会议精简促实效

会议是各级党政机关和企事业单位领导工作的一种重要形式,成为决定大事的一种方式和集体领导制度.会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、一同交流为主要方式的群体性活动.会议已经成为人类社会活动中不可或缺的一种交往方式,包括主持人、与会者、组织者,有限定的时间、地点、讨论的内容以及会议的程序和目标等基本要素.成功的会议可以起到统一认识、明确任务、协调动作、交流经验、推动工作的作用.

一、会议的重要作用

第一,会议是群体沟通的方式.虽然当今社会人们借助各种媒介沟通的方式越来越多,但是通过会议进行群体沟通,仍然是其他任何方式无法替代的.会议沟通不只是信息的沟通,也是一种情感交流,面对面地交流可以及时反馈,是一种高效的沟通方式.

第二,会议是一个集思广益的渠道.会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,如果能够让与会者没有压力而畅所欲言,可以丰富、修正彼此的观点,最终得出更好的结论,这种优势是其他形式不可比拟的.比如单位的发展规划研讨会,与会者在会议中碰撞出火花,产生“金点子”.

第三,会议是交换信息的渠道.会议可以使各单位人员获得其他各方面的信息,了解共同目标,其它工作的进度,协调彼此的工作关系,协商解决问题.比如科研生产月例会就是各单位获得全面信息的重要渠道.

第四,会议具有约束力.会议一旦形成决议,对与会各方均有一定的约束力,无论在讨论过程中是否有过不理解甚至争吵.而正是因为有约束力,才使与会各方有可能作进一步的接触、合作和交流.每个与会者都要按照会议纪要的决议内容执行.

二、效率不高的会议是影响日常工作效率的瓶颈

随着我国空间事业的发展,航天某总装单位作为型号研制的重要环节任务日趋繁重,型号任务多,进度压力大,质量安全形势严峻,资源保障困难,因此,在日常工作中需要频繁地交换信息、协调沟通、做出决策去解决问题,会议成了解决问题的首选工具.但是在召开各种讨论会、协调会、总结会时却往往出现会议计划不准确、会议资源冲突、会议延时等现象,导致会议效率降低,影响了日常工作的顺利进行.

制约会议效率的现象和原因分析：1.未及时沟通导致协调量大.每周五机关需要提前将下一周的会议安排好,但由于组织者和会议主持人之间没有沟通,导致后期协调量大,迟迟不能确定会议时间和人员,以致一周会议安排往往在周五下班后才能定稿,也使基层研究室不能及时看到整体安排而不能确定本单位的工作,降低工作效率.2.会议资源冲突.组织者临时申请或取消会议时,未能及时通知会议管理方和参会人员,导致会议室冲突或闲置情况发生,造成了会议室、人力资源的浪费.3.影响其他工作.会议占据与会者大量的工作时间,如果会议延时又没有实现预期效果将使会议成本增加,打乱了与会者原有日常工作计划的实施,有效工作降低,直接影响了其他工作.4.会议效率较低.由于召开会议时偏离会议主题,与会者相互推诿,导致会议往往效率不高,有可能为了一个不重要的问题陷入争执,使会议时间冗长,却没有办法达成结论.5.会议内容不明确.由于主办方未能及时将会议议题、会议内容、会议目的及时通知与会者,导致与会者不明参会原因,未准备会议发言,以致会议效率低.6.不遵守会议纪律.会议主办方通过、网络等形式明确通知与会者会议时间,但与会者迟到或未事先向主办方请检测不参加会议的情况屡有发生；因会场手机声打扰其他与会者现象时有发生.

三、精简会议是提高日常工作效率的有效手段

精简压缩会议被列为航天单位高效管理的重大事项,如何规范会议,把与会者从众多会议解脱出来,提高工作效率是需要解决的问题.召开会议的目的是做出决策、解决问题、布置工作,想要确实提高会议效率和会议质量,就要有规范的会议制度,会议主持人、与会者、组织者也要通力合作,确保会议顺利召开.

（一）高效会议的特点.1.只有在必要时才召集会议,取消或减少不必要的会议；2.好好筹划会议,每个会议有清晰的目标、明确的议题、合适的参与者、得力的主持人；3.拟定和分发议程表,每个会议的与会者事先得到通知并有备而来；4.遵守时间,组织者和主持人沟通后提前通知与会者会议的起止时间,主持人在会上控制时间；5.一切按部就班,按照事先的议程控制会议的进程,避免临时性议题成为主角；6.让最有经验和才能的人出席,确保参与者能够深入地交流信息和有针对性地解决问题；7.进行点评和总结,通过点评阐明“提倡什么和反对什么”的立场,通过总结提炼有价值的观点和结论；8.记录所有决定、建议和负责人,把会议的沟通和决策职能通过正式的会议纪要发挥“法律”效力.

