苟、严谨细致的工作作风,在信息保密、管理缜密、使用规范等方面真正做到万无一失.同时要热爱文档工作,甘守寂寞,敬业奉献,乐于奉献.

3.质量意识

文书档案从生产、收集、整理、保存到利用的每一个环节都是非常重要的,因此管理人员应该对每一个环节都要对其进行不同程度的分析管理,确保每个环节没有错误.一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的.因此,要树立“我直接面对的就是利用者”的观念,为下一个环节提供高质量的“半成品”,这样,整个文书档案质量就会有可靠的保证.同时,管理人员对文书档案的形成和利用要有整理意识,明白自己负责的每一个环节工作质量的好坏,直接关系到整体的质量.因此,要努力做好文书档案的管理工作.

4.职业道德

文书档案工作具有强烈的怎么写作性,文档进柜不是目的,充分应用、怎么写作于事业科学发展才是文书档案的最基本属性.因此,文书档案工作者必须增强怎么写作意识,具有良好的职业道德,端正怎么写作态度,提高怎么写作质量,严谨求实、严肃认真,严守工作纪律,为文书档案利用怎么写作作出积极的贡献.

在新形势下,文书档案管理人员还需要树立主动怎么写作的观念.一是管理人员要主动积极地去上网查询,积极热情提供怎么写作,对一些可以公开的资料,要积极运用现代化的计算机网络系统,主动上网发布,让那些材料变为大部分人可以使用的材料,提高材料的利用价值.二是要开展编研工作.文书档案中蕴藏着丰富的有用信息,特别是一些年代久远、受当时历史条件限制,以及那些卷宗浩繁,在利用原始档案不易发现有效信息的情况下,就需要管理部门对其进行编研,形成方便利用、准确、简明的信息资料,从而使资料发挥其最大用途.

三、文书档案科学管理的特点

每个从事文秘工作和档案工作的人员必须树立对文书档案进行科学管理的思想,使档案质量不断提高.其核心是强调提高档案工作管理水平,以保证档案的高质量.

1.全体人员参加

文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员,包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合,严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作.树立“档案质量,人人有责”的观念.

2.领导的高度重视

领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用,并在全体职工中大力宣传,以增强全员的档案意识,在公司上下形成齐抓共管的局面,把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径.在具体工作中,领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题,为搞好文书档案工作创造必要的条件.3.全过程控制

文书档案管理工作是一项复杂具体的数据管理工作,提高其工作水平需要从各个环节抓起,例如从文件的起草、核实、审阅确定到最终的录入等,必须由专门的负责人员进行全程跟踪,并保证数据的真实性、可靠性.

4.运用科学的手段

管理人员需要根据档案管理工作的实际情况,适当选择相应的科学管理办法,并同时运用相应的数据管理设备,利于计算机等高端产品,运用科学的手段既能提高工作质量也能保障工作效率.

四、文书档案科学管理的手段

1.文档一体化

所谓的文档一体化就是要把当前在管理工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一成为一个完整的整体来进行有效的管理.随着科技的不断进步,文档一体的管理方式已经成为了一种新颖模式,这一新的文档管理模式的主要内容是彻底改变过去文件管理和档案管理相对独立而分散的状态,把它们统一成为一个更容易实施管理的有机整体去进行有效的管理.这种新颖的管理模式真正地体现了文书档案管理有了科学、合理、有效的管理模式.

实现文档管理的一体化能够把公文的处理和文档的管理顺利归纳为统一的一个生命运动,从而使文书档案的管理避免了因文件管理与档案管理分离而导致的错误易出、程序复杂、效率低下等不良效应,从而使文档的管理得到更科学的处理和更有效的控制.

实现文档管理的一体化能够为文书档案的科学化管理带来新的发展空间,从而使文书档案的管理顺利进入一个更加科学和有序的管理阶段.在文书档案管理一体化的过程中,文书的处理工作成为了需要最先处理的前端任务,这就意味着文件处理工作的质量将会大大影响着文书档案管理工作的有效性和准确性.而在另一方面,要实现真正有效的文书档案一体化就必须要实行规范化的公文处理,这从文书的处理工作环节中就需要实施的了.而也只有文书档案在文件的前期处理中能要达到真正有效的规范化要求,实现文档的超前控制,才可能真正体现出文档管理的科学性与有效性,充分发挥文书档案的真正价值.

