办公室日常接待礼仪

日常接待是办公室接待工作中一项频繁而重要的工作,它代表着一个单位的形象,也反映着办公室人员的职业素养.因此办公室人员掌握必备的日常接待礼仪,是办公室工作重要的组成部分.

（一）迎宾礼节.迎宾礼仪是办公室日常接待的重要工作.正确的迎宾工作,除了热情和真诚,礼仪常识必不可少.迎来送往,是日常接待工作的主要方面.

1.办公室日常迎宾.秘书在办公室接待来访的客人,既有预先约定的,也有临时无约的“不速之客”.不管是有约的还是无约的,秘书都应热情地以礼相待.

当来宾若是熟悉且依约前来的,秘书可亲切地与其握手并礼貌地将其引到事先安排好的会谈地点.对首次到访的来宾,不管有约无约,秘书都应诚恳地进行自我介绍,然后或确认或恭敬而礼貌地询问来宾身份,并与其握手致意,必要时可与来宾礼貌地交换名片.对有约的、重要的,或是远道而来的来宾,为了表示郑重、尊敬和热情、友好,主人（多数是秘书）应提前到达预先约定的地点或本单位的大门口、办公楼下恭候来宾.当来宾乘坐的车辆驶近时,应面带微笑,挥手招呼致意,以示“我们在此已经恭候多时了,欢迎您的光临”之意.

2.办公室之外迎宾.有时,秘书必须陪同或代表领导到机场、码头、车站等交通场所迎接来宾,或在接待活动地迎接来宾,这相对于办公室日常迎接来说,程序更为复杂些,礼仪礼节要求也更为讲究.迎宾时,主人应提前到达迎接地点.来宾到达后,主人应上前热情地招呼、问候,然后或自我介绍,或互相介绍,或交换名片.如果与来宾是初次见面,秘书可事先准备好写有如“欢迎XX公司XX先生一行”之类醒目文字的接站牌.

对重要的来宾,可在交通场所或特定的地方举行一定的欢迎仪式.必要时,要安排迎宾线,即在迎宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互致意,主方人员列队迎接来宾.迎宾线可安排在门内,也可安排在门外,但一定要面向来宾方向.迎宾线的迎接人员要按职务的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”.（如图）

欢迎重要来宾时,有时还要安排送花.送花时,一般宜选择代表“友谊、喜悦、欢迎”花语的花卉,如玫瑰、兰花、紫罗兰等.如果是接待外宾,送花时,一定要尊重来宾所在国对花的禁忌风俗.一般来说,以红色花系或紫色花系为佳,忌用花卉和菊花、杜鹃花、石竹花.来宾所在国的国花一般都会受欢迎.在数目上,西方人送花一般是单数,但不能送13朵.

（二）送宾礼节.俗话说：“出迎三步,身送七步.”这是迎送客人的最基本礼节.送别客人时,秘书应根据实际情况,将客人送至办公室（或接待室）门口,或送至电梯口,或送至单位的大门口等,与客人握手道别,必要时还要为客人打开车门.送别时一定要注意的是,不管送到哪里,都要面带微笑,挥手目送客人远去.握手道别时,主人一般不宜先伸手,以免给人造成“逐客”的误会.

重要的访问应当举行一定的欢送仪式,欢送仪式可在交通场所或特定的地方举行.必要时,要安排送宾线,即在送宾时,为了表示隆重,同时也便于主客双方相互话别,主方人员列队送别来宾.送宾线的人数及安排与迎宾类似.同时,有时还可安排送花.送别时,可用芍药花、胭脂花等,也可加杨柳、杉枝表示祝福和惜别,同迎接时送花一样,也要注意有关的禁忌.