企业自主开展管理诊断的运用

[摘 要]基于日趋激烈的行业竞争、企业迫切需要及时、主动对管理状况进行科学诊断,研究提炼的工作方法、工作框架、工作流程为企业自主开展管理诊断提供了良好借鉴.

[关 键 词]自主；管理诊断；运用

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2012.24.037

[中图分类号]F272[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2012）24-0064-03

管理诊断指具有丰富企业管理知识和经验的专家和咨询师,亲临企业现场,与企业经营管理人员紧密配合,运用各种科学方法,找出企业经营管理中存在的问题及其原因,提出切实可行的改善方案,并帮助指导实施,以推动企业健康发展的一种经济管理活动.

企业的管理诊断,可以是全面、系统地诊断,也可以就企业某管理专业进行诊断.在外部管理诊断不易十分了解企业具体实际情况、耗费财力较大的情况下,企业为了应对汽车行业日趋激烈的竞争,迫切需要及时、主动地对管理状况进行科学诊断,开展企业自主管理诊断的运用研究就显得格外必要.

1企业自主开展管理诊断的内涵

企业自主开展管理诊断,是围绕企业发展战略,以提升管理协同性、维护体系统一性、促进能力提升为目标,通过培育基于能力提升的自主管理诊断理念,在管理架构诊断、流程运行检查、标准执行检查和IT系统应用评估4个层面建立覆盖企业各业务领域和核心信息系统、纵横结合的自主管理诊断体系,将能力提升、平衡效率与风险控制理念融入到管理诊断全过程,构建诊断后问题的处理跟踪机制,促进企业核心价值链业务能力的有效提升,从而推动企业的快速、高效、可持续发展.

2企业自主开展管理诊断的特点

2.1基于能力提升

企业开展的自主管理诊断,要能有效推动,一定是要基于各业务板块能力提升的,即是要通过管理诊断,发现企业核心价值链业务领域能力的薄弱环节,引导管理标准的精细化和企业资源投入程度,促进企业核心价值链能力的最大化,推动企业战略目标的达成.

2.2平衡效率与风险

外部管理诊断,一般是企业聘请外部咨询机构对企业进行的问题诊断,是以问题发现为核心,提出解决方案的管理活动；企业内部审计则是基于资财所有者和资财管理者之间的受托经济责任关系以及高级管理者与各层级管理者执行力的受托责任关系产生和发展起来的,是以风险防范为核心的管理活动.

企业自主管理诊断,则是结合外部诊断、内部审计特点,平衡效率与风险进行.如同《孙子兵法》云：“夫兵形象水,兵无常势,水无常形,能因敌变化而取胜者,谓之神”,企业自主管理诊断也如同“用兵”,结合企业实际情况,在提高运营效率同时,有效控制风险,处理好效率与风险这一对天生共同体的关系,“谓之神”.

2.3管理体系与信息系统的耦合诊断

企业以往做的IT系统检查或是流程检查都各有侧重,其中IT系统检查是单纯的IT系统内控检查,问题发现局限在系统操作层面,问题产生的根本原因是业务管理原因还是系统漏洞原因没有全面探究过；流程审计则是某个业务点某个业务实例的检查.伴随着更多研发、生产、销售业务沉淀到系统执行,系统流程与管理流程是否匹配、一致,是否满足业务管理的要求急切需要审视.

自主管理诊断,改变了以往单纯的管理诊断或者单纯的信息系统内控检查,将管理信息与信息系统评估融合在一起,用“管理+IT”的视角去发现问题,充分运用鱼骨图等问题分析工具分析问题,促进管理体系在系统层面的落地,确保管理体系能真正落实到执行.

3企业自主开展管理诊断的方法和流程

3.1构建工作框架

为快速满足客户需求、提升客户满意度,实现公司战略目标的达成,有效保障企业自主管理诊断工作的开展,需要及时构建工作框架,如图1所示.

该框架以实现战略为目标,把企业自主管理诊断分为管理架构诊断、流程运行检查、标准执行检查和IT系统应用评估4个层面的内容,将能力提升、平衡效率与风险理念融入到管理诊断工作中.

（1）管理架构诊断,是企业自主管理诊断框架的顶层.以实现战略为目标,诊断企业的业务模式、组织机构、绩效考核和体系治理是否满足战略要求,组织机构是否支持业务模式的实现,绩效考核是否支持业务模式、组织机构的运作,体系治理是否支持业务模式,与组织机构、绩效考核是否相匹配.

（2）流程运行检查,主要是对流程运行的整体评估、关键流程的诊断,同时借鉴行业标杆企业案例,对流程进行运行分析,清理冗余流程.

（3）标准执行检查,是需要建立评估标准,结合业务操作规范和管理工具、方法,对管理标准的执行情况进行检查.

（4）IT系统应用评估,是站在管理和IT结合角度,看管理要求、管理流程是否落实到IT系统执行,管理流程和系统流程是否相匹配,从业务支持、权限设置和信息质量等角度评估.

3.2建立工作机制

企业开展自主管理诊断,需要专业的管理和IT人员组成固定团队,负责企业整体管理诊断工作的推进和实施,并向公司管理层定期报告.同时各专业板块的一把手领导也需要在管理诊断过程中积极配合,针对发现问题与管理诊断团队互动,推动诊断方案的制订和落实,快速改进问题.

