电算化会计管理探析

【摘　要】　会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,它的运用和推广对传统的会计工作产生重大影响.本文通过剖析企业信息管理系统和会计电算化系统中存在的问题,从加强企业电算化系统管理的组织机构建设、相关财会制度完善、制度保障建设、加强企业会计电算化系统安全防范能力、加强企业总体管理信息化水平等方面,提出相关的解决对策,为企业财会人员的人才培养和企业信息化水平的进一步提高提供实际可操作的制度和解决方法.

【关 键 词】　电算化；会计；管理

会计电算化使现代财务管理搭上了“信息快车”,迅速提高了企业管理水平和管理效率,产生了巨大的经济效益和社会效益.但是我国的会计电算化工作起步较晚,尚处于生长发育期,因此产生了一些不可忽视的问题.

一、电算化存在的问题

会计电算化系统不同于一般的应用软件,它是会计信息系统与企业管理、业务流程的有机结合.但由于财会工作自身的特点,现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调,内部控制制度仍不完善,存在着许多问题.

1、应用会计电算化后,相关制度没有及时修改与调整

现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的,应用会计电算化后,从账户设置、账户管理、登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化,必须根据会计电算化的特点,将财务会计制度做出相应的修改.

2.重视账务功能,忽视管理与监督功能

一直以来,我国的会计工作主要从事事后核算,事前的分析预测和事中的控制很难进行.会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能,将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来,把主要的精力放在加强财务管理方面.然而,我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理及监督功能的现象.

3.会计电算化档案管理制度不完善

由于许多单位实行会计电算化时间较短,对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理经验,造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,或者已经归档的内容也不完整.没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,造成会计档案被人为破坏或自然损坏,乃至单位会计信息泄密的情况发生.有些单位对会计数据备份管理未形成制度,随意性大,一旦会计电算化系统出现故障,会计数据也将无法恢复.

二、会计电算化的管理

鉴于企业会计电算化是一个系统工程,并不是财务部门单一的计算化问题,我们在面对上述问题的时候,就应当系统全面的来研究解决的问题对策.

企业实行会计电算化以后,系统正常、安全、有效运行的关键是企业管理机构的设置和正确的操作程序,建立严密的组织机构体系与制度保障措施.这其中包括：

1）合理设置组织机构

企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求.财务内部控制的关键在于不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担.企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情.

2）制度保障建设齐备

（1）严格制订并实施机构和人员的岗位管理制度

对各类操作人员必须制定岗位责任制,基本岗位包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等,重点工作岗位必须实现职权分离,有效地限制和及时发现错误违法行为.

（2）严格制订系统操作的各项制度和相应的控制措施

对于系统操作环境,必须制订一套完整而严格的操作规定.操作规定应明确职责、操作程序和注意事项,形成一套电算化系统文件.

（3）建立健全档案管理制度

这些档案主要是指各种账簿、报表、凭证和其他会计资料等.系统开发要对这些资料进行不同的存档和安全保管、保密工作.档案管理一般通过制定与实施严格的档案管理制度来实现.

会计电算化要求企业财会人员不仅要掌握扎实的会计知识,还要对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解.只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和控制等管理工作怎么写作.因此,在各单位实行会计电算化的过程中,更应注意培养“会计计算机管理”型的复合型人才,以促进会计电算化的顺利发展.同时,计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性.

1）对于重要的计算机系统应加强重点防护

要防止电磁辐射和干扰,制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施,以及突发事件的应急对策等.

2）完善必要的计算机软件与网络安全控制措施

网络的日益普及,使企业信息共享变得方便迅速,但实现会计信息资源共享的同时,增加了泄密和受网上的攻击等诸多问题.为了提高网络会计信息系统的安全防范能力,应采取必要的计算机软件防范系统控制,例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等等.

4.提高企业总体管理信息化水平

财务管理是企业的核心,由于我国企业管理目前总体上存在信息化管理偏弱的问题,影响企业的发展及企业自主创新能力的发展.因此,企业会计电算化进程,应与企业本身的管理信息化息息相关,必须将信息技术与管理理论相融合,实现企业整体的管理信息化和现代化,才能真正发挥出电算化会计的最佳性能,为提高企业总体市场竞争力起到关键性的作用.

（作者单位：亿达信煤焦化能源有限公司）