（二）高效会议拟采取的措施.鉴于以上特点,结合航天某总装单位实际情况,为了实现高效会议,采取如下措施.1.贯彻执行规范会议制度.为对会议进行有序化和规范化管理,提高会议行政决策效率,确保各项例会的效率和质量,优化完善例会制度,使会议成为实施战略管理、提高执行力、增强工作合力的重要平台,要以会议管理制度规范会议类型、会议计划、会议实施程序、会议纪律,其中对会议事项、会议文件、会议记录、会议纪要、会议决议的落实要做详细说明.机关各部门承办的会议,承办部门要严格把关,并报主管领导.落实部门责任,减少“陪会”现象.2.超前准备是实现高效会议的基础.会议组织者是会议的承办者,对待要承办的会议要做到统筹规划,合理安排,能够认真领会领导意图和指导思想,把思想贯穿到会议的全过程；能够熟悉和掌握会议的组织领导和与会人员情况,对时间、地点、与会者心中有数；能够协助领导拟定会议安排,做好方案；能够精心组织,统筹协调、上下联系,对有可能涉及到的食宿安排、医疗卫生、安全保密、交通调度都要注意安排,保证会议按照预定的目标进行；能够重视并妥善做好善后工作.

（三）严格按照会议目标进行会议是高效会议的核心.一些会议没有成为高效会议,往往是因为在会议中偏离了主题,因此会议主持人和与会者要通力合作,向着会议的目标迈进.

（1）控制时间.准时开会、主持人对每个议题的讨论时间有限制,准确把握会议开始和结束的时间,有效控制每个人的发言时间,通盘调整整个会议进度,使整个会议能够充分有效地利用时间.如果在某个议题讨论太久却还没有结果,就把这个议题记下来,下次开会时再讨论.另外,如果这次会议一定要达到某些具体结论的话,在开会前就要先告知每个参与的人,不达到目的绝不罢休.不要为了减少与会人员的负担而迅速结束会议良好的气氛.

（2）围绕主题开会.会议要集中注意力在目标上,不要忘了会议的主要理由.开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策.而不管哪一个目的,最重要的是要以行动为焦点.例如讨论要采取什么行动,上次行动的结果如何,或是在不同的行动方案中选择一个.避免浪费时间,讨论没有行动的会议.

（3）建立的会议模式.确保参会者良好沟通,倾听发言.会议扩展需要激发每个与会者发言的积极性,脑力激荡产生多种观点.会议过程中不要随意打断别人的发言,但要注意防止发言跑题,并适时回收.遇到意见分歧时,不要回避对立,但要避免情绪对立,可安排休息来调节气氛.最后,会议要进行总结,达成一致结论.

（4）及时总结.会议进行时,会议主持人有必要在每次讨论告一段落后做一次总结,总结要系统地陈述讨论过的内容及达成共识,如有疑义应立即修正并提出执行意见.

（5）严肃会场纪律.尽量避免迟到、早退现象,如不能按时参加会议,与会者要和会议主持人、组织者提前打招呼.会场保持安静,手机调成静音状态或关机.

（6）做好会议记录.会议组织者要将会议中的观点、想法记录下来,形成会议记录,以供参考.

（四）会议后续工作是高效会议的关键.是否达成共识,形成决议,或是否相关工作得到落实,这都是要在会议后续工作中完成的.会议组织者要做好会议评估和后续工作的落实.

（1）会议评估.会议组织者对会议目标是否实现、与会者是否满意进行评估,借鉴成功会议的经验,为更好地实现高效会议积累经验.

（2）会议资料回收.会议资料涉及会议的议程,重要内容,会议组织者必须予以回收.

（3）会议纪要及时发布.记录人详细记录会议的要点和细节,在结束会议以后,组织者一定要做好会议纪要,确认执行人及完成时间,并且在一定的时间内进行会议追踪获得反馈,保证会议成果不会付诸东流.这样会议才能有一个完整的流程,并且使会议的结束,真正有效地成为新工作的起点.

（4）催办落实.会议成效最重要体现在落实上.组织方可以利用、回馈单多种方式进行催办,对会议的待办、决议的执行情况予以跟踪,并将结果及时反馈主管领导.

（作者单位：北京卫星环境工程研究所）