学校会计档案管理合理性探究

摘 要：学校会计档案管理,是学校财务管理的重要组成部分,通过会计档案管理,实现学校会计档案管理的合理性,可以储存学校历史会计档案和信息,并保证其完整性和真实性,从而完善学校的财务管理,用以支持学校的教育改革,为学校的自我改革和发展提供可靠的参考依据,促使学校改革实现突破性的创新.关 键 词：学校会计档案管理合理性一、会计档案管理会计档案管理,就是针对会计凭证、会计账簿和一些列财务报告以及与财务会计核算相关的各种票据的管理,会计档案管理工作量大,专业性强.学校的会计档案管理是学校档案的重要组成部分,是各类账务会计的原始凭证总和,记录着学校各类经济业务的历史记录,通过学校会计档案管理,能够查看学校是否存在有什么违规的行为,是学校进行自我管理的重要手段,也是国家实现对学校的重要考核监督手段.二、学校会计档案管理要符合国家法律的规定针对会计档案管理,国家有一系列相关的法律规章制度,例如《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部《会计档案管理办法》,这一系列的规章制度是国家相关部门机关根据中国实际的社会经济情况而制定并最终确定的,符合中华民族的整体利益,更是每个中国公民和集体必须要遵循的行为准则.学校作为培养社会人才的重要机构,在整个社会中起着教书育人的作用,所以,学校必须要发挥模范带动作用,在自己的会计档案管理上,以国家的规章制度为准则,以国家法律为标准,规范自己的行为.学校会计档案管理要实现合理化,需要符合国家的法律法规,对于学校的各类原始凭证,例如各类奖学金颁发凭证和助学金发放凭证,都应该进行完善的保存；对于各类凭证的保存时间,也必须要按照相关制度办法进行管理.例如,总预算会计月、季度报表,保存五年；会计档案保管清册,要保存二十五年.三、学校会计档案管理需要配备合理的档案管理人才会计档案管理具有十足的专业性,只有经过充分的培训,对会计档案管理有基本认识的专业人才才能够进行自如的操作,做到全面性和专业化的管理,保证会计档案管理的完整性、真实性和可靠性.学校会计档案管理因为学校的特殊性而存在着自己的特殊性,学校的学生数量多、流动性大,工作量相对一般企业来说更大,对专业人才的工作能力要求相对而言也更高.学校进行会计档案管理合理化,需要为学校配备合理的档案管理人才.学校可以通过各种招聘渠道,对外招聘有工作经验的社会会计档案管理人才进入学校,进行管理.最后,不管是何种人才管理方式,学校必须要特别关注人才的忠诚度和责任心,只有有忠诚度的人,才能够保证会计档案的安全性,也才能够为学校长时间工作,节省学校培训人才的消耗,只有有责任心的人,才能够在会计档案工作中做到认真负责.四、学校会计档案管理需要一定的全面性会计档案管理不能只重视常用会计票据、会计报表和凭证,而忽视一些与会计核算相关的细小票据,更不能只重视会计档案的纸质文档管理,而忽视相关电子档案的更新管理.学校会计档案管理工作量大、内容多,由于学生的流动性大,学校会计档案管理工作也更为复杂,项目档案管理内容更新快.学校会计档案管理要进行合理化,必须要对学校会计档案实行全面性的管理,随着学生的快速流动,对每个学期的各类奖学金和助学金的发放凭证要进行保存,归档保存,对于各类会计档案纸质文档,要进行电子化系统更新,以避免纸质文档随着时间的推移而逐步消失,不利于查询.五、学校会计档案管理要有合理的内控制度学校会计档案管理是区别于其它财务管理项目的独立性项目,各类操作都在别人的监督范围之外,就算学校有针对会计档案管理制定有效的外在监督体制,但是监督人员也没有办法长时间集中精力进行针对性的监督,而只能针对所指定的考核关键指数KPI对会计档案管理人员进行考核,无法保证会计档案管理工作整个过程的有效执行监督.所以,学校会计档案管理工作是否能够执行得有效率,会计档案管理人员是否按照规则进行会计档案的管理,都是无法进行评定的,对于会计档案的管理人员无法进行有效的考核,这也是会计档案管理的空缺.学校会计档案管理的内控制度,是指对学校会计档案管理的工作人员根据全局的工作内容进行职责区分,确定不同的专业化岗位,进行岗位人员职责化,例如,学校档案管理可以区分为票据收集员、票据归档管理员和票据电子信息录入员,最后确定会计档案管理组长,组长直接对财务管理人员和学校领导人负责,票据收集员的收集效率和完整性,直接影响后续工作的完整性,组长监督收集员的信息收集工作,后续工作人员自动形成对收集员的监督,收集员因为承受的责任,而自发监督后续工作人员的完整性,自发免责.像这样就形成了档案管理团队的内部自动监督体制,增强了监督效率、六、总结学校会计档案管理工作因为学校的特殊性,要进行会计档案的管理就必须要在法律规定的范围内,依据法律要求针对学校采取必要的措施,为会计档案管理工作配备优良的档案管理人员,并建立适宜的内部监控体制,实现学校会计档案的全面性和完整性的管理,从而保障学校会计档案管理的真实可信,促使学校会计档案管理工作的合理性.参考文献：[1]郭爱珍.浅议高校会计档案管理[J].经济师.2006（09）[2]孙立霞.如何加强高校档案管理工作[J].商业经济2010（13）