3.3建立诊断工具和方法

参考企业内部控制审计的管理思路和方法工具,根据自主管理诊断框架内容,分计划制订、诊断准备、诊断实施、诊断跟踪4个阶段建立《年度诊断计划表》、《管理评估实施方案》、《管理诊断通知书》、《业务操作规范检查表》、《系统流程检查表》、《诊断报告》和《诊断问题整改通知书》等9个工作模板.

在流程执行情况检查时,借鉴内控审计的流程穿行测试方法,结合管理诊断特点建立抽样方法,制订了流程测试表单（见表1）.

①在抽样文件上,结合访谈发现问题和部门关键业务确定需要测试的流程和关键环节（容易出错、存在操作失误风险和涉及人财物审批的环节）,整理这些流程和环节需要抽样的文件名称、时间范围等.②针对收集到的抽样文件,进行检查、比对和有针对性地对业务人员访谈,发现流程执行上的问题并认真分析存在问题的原因.③确定流程执行问题后记录进入管理诊断问题列表中,在编制管理诊断报告中使用.在做IT系统流程诊断时,相比以往的IT系统检查或流程检查,在问题发现视角和诊断团队组成上进行以下转变：

问题发现视角上——“管理+IT”的视角去发现、分析问题,促进管理体系在系统层面的落地,确保管理体系能真正落实到执行.

诊断团队上——管理岗人员与IT系统、内控人员联合组成诊断团队,不仅可以充分交流,还可以帮助从事管理的人员了解系统,帮助从事IT的人员了解管理制度和流程,培养了一支“管理+IT”的管理诊断团队.

在诊断方法上——按输入控制、访问控制、管理控制、系统操作等4个方面建立了系统检查表；按流程名称、流程适用范围、启动条件、接口流程等方面建立系统流程检查表（见表2）.

3.4建立工作流程

可以分计划制订、诊断准备、诊断实施、诊断跟踪4个阶段展开,见图2所示.

（1）结合企业战略目标和年度业务计划,对企业管理现状进行分析,提出管理诊断工作计划.

（2）制订诊断方案,明确诊断目标,并紧扣目标收集资料、预判风险设计诊断工作大纲；在诊断过程中注重以检测设为前提,以问题为导向,引导业务部门自己找出管理上存在的缺陷和不足,发现管理方面的改进和提升点,同时,进行标准规范性和执行符合性检查,与相关部门反复研讨、达成共识,并制订详细的整改工作推进计划.

3.5固化工作方法

企业自主管理诊断在国内还是新鲜事物,为满足企业发展需要,需要结合管理诊断实际及时总结形成了企业自主管理诊断的知识历程图和作业指导书.

知识历程图可以包括工作阶段、工作内容、内容描述、关键知识点、动作要领、输入文档/表单、输出文档/表单、牵头单位、被评估单位、参与单位等16个要素.

在知识历程图基础上,企业还可以及时总结提炼了管理诊断作业指导书,详细描述每个步骤、每个动作的注意事项和需要参考的工作模板.在作业指导书中,将作业内容划分为具有横向、纵向逻辑关系的若干步骤,尽可能准确描述每个步骤的工作要点（知识点）,列出交付物名称.

为促进自主诊断经验的有效沉淀和工作过程的可追溯,企业还可以根据实际情况在企业内部的OA系统上对管理诊断全过程进行E化.设定每个环节的处理人,把工作表单和模板固化在系统上,通过超时邮件提醒和超时手机提醒等方式提醒流程处理人加快审批进程.通过E化,可以实现管理诊断工作过程的可追溯,改变手工记录、打印存档的管理方式,实现知识的沉淀,有利于新进员工较快上手工作.

3.6构建支撑诊断问题处理的工作方法

对问题的管理是贯穿管理诊断工作的主线.在问题管理上,企业需要针对管理诊断问题形成问题跟踪解决的方法：

（1）各业务部门基于管理诊断中发现的管理问题,在管理诊断团队的协助下,制订有效的问题改进方案.

（2）各业务部门根据达成一致意见的改进方案,开展改进工作,确保完成问题的改进；各业务部门按时提交问题整改交付物,定期审视是否存在因单位业务变更或重大调整导致不能按照原改进方案继续实施的情况,若存在即适时提出调整意见,确保问题的继续改进.

（3）对涉及跨业务领域的管理问题,管理诊断团队要主动发挥牵头协调作用,搭建问题沟通、解决的桥梁.

（4）管理诊断团队要专人定期跟踪和检查问题的改进情况,定期通报、提前提醒,并可以考虑通过设立业绩指标（管理诊断问题整改完成率）对各部门的问题改进情况进行考核.

（5）管理诊断团队对改进情况进行汇总分析,对管理诊断知识进行更新.

企业自主开展管理诊断还属于新鲜事物,通过运用研究,总结提炼了一套方法和工作流程,为企业成功开展内部管理诊断、发现问题、解决问题提供了良好借鉴,可以帮助企业在激烈的市场竞争中练好“内功”、打好管理基础,促进企业的可持续、健康发展.