学校办公室办公自动化系统应用

摘 要：随着学校向规模化、效率化和国际化的发展,管理人员及教职工数量逐渐增加,各部门之间的交流协作更加紧密和频繁.在全校范围内推广办公自动化系统,全面提升学校行政管理效率,有效地促进各部门间的沟通与联系,提高学校核心竞争力.

关 键 词：办公自动化行政管理

办公室处于承上启下的地位,是联结领导和基层的桥梁,协调各有关部门关系的纽带,保持工作正常运转的中枢,在高校日常工作中具有十分重要的地位和作用.随着学校向规模化、效率化和国际化的发展,管理人员及教职工数量逐渐增加,各部门之间的交流协作更加紧密和频繁.在全校范围内推广办公自动化系统,全面提升学校行政管理效率,有效地促进各部门间的沟通与联系,提高学校核心竞争力.下面将以本人所在院校为案例,浅析在高校办公室中办公自动化系统（以下简称OA系统）的推广应用.

一、基本情况

1.学院概况.我所在院校是一所独立学院.以工科办学为特色,工、管、经、文等多学科协调发展.学院设有10个教学系部、26个本科专业,13个专科专业,现有全日制在校学生13000多人,教职员工750多人.

2.办公室概况.学院办公室下设综合科、秘书科、学院车队、综合档案室、复印室等,共有工作人员12人,认真履行参与政务,处理事务,搞好怎么写作的职责.

3.OA系统使用概况.自2010年OA系统上线以来,学院在全院教职工中推广使用,现今OA系统运行良好.目前OA系统注册人数已达700多人.200并发量当中,日常在线人数为100人左右,满足行政管理的需要.

二、使用OA前后行政管理方面的变化

1.大幅度提高工作效率,有效节约成本.使用OA系统前,文件的流转需要专人派送与签收,会议通知需要专人一一联系与会人员,极大的影响办事效率,造成人力、物力、财力的浪费.使用OA系统后,包括收发文管理、请示、汇报、会议通知、文件利用等,通过工作流程的自动化,规范各项工作,提高各部门协同工作的效率,有效节约办事成本.文件流转消除了打印、复印、分发等诸多中间环节,沟通点对点,传递一指通；教职工通过OA系统可以快捷的在线发送文件、通知和留言,取代了打甚至到处的低效劳动,实现时时沟通,节省时间,提高效率.

2.有效规范办事流程,消除工作失误的托词.使用OA系统前,虽有学院规章制度可遵循,但落实不到位,办事流程无痕迹可追寻,常常造成工作职责不明确,工作失误时各有托词,难以问责.使用OA系统后,审批流程规范化,使学院管理制度执行“落地”,有效解决跨部门协同管理难题,办事流程化有根有据,部门和人员的责任得到了清晰的划分,避免了以前办事推诿的弊端,提高了办事效率,改变了工作作风.

3.办事顺畅,工作热情持续高昂.使用OA系统前,低水平高重复的劳动,导致工作人员士气难以持久高昂,与同行相比较,容易产生技术和水平落后的自卑感,影响职业自豪感.使用OA系统后,实现跨组织、跨地域、高效快捷的工作沟通和信息共享,使团队协作能力和工作效率的明显提高,教职工工作热情饱满.

三、OA系统推广时的困难

1.个人习惯不易改变.每个人都有自己的工作习惯,短时间内难以改变.OA系统运行初期,相当一部分人员仍处在原本的工作习惯当中,没有养成每天登陆OA系统,通过协同系统处理事务的习惯,在运行初期阻力较大.

2.个别部门墨守成规.个别部门领导对实施办公自动化积极性不高,特别是由于办公自动化运行初期出现这样那样问题,一定程度影响到工作效率时,就断然否定办公自动化的优点,强调手工操作用起来更方便,也符合多年的工作习惯,从而一定程度影响了办公自动化的推广应用.

四、学院OA系统推广应用的经验与体会

1.领导重视是推广应用的保证.当办公室提出实施办公系统的设想后,得到学院和董事会领导的高度重视和大力支持,董事会直接参与OA系统的调研实施工作,保证OA系统在实施过程中得到充分的重视.学院多次召开OA系统实施会议,主管院领导亲自参加,反复强调OA系统推广的重要性.由于领导重视,态度鲜明,保障有力,使OA系统的推广工作得以顺利开展.

2.加强培训,规范管理,充分准备是必要条件.在OA系统正式运行之前,学院对全院教职员工进行了多次培训,包括计算机基础培训与能力测试、OA系统管理员培训,表单管理员培训、OA管理员培训、学院领导一对一培训、最终用户培训等,为OA系统在我院的推广应用打好基础.OA系统实施小组认真履行职责,定期不定期地召开会议.对部门领导重视,公文处理全部采用OA系统,并且工作人员熟练掌握工作流程,运转正常,差错率低,质量好的单位予以通报表扬,充分调动各部门应用OA系统的积极性.

3.OA系统使用的不足之处.学院现使用的OA系统功能还很少,特别是针对高校管理方面的功能不多；表单设计比较粗糙；特定的表单流程设计还有困难,流程管理跟不上政策的变化,更改流程程序繁琐；系统升级换代成本高昂等.

4.系统建设是一项长期的工程,不能一蹴而就.我们要有计划、分步骤地推进OA系统的实施与建设,从而更好地提升怎么写作管理水平、效率,更好地发挥办公室的管理和怎么写作职能.