会计电算化环境下的内部控制

摘 要：会计电算化的应用越来越广泛,有诸多的进步之处,但也给内部控制带来了困难和问题,因此在新的会计电算化研究内部控制问题有着重要的现实意义.本文主要就此进行探索.

关 键 词：会计电算化；手工会计；内部控制

伴随着电子计算机的发展以及信息技术的日益发达,会计电算化的被越来越多的企业所应用.它的出现是经济发展和会计处理的需要.在这种情势下,传统的内部控制方法已经不能很好地发挥应有的作用.所以极有必要研究会计电算化广泛应用下的环境下的企业内部控制问题.

首先要分析会计电算化与传统的手工会计方法的不同之处：传统的手工会计中的控制方法为结构控制,从人员结构上,设置出相互监督和制约的岗位,以最大程度上实现牵制,防止不按规范操作.在制度中,业务流程方面的相互稽核也可以达到控制的目的,而且本身在业务中的多重记账也可以达到相互牵制帮助发现问题的作用,比如总账与明细账的对应可以达到相互验证的功能,内部的审计过程也是对账目进行核对的过程,比如账目与账目的核对.为了避免人为地修改或者伪造账目,可以用多联套写的办法.但是一旦采用了电算化的方法,这些内部控制措施都将失去意义.

会计电算化给内部控制提出的问题和带来的挑战有以下几个方面：使控制的重点发生转移.原来的内部控制中,要做好对人的控制,因为是手工会计,人为因素的影响非常大,要想减轻影响,就必须从源头上杜绝,对人做好监督和约束.电算化后的所有被处理数据都来源于客观,只是由人来收集、对数据的真实性进行审核,同时根据一定的逻辑和原则进行处理,然后将其输入计算机.所以在这样的一种操作流程下,内部控制绝不仅仅是对人的控制,而是同时要加强对人和对计算机处理过程的监督和审核.

传统的手工会计中,内部控制主要是通过人工来实现的,这是与手工会计方法相对应的,电算化环境下,除了人工控制以外,还需要对计算机的程序进行控制,因为如果程序出现问题,在其运算逻辑下产生的问题将更多.会计的电算化系统是基于程序在运行的,如果这些程序出现问题,那么将出现差错,而且如果没有对程序的监控,则可能使问题层出不穷,形成恶性循环.问题就有可能被放大,所在在电算化系统的程序中,要有对运算规则等的内部控制,通过检验来发现存在的问题并防患于未然.

交易授权、执行与手工会计系统存在差异授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制,在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章,但在电算化会计信息系统中,业务人员可利用特殊的授权文件或口令,获得某种权利或运行特定程序进行业务处理.由此引起失控而造成损失的案例数不胜数.

在传统的手工会计中,人为的因素和印迹更多,可以很容易地找到操作人,对操作的痕迹进行追踪.而且手工会计中的凭证是手写的,纸质的,真实性和可信性更高,这使得做内部控制更容易一些.而在电算化的环境下,脱离了纸面,程序自动运行,而且中间的很多处理过程是无法追踪和反查的,这就给控制带来了困难.

一、会计电算化下的内部控制措施

首先是要完善内部的审计制度,只有更完善的制度才能杜绝过程中出现的问题,要建立内部的审计制度,以强化会计内部的监督和约束,这也是企业整个的内部控制所必需的.审计过程中对人的会计处理过程、对业务和账目进行核对,能过人为的监督来减轻计算机处理可能带来的错误和风险,以有效的规避.对于发现的问题,要及时提出完善方案.为了避免内部审计人员因为可能与财务人员有利益关系,进行袒护包庇的现象,可以请独立的第三方来进行审计,来客观地进行监督审计并发现会出现的问题.

打铁还需自身硬,要避免人为出现的问题,就要加强对相关的财务人员的培训,提升其素质和能力,有些问题是由于财务人员的操作失误或者是对相关程序和流程理解失误才造成的,所以要加强对账务人员基础技能和专业知识的培训.会计电算化较传统手工会计有诸多的优点,也提高了效率,但前提是对操作者和财务人员的要求更高了,如果财务人员不懂得计算机应用、财务会计的知识以及的信息处理技术,就会出现人为的会计处理错误.所以要加强这些知识的灌输和培训,同时更需要提高全体财务人员的风险防范意识,只有从自身做起,注重相关风险的防范,才能真正的提高会计处理的科学性、效率性和准确性.

在会计电算化的条件下,企业必须制定一套合理的组织和管理控制的制度,全面明确职责的分工和组织的控制制度.执行、记录、业务授权和执行都相互分离.此外,组织的控制是指将系统中不相容的职责进行分离,并把系统中各类人员进行有效的分工,并且对企业内部的一些管理规章和程序进行配套.设置这样的职责分离主要是为了实现企业内部有一个相互监督和制约的机制,从而有效保证会计信息的可靠性和真实性,有效地减少企业内部发生舞弊的情况.所以要通过明确职责分工,加强组织控制.

最后,要加强系统安全控制加强系统控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误.企业要明确规定上机操作人员对会计软件操作工作的内容和权限,杜绝未经授权人员操作会计软件,从而有效防止会计人员越权使用软件.（作者单位：江苏省常州市教育局会计结算中心）