2.计算机及其网络技术的普及

以往的工作经验表明,计算机操作管理能够提高文书档案管理工作的质量,同时也能够提高工作效率.计算机及其网络技术的普及,改变了传统的手工操作式文书档案管理.随着办公自动化的广泛应用,机关文书档案的计算机化管理越来越普及,文书从形成、运行,到积累、转换等各个环节,基本上实现了全程计算机化,文件的起草、修改、删减、检索、登记、流转、汇集、统计等进入了无纸化流程.

首先是电子文件的归档与接收,电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息动态、数据信息.静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录,以加强档案原始性的认定,确保电子文件的有效利用.

另一方面是电子档案的存储与备份,如文本文件、图形文件等,应采用通用的主流存储格式,对非通用格式的电子文件,应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性,尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键,应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统.

然而电子文档的信息数据由于具有共享性,所以在使用的过程中难免遭到人为的恶意更改,或者由于病毒等入侵造成信息数据的完全消失.所以,为了保障信息数据的可靠性和安全性,工作人员需要对重要的文件进行特殊存储,并进行备份.当故障发生时,原始保存数据能够进行替代.当然,在进行文件备份时,应该避免同一台机器或者同一个文件夹之下的保存,在一台机器出现故障时,备份文件也可能遭受到破坏.

使用计算机操作能够方便数据档案的调整和修改,传统的纸质文档在某一部分信息调整后,伴随的其他相关文件都需要进行手工检索和调整,工作效率低,工作质量差,计算机操作之后的数据档案更改和调整只需要按照程序录入即可完成.

3.建立必要的激励体制

文书档案管理工作要提高质量就必须从市场发展的实际出发,适当引进激励机制,以提高工作人员的工作积极性.对于业绩能力突出、工作态度端正、并能为文书档案管理工作提供必要的发展计划的优秀工作人员可以适当给予奖金和职称等奖励,而对业绩能力比较差的工作人员进行必要的处罚.

4.加强文书档案的法制建设

任何一个企业和工作部门没有相应的规章制度,工作措施就难以落实和执行,因此,文书档案管理工作也必须进行法制化建设.必须保障该项工作有法可依,在工作中遇到的困难和难题能够找到法律的参考标准,便于落实责任,追究事故责任和管理漏洞等.现有的文书档案管理工作的法律规范不健全,有明显的漏洞,需要得到有关部门的重视,并进行改革.

五、文书档案科学管理人员应具备的条件

1.熟悉档案管理相关的专业知识

要担负文书档案的管理工作是需要拥有一定的专业知识和过硬的文书档案管理技能的,这是对文档管理工作者的要求,也是一个合格的文档管理人员所拥有的一些基本特性.而在另一方面,管理工作者还需要把自身所掌握的一些科学管理理论灵活运用到文书档案的管理工作中,通过先进的管理方法来深化文书档案的管理工作,从而实现真正的现代化文档管理.

2.坚持不懈地做好档案管理的基础工作

文书档案的管理工作做得好与不好对其文献资料的日后运用影响很大.万丈高楼平地起,要做好文档的管理工作就要从其最基本的要素开始.这就要求管理工作人员从基本做起,全心全意对待文档管理工作的每一个细节,坚持不懈地做好文书档案管理的基础工作.

3.有高尚的职业道德修养

文件管理工作关系到个人的基本信息和未来发展,因此必须保障其真实性和可靠性,这就要求工作人员必须具备专业的职业道德操守和一定的业务能力,能够面对枯燥数据和文件进行坚持不懈的工作,并能够如实地对待各种复杂数据,不以任何个人原因影响数据工作的质量.

总之,随着社会经济的快速发展,对于文书档案管理的工作也随之加大了难度.因此,作为文书档案的管理人员就必须打破传统的管理模式,向现代化的管理模式慢慢地转变,在实际的工作中断创新、不懈努力.文书档案实行全面科学化管理,有利于实现文书档案管理的规范化、标准化,并加强档案管理质量,使企业切实发挥文书档案的作用,提升档案管理和利用水平,充分发挥档案的功能,真正实现其应有的价值,以文书档案科学化管理的实际成效来怎么写作机关工作科学化推进,为经济社会发展、为率先实现基本现代化,提供更好更有效的怎么写作.