会计档案的管理

【摘 要】会计机构、会计人员依照《会计法》的规定对企事业单位生产经营、业务活动进行会计核算,实行会计监督,会计档案是记录这些活动的重要资料和证据.通过整理、妥善保管和合理利用会计档案,能够帮助企事业单位总结过去经营管理工作中的经验和教训,防止贪腐,堵塞漏洞,提高效率,能够起到促进单位可持续发展的作用.尽管会计档案管理工作的现实意义重大,但是,它在实际工作中往往容易被忽视.针对目前存在的一些问题和不足,本文提出了解决的办法供探讨.

【关 键 词】会计档案管理办法

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.从会计档案中可以详细地了解到企事业单位的生产经营、技术开发、社会怎么写作的基本情况,通过对不同时期的单位运行情况进行分析比对,可以扬长避短改进管理.会计档案工作是运用科学的方法管理会计档案,为各项经济工作怎么写作.

一、现阶段会计档案管理存在的问题和不足

(一)相关人员对会计档案管理重视不够

会计档案管理相关人员指的是单位领导和财务人员,现阶段领导比较注重经济效益、社会效益,对会计档案管理比较忽略.财务人员存在重视会计核算、收支管理和项目实施,相对忽视文件材料的收集、整理和归档工作,甚至认为会计档案管理费时费力,根本不把财务资料的整理、归档工作列入议事日程,造成会计人员对会计业务非常熟练,但是对会计档案规范化整理的要求知之甚少.没有设专人负责管理会计档案,有的单位甚至由出纳兼管会计档案,不符合《会计基础工作规范》要求和《会计档案管理办法》的规定.

(二)会计档案管理制度不健全

我国1999年1月1日实施的《会计档案管理办法》第四条明文规定：各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密.实际情况是小的企事业单位、私营企业没有联系实际建立简单易行的会计档案管理制度；有些企事业单位虽然订了一些会计档案管理制度,也仅作为应付各种财务检查的摆设,检查一过便束之高阁形同虚设.

(三)会计档案整理不规范

会计档案整理的不规范主要表现为：

1.会计档案整理是有规定和要求的,要求会计凭证要素完整,粘贴和装订整齐、牢固,附件和制单、记账、会计主管的签章手续齐备,归档立卷、编号要规范.因此最好由凭证制单人或记账的专业会计来做,而有些单位比较轻视整理工作,没有专人负责,哪个有空哪个人整理.

2.现在企事业单位普遍采用计算机进行会计核算,许多企事业单位的会计人员,仅仅将电算化看成自动运算记账的工具,缺乏对会计电算化档案管理的重视.会计电算化档案管理局限在保存打印出的纸质会计档案,人员能力要提高.

(四)会计档案管理的硬件设施设备不完善

现阶段单位的财务部门的安保普遍得到了加强,财务科防盗门窗、保险柜都比较到位.会计档案保管的硬件设施却很不完善,会计档案用木箱或纸箱随便放在财务室内的地上文件柜顶上,专门的档案室很少.有的单位虽有专门的档案室,但安全意识不强,没有安装防盗门窗,缺少防损毁的必要设施设备等.

(五)会计档案保管期限和销毁不规范

尽管《会计档案管理办法》第八、第九条规定了会计档案保管期限,第十、第十一条规定了会计档案进行销毁的程序和特殊情况处理.但是,由于思想上缺少足够的重视,客观上缺少专人会计档案管理,很多单位会计档案都存在着超期保管的问题（永久保存的除外）.这个问题表面上看没有大碍,实际上造成有限的保管设施资源浪费,不利于新会计档案的保管利用.

二、如何改进会计档案管理工作

(一)领导带头提高对会计档案管理的重要性的认识

领导要带头认真学习《会计法》和《会计档案管理办法》,财会人员更要主动地学法守法,领会掌握会计档案管理的规定和要求,在此基础上认真履行职责做好会计档案管理工作.领导要为会计档案管理工作创造必要的条件,为其解决工作中存在的实际问题,配合有关部门加强对会计档案管理工作的督查.

企事业单位要联系实际建立会计档案的整理、立卷、归档、保管、移交、查阅和销毁等管理制度,通过制度化建设,促进会计档案管理工作的规范化.尽量做到会计档案管理有专人负责,条件有限的单位要明确专人兼管,各项工作有章可依.有条件的单位可设专人加强对会计档案管理工作的监督检查.建立电算化会计档案的归档制度,会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管.

要重视会计档案的整理工作,这是会计档案管理的关键性和基础性工作.会计凭证要由制单人或记账的专业会计来做,应按月整理,加具封面,封底装订成册.记账凭证、会计账簿、会计报表及本年度的预算、计划和财务文件的整理装订要参照《会计档案管理办法》的规定.要加强人员培训,提高财会人员电算化的业务能力,逐步完善会计电算化的电子档案的整理和保管工作.

企事业单位要重视会计档案管理工作,加强硬件建设,购置必要的保管设施、设备,使会计档案的保管达到《会计档案管理办法》规定的要求,确保会计档案的妥善保管.

(五)明确规定会计档案保管期限并按期及时整理销毁过期档案

企事业单位要按照《会计档案管理办法》的规写作订会计档案保存期限表,制订会计档案销毁报批程序.及时对照会计档案保存期限表,按照程序履行过期会计档案的销毁报批手续,及时处理过期档案,提高会计档案保管设备的利用效率.

会计档案管理是财务管理的重要环节,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高.通过加强会计档案整理、保管和查阅等工作,能够为生产经营、社会管理、经济体制改革提供更加优质的怎么写作,促进经济发展和社会文明进步.