EXCEL在财务工作中的运用

摘 要：EXCEL在财务工作中的应用越来越重要,文章对EXCEL表格、EXCEL函数及一些自带的功能在实务中的灵活应用进行了探讨.

关 键 词：EXCEL表格EXCEL函数财务应用

中图分类号：F234文献标识码：A

文章编号：1004—4914（2012）06—165—02

2l世纪是知识经济时代,也是全球经济融合的时代,因此做好企业数据信息的有效整合与集成是企业的关键所在,而作为企业内部决策系统的财务部首当其冲.财务信息的精准提供,使得功能越来越强大的EXCEL成为必备工具,EXCE电子表格所具有的灵活性、内置函数和工具等,已成为财务会计工作发展中不可缺少的工具,它能够实现对企业未来财务状况进行预测和分析,并根据企业决策层对财务数据的不同要求制作各种需要的报表.本文拟对EXCEL在公司财务工作中的各种应用进行探讨.

一、利用EXCEL表格处理会计日常业务

日常会计业务是一个企业最终财务报表形成的基础,也是关键,日常会计业务需要处理的内容很多,如,编制记账凭证、编制辅助表格、制作固定资产卡片、制作工资台账及编制账簿等.在信息化技术还不发达的时代,会计人员都需要手工来编制各类、各种报表,这样工作量非常大,而且效率也相对偏低.如今,EXCEL软件已经成为进行上述日常会计业务处理最好的工具.具体如下：

1.利用EXCEL制作工资发放表及发放条.

（1）EXCEL表格生成工资表的具体操作.首先新建立一个EXCEL工作簿,默认的工作表有三个（sheetl、sheet2、sheet3）,可以根据需要增加或删除工作表,打开sheetl工作表后根据企业的实际人员情况输入所有职工的工资数据信息,并将该表更名为“工资表”.如果职工编号是有顺序的,可以利用EXCEL自带的自动填充功能来实现编号的快速录入,方法是先在前两个职工单元格中分别输入“1”和“2”,然后将这两单元格选中,把鼠标指针移到右下角的小黑方块上,待鼠标变成一个十字型,按住鼠标左键向下拖动到最后一个职工的单元格松开就完成自动填充了,在输入日期时也可用自动填充功能填上当前的日期,利用NOWO函数.在职工工资相同的情况下,还可以实现跨行粘贴等功能,完成表格制作可以根据要求自定义页面及样式等.

（2）工资发放条的设置.工资表最终要生成工资发放条发放给每个职工,会计人员可以利用EXCEL的复制、粘贴功能,通过改变标题来制作另一种格式的工资条,在打印时指定要打印的区域,并设置标题.为了避免每个月生成工资发放条的繁琐操作,还可以将某一个月的工资发放条操作录制成宏,再随后的月份直接调用宏即可,不需要每个月都设置.

2.利用EXCEL制作固定资产卡片.固定资产是企业的很重要的不动产,固定资产卡片是固定资产管理中的基础数据.因此,当企业每取得一项固定资产都要填列固定资产卡片,固定资产卡片信息包括“固定资产编号”、“固定资产名称”、“规格型号”、“原值、累计折旧、净值”、“年限”等信息,通常企业拥有不同类别的固定资产,这样利用EXCEL可以很方便地制作固定资产卡片,使卡片中数据错误率也大大降低.基础表制作方法与工资表的方法类似,其中一些需要计算的项目,如净残值、月折旧率、月折旧额、净值等数值,就可利用EXCEL强大的公式管理功能进行计算,这样减少了人工计算的工作量.例如：计算“单元格E11月折旧率”,其中E10为净残值率、E9为使用年限,这样在E11单元格输入公式“等于（1—E10）/E9/12”就可计算得出月折旧率.各数据输入后,可以根据要求设置卡片的格式等.

3.利用EXCEL对应收款项的管理.应收款项是企业对外销售商品、提供劳务等应向客户收取的款项,及时分析应收款项的可收回性很重要.所以要建立一个往来数据清单,由会计人员根据业务需求明确清单内容,避免在一个工作表上建立多个数据清单、避免设置空白行和空白列,这样有利于EXCEL对数据的检索与排序等.同时企业的应收款项一般情况下都在不断地发生并逐渐的到期,也有转回的情况,这样应需要增加或删除记录,EXCEL所提供的“记录单”可对清单中的数据进行增加删除修改等操作,打开清单工作表,单击[数据]—[记录单]命令可以对每一条数据进行相应的处理.在实际情况中,还会用到EXCEL的排序功能、筛选功能,如根据“单据编号”、“开票日期”等关键字段进行升序降序的查找,根据条件进行筛选等,这些命令是数据卜[排序]、[数据]—[筛选]—[高级筛选].

4.利用EXCEL对存货的管理.企业存货的数据资料来自于不同的部门,也常被不同的会计人员调用,利用EXCEL可以完成不同目的的存货分析,可以设置成不同的人员共享工作簿,共同创建,共同查阅,单击[工具]—[共享工作簿]命令,在[编辑]选项卡里选择“允许多用户编辑、合并”复选框实现.

