ERP系统在餐饮业存货管理中的应用

餐饮业存货管理在餐饮业管理中非常重要,因为餐饮业存货不仅品种繁多而且非常复杂,每天都有大量的物料出入库,有大量的收发单据需要处理,有效利用ERP系统可以提高工作水平和管理效率.餐饮业存货的管理包括对库存物资的采购、验收、库存、领用等环节的管理.每一环节在存货管理中都起着非常重要的作用,因此必须做好每一环节的管理工作.ERP（EnterpriseResourcePlanning）即为企业资源计划,就是将企业内部所有资源进行有效整合,对采购、生产、成本、库存、销售、财务、人力资源等进行优化和管理,达到资源的最佳组合,获取企业价值最大化的行为.随着经济的全球化和知识经济的到来,竞争也越来越激烈,餐饮业在经营管理中遇到诸多困难是非常常见的,如管理混乱、库存积压及鲜活库存的变质等,制约着餐饮业的发展规模和效益,因此,各个餐饮业都在努力寻找解决问题的方法,将ERP体系应用在餐饮业的管理上,可以更好地推动餐饮业管理进步,规范管理流程,使餐饮业的采购、物流、库存、销售等的信息交流更加快捷,尤其在存货管理中的作用就显得更为突出.

一、餐饮业存货管理的特点

（一）安全控制方面的管理根据餐饮业自身的特点,借见同行有关库存管理的先进经验,提高库存管理中的安全效率,应从以下方面进行：要建立人员准入制度；限制人员随意进入,除了相关的上层领导,保管员有责任和义务拒绝其他人员进入仓库.仓库保管员不得将库门钥匙交由他人代管,在交接班时,要做好库门钥匙的移交工作；仓库周边多安装几个摄像头,在结构上要尽量避免犯罪分子有可乘之机,加强防范,以免偷盗行为和人为食品安全事故的发生；会计核算需采用永续盘存制而不是实地盘存制,存货的每一笔增减在账面上一目了然,贵重及易丢物品应重点管理,责任到人,降低存货的损失率；仓库区域的管理要分门别类,仓库要高大、宽敞、明亮.

（二）质量控制方面的管理为了提高仓库管理的质量,必须制定仓库管理的规章制度并付诸实施,增强相关人员的管理意识,制定一系列操作性强的规程,保障仓库管理措施落到实处,不流于形式.具体可以从以下方面展开：保证所有库存有账可查,有据可依,所有库存的增减变化在账面均能实时反映,保障库存不变质不损坏；存货要进行分级分类保管,按照抓大放小的原则,将贵重存货开辟小间或重点分隔区单独管理,以利于实施重点管理；堆放存货要井然有序,安排专人定期打扫,保持库区干净整洁,以利于货物的入库、出库、移库、盘点和清仓等；餐饮业的仓库要保持干燥和通风,以免食品的腐烂、发霉损坏、变质等不良状况的出现.同时要做好预防工作,在库内安装一些配套的消防设施.

（三）存货转移控制方面的管理餐饮业不仅要关注仓库的安全与质量,而且对于入库、出库及移库的管理也不容忽视.对仓库存货的转移管理不仅要建立岗位责任制,还要实行实时监控、动态管理.仓库存货的动态管理主要包括货物的验收、发货、清点等内容.

管理制度需要配备相应的管理操作细则,使得管理人员明确存货流动管理中的具体要求；包括存货入库、存放、保管、出库、移库、审核等环节的控制,以利于能够按照进出有数、储存有序、收发有据的程序操作.尤其要保证货物入库验收在前,收料在后,之后才能入账；存货管理中应设置明细台账制度；各种货物的入库、出库、结存都应按时登记明细台账,并实行定期检查制度,核实往来账目,定期清查仓库,做到账账、账证、账实相符；采用永续盘存制来掌控存货的库存数量.掌控存货的库存数量可以采用实地盘存制和永续盘存制两种方法.实地盘存法是指只登记增加数,不登记减少数,通常每月盘存一次,当月的发出数是用总数减去盘点数得来的,该方法比较简单,但在管理上容易产生问题.永续盘存法是指不仅登记增加数,而且登记减少数,在任何时候都能及时了解存货的库存数量与金额.因此,对于存货的管理永续盘存制是一种更有效的方法.