对于存货基础资料很多的情况下,还可以利用EXCEL数据表功能,通过转换行和列查看源数据的不同汇总结果,可以根据需要显示不同的数据,可以建立多个数据表.对于已建立的数据表,可以进行数据及布局的修改.

二、利用EXCEL函数进行财务分析等工作

EXCEL函数功能在处理财务、会计等事务时,具有强大的功能,也具有广泛的应用,它通过预定义的公式,公式使用一些称为参数的特定数值进行计算.EXCEL函数分为日期函数、文本函数、财务函数等,在财务工作中通常会用到财务函数进行财务分析、日期函数进行账龄分析、查找函数进行相应数值的查询与检索等.

1.财务函数一般用来计算一些股票及债券的终值、现值等,具体包括：终值（fv）——在所有付款发生后的投资或贷款的价值.期间数（nper）——投资的总支付期间数.付款（pmt）——对于一项投资或贷款的定期支付数额.现值（pv）——在投资期初的投资或贷款的价值.例如,贷款的现值为所借入的本金数额.利率（rate）——投资或贷款的利率或贴现率.类型（type）——付款期间内进行支付的间隔,如期限为5年,利率为10%,每年支付1万,计算其到期值,可以在EXCEL公式定义栏中输入“等于FV（10%,5,10000,0）”实现其结果,如要计算现值可输入“等于PV（10%,5,10000,0）”,函数中“最后一位0代表期末,1代表期初”,其他函数同上,可以根据函数中给出的参数参照输入相应的项目.2.企业财务中日期函数主要应用于对往来款项中日期的检索,如需要当前日期,可以用TODAY01函数,返回计算机系统时钟的当前日期,还可用DATE（年,月,日）函数得出日期结果,YEAR（）函数、MONTH（）函数、DAY（）函数、NOW（）函数实现年、月、日、现在的结果.

3.利用函数计算企业个人所得税.企业会计人员在计算个人所得税首先根据国家规定的个税税率及基数,因为不同的应税所得额有不同的税率和速算扣除数,按工资额和纳税基数的所得税算法,得出：当月应纳税所得额等于当月计税总额一减除费用一附加减除费用.

以A代表应交税（即减去扣除基数）的工资薪金,B代表应缴所得税,那么以2011年9月起执行的个税表为基础,扣除基数由原来的2000元调整为3500元,具体如下：

以含税级距为基础,当A≤1500,则B等于A×3%,当15001500）,E2×0.1—105,IF（AND（E2<=9000,E2>4500）,E2×0.2—555,IF（AND（E2<=35000,E2>9000）,E2×0.25—1005,IF（AND（E2<=55000,E2>35000）,E2×0.3—2755,IF（AND（E2<=80000,E2>55000）,E2×0.35—5505,IF（E2>80000,E2×0.45—13505）））））））,这样得出首位人员应纳个人所得税,拖动填充句柄,则所有人员应纳税额全部出来.该公式虽复杂,但只要一次输入即可自动完成全部计算,可将其作为固定公式运用.

三、利用EXCEL可以实现对报表的编制

财务报表是提供会计信息的一种重要手段,其具有种类繁杂,编制工作量大,容易出错等特点.利用EXCE编制报表具有简单快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容易、数据保护严密等特点.以编制“利润表”为例,简要说明其编制顺序：

1.建立新工作表后,用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏,点击右键重名,输入报表的名称或简称,即“利润表”即可.

2.根据报表篇幅的大小,设置页面的大小,其他项目根据要求设置即可.

3.根据表格的需要填制报表的文字内容,通过设置单元格式、合并单元格等方法,编制报表内容.

4.利用函数功能设置报表单元格之间的勾辑关系.可以根据实际工作的需要,设置报表中各种函数关系.选择需要运算函数关系的,点相应单元格,输入“等于函数关系”即可.对相同函数关系的单元格可以复制粘贴函数.如要累加,可以设置相应的公式.

5.报表数据的填制,根据实际发生数,在对应的单元格里,分别填制相关数据,其中在已设置对应函数关系的单元格,不可填制数据.

用上述办法,可以对种类简单的报表进行编制.但对于较为复杂而且有相关数据来源的报表,EXCEL中也可通过数据转换的方法编制报表.如利润表中,本期实际数为本月发生数与上期合计数的累加,可将上月报表复制到时需要编制报表同一个工作簿里,通过在两张报表之间,设置相关单元格的相关函数关系,直接编制报表,实现累加功能.

所以利用EXCEL编制会计报表的好处在于简便（运用菜单栏和工具栏的工具,常会得到意想不到的结果）、准确适用（如有些分析指标表,可以直接通过报表数据嵌套,多张报表数据通过一个工作表,实现相关指标的计算值等）等特点.它的技巧在于函数关系的科学设置和格式的规范整理.

综上所述,EXCEL计算机软件实用至上,既节省了会计人员的时间,也结束了以前以手工为主的计算工作,它可以实现企业数据信息的有效整合与集成,可以表格形式对企业未来财务状况进行预测和分析,已成为当前财务会计工作乃至其他行业中不可缺少的工具.

（作者单位：西山煤电集团公司白家庄矿多种经营公司山西太原0.0023）

（责编：若佳）