随着社会的发展,科技的进步,各行各业都认识到信息的重要性,但我国餐饮业的信息化程度普遍不高,要想尽快提高餐饮业信息化程度,首先要提高餐饮业经营者对信息化产品及相关软件的认知能力,意识到信息化产品及相关软件对于企业的生存与发展的重要性；其次,需要信息化产品及相关软件的供应商能提供更简便、易用、专业的产品.当然,信息化程度不高与我们的行业历史背景有很大关系,传统的餐饮业以粗放式经营为主,对信息化产品认知度不高,总以为软件就是一张光盘,开发出来就是为了赚钱,销售的量越大越好.目前,这种观点已经得不到餐饮业经营者的认同,他们都意识到实时跟踪、动态管理的重要性,计算机点菜、收银的方便、快捷.虽然餐饮业经营者愿意购写信息化产品及相关软件,但总体来说还是没有发生质的飞跃,大多数餐饮业经营者还是停留在使用信息化产品及相关软件的基本功能,很多很重要的功能得不到有效利用.例如：采购、库存、销售、成本、财务等一系列的管理功能得不到有效利用,造成我国餐饮业目前信息化水平整体不高.

二、ERP系统在餐饮业存货管理中的目标

（一）严格执行相关的规章制度及要求ERP系统在存货管理中的应用,大大提高了工作效率,同时也有利于建立规范的库存管理体系,建立规范的物料工作流程,在物流的控制中,尽可能地减少人为因素,通过管理信息体系,建立规范化的管理规章制度,做到对入库、出库、移库的有效控制,以及对各类相关库存信息的控制.

（二）有效减少不必要的库存,节约资金占用使用ERP系统后,首先通过对库存情况进行盘点,库存状况要求准确无误,差错率为零,采购、生产、销售、财务在这样的供应链里,就能准确掌握库存,加强管理,减少库存积压,加速资金周转,保证及时供货,满足实际要求,提高企业效益.

（三）提高仓库管理人员的办事效率,实行超市销售模式化经营使用ERP系统后,可由厨房根据实际需要按计划提前填制请购单,相关人员做好录入请购单、核对客户送货单与请购单、审核请购单、编制采购订单、入库单、出库单等工作.通过有效使用ERP,不仅可以达到实时跟踪与修改,实现动态化管理,而且很多后续工作可以由系统自动生成,大大节省了时间和人力,提高了工作效率.（四）提供方便、快捷、实时、高效的信息ERP系统可以改善仓库的库存汇总,ERP系统提供的库存统计和库存分析报表不仅可以进行多仓库汇总,而且可以按物资类别汇总查询,清楚地反映库存的结构和物资库存的情况,及时了解库存物资的账龄长短,是否有过期、积压库存现象.总之,ERP系统在存货管理中的应用,大大提高了工作效率,可以为企业提供方便、快捷、实时、高效的信息.

三、ERP系统在餐饮业存货管理中存在的问题

（一）存货管理制度不健全,执行力度不够餐饮业的存货管理制度相对不健全,而且在实际执行过程中机动性比较大.其存货采购相对频繁,在请购环节上,一般由使用者提出,报经批准后,交采购部门采购.而在实际操作过程中,往往不是严格按照实际需要来申报采购计划,而是觉得物资不够才去采购,至于采购多少,完全凭经验,若发现需要的存货没有库存,马上通知采购人员去采购,在采购完毕再补填请购单报批,按照这样的采购模式,常常不是按照物资需求量来提出采购申请,也没有恰当的采购计划,同时,也会增加ERP供应链系统中的操作难度.

（二）存货管理的防范机制不健全现场库的管理在存货管理中具有一定的难度,所以要引起足够的重视.现场库的存货,在当天使用后,一般都有剩余,剩余的存货由于存放在各生产现场,往往疏于管理,部分物资会人为流失,给企业带来经济损失,对于现场库的存货要委派专人负责、牵制管理.对于有保质期的食品、洗漱用品也要安排专人管理,以免变质受损.

（三）存货管理相关部门责任意识不强没有建立采购存货的质量验收制度,餐饮业存货的验收不仅要检验数量,更重要的是把好质量关.在ERP系统的操作过程中,要加强相关部门之间的交流沟通、协调合作,增强相关部门的责任意识.

（四）存货管理相关人员素质偏低,业务不熟练在餐饮业的存货管理过程中,相关人员对ERP系统的操作不熟练,导致账目不清,应付账款的重复支付,应收账款的催收不及时,正常入库与其他出入库的交叉等.

四、ERP系统在餐饮业存货管理中的优化对策

（一）明确存货管理各相关部门职权餐饮业的存货周转较快,不仅要考虑日常经营所需及经济库存量,还要考虑存货的保质期.若库存过少,不能满足日常经营所需,若库存过多,则会造成存货积压,也会导致资金的不必要占用,有些还可能因置存时间太久,导致过期浪费,造成不必要的损失.因此,在餐饮业制定严格的存货请购制度是非常必要的,由物资实际使用部门和存货保管部门共同提出请购计划,报经公司领导批准执行,对于顾客特殊需要的物资,也要严格执行存货请购报批制度.

（二）建立存货管理的漏洞防范机制防范机制对于餐饮业的存货管理非常重要,尤其需要加强现场库的存货管理.现场库的存货,每日终了都有结余,由于存放较分散,疏于管理,极易造成资产流失.因此,需要制定严格的现场库存货管理制度,安排专人负责,牵制管理,保证现场库的存货保质、保量、不外流,加强监督检查,制定严格的存货盘存制度,由相关财务人员、保管人员及部门经理组成盘点小组,对各现场库按月盘点,盘点过程一定要仔细、认真,盘点报告单经三方签字,会计核算方能认可,要让现场库存货的使用、保管、检查、监督、管理工作落到实处.与此同时,在ERP供应链系统中,若采用整进整出的方式是不合理的,一般采用整进分出的方式,实际用多少领多少更合理,有利于杜绝资产的不合理流失.

（三）加强存货管理资源的有效整合餐饮业存货的品种纷繁复杂,对于存货管理若不采取资源整合,将会造成极大的资源浪费,首先,要对存货按其重要性、相关性大小进行分门别类管理；其次,建立健全存货的质量验收制度,验货人不仅要检验所验存货的数量,更要把好所验存货的质量关,制定清晰明了、易于操作的质量标准,负责人可以随机抽查,对于不符合要求的存货,按规定追究当事人的责任.

（四）提高存货管理部门相关人员的业务素质一种完善的制度,只有在有效执行时才能发挥作用.有效执行与相关人员的业务素质是息息相关的,因此,只有不断地提高存货管理部门相关人员的业务素质,才能有效执行企业制度,实现企业目标.提高相关人员的ERP系统的实际操作能力,做好ERP系统信息更新与维护工作,更要做好ERP系统中不同部门以及同一部门不同岗位之间的相互牵制工作.

总之,ERP系统是一种有效、先进的技术手段和管理工具,通过它可以有效整合餐饮业价值链,实现餐饮业上、下游之间的信息共享,减少各个环节不必要库存,达到共赢的目的；通过它可以实现存货管理的实时跟踪,从而及时、准确地调整生产、采购计划,避免不必要库存的增加；ERP资源管理系统的引入,大大提高了餐饮业的库存管理效率,更加有效地克服了餐饮业中传统库存管理所带来的一些问题,使餐饮业各相关部门联系紧密,大大提升了餐饮业的经济效益.当然,ERP系统也有自身的一些不足,这些不足将在新产品的不断开发与更新中得到改善.