酒店业应收账款管理

随着国内旅游市场的快速发展,中国酒店业近年来增长迅猛,许多酒店如雨后春笋般竞相开业.为了争取到更多的潜在客源,留住老客户,各酒店的应收账款与日俱增,赊销已成为酒店促销的一种重要方式.酒店赊销实际上是向客户提供了两项交易：即向客户提供怎么写作以及在一个有限的时期内向客户提供资金,也就是先让客人在酒店里签单消费,待以后汇总结账.因此酒店应收账款数额也普遍明显增多,导致酒店应收账款在资产总额中所占比例逐渐加大.作为酒店营运资金管理的一项重要内容,应收账款管理工作直接影响酒店营运资金的周转和经济效益.如何监控应收账款以及处理酒店的不良债权等问题,已经成为国内酒店业管理中不容回避的一个重大课题.为确保应收账款的安全性和回收的及时性,建立一套行之有效的应收账款管理机制,并加强应收账款的日常管理就显得尤为重要.

一、建立专门的信用管理机构对赊销进行管理

酒店应创造条件成立专门的信用小组担当信用管理的主要角色.酒店对赊销的信用管理需要由专业人员进行大量的调查、分析和专业化的管理和控制,因此设立酒店独立的信用管理职能部门是非常必要的.在我国酒店业中一般采取总经理领导下财务总监主要负责的信用管理制度,与在销售总监领导下的信用管理方式相比更加有效、合理.

二、制订合理的信用政策

酒店应事先调查申请赊销单位的情况,建立用于评价客户信用的“5C”系统：即包括客户的品质（Character）、能力（Capacity）、资本（Capital）、抵押（Collateral）和条件（Condition）,以及客户与酒店往来的历史记录、客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等.对信用好的客户才允许赊销,同时结合各单位的实际情况及潜在风险制定相应的信用等级,根据信用等级的不同确定不同的授信额度.

三、加强内部审计在应收账款管理中的监督作用

内部审计的监督作用主要体现在两个方面：一是不断完善监控体系,改善内控制度.二是检查内控制度的执行情况,检查有无异常应收账款现象,有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回账款等情况,一旦查出不合理、不合规之处,管理层及营销部门应及时研究建立符合本酒店的应收账款防范机制,确保应收账款及时回收.

四、加强财务部应收账款的科学管理

财务部应专设应收账款管理岗位,该岗位应定期对应收账款的回收情况、账龄等情况进行分析,这是内控制度的重要环节能.财务部门应编制一定期间内赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料报给酒店高层管理者.从赊销过程一开始,到应收账款到期日前,营销部的销售人员应协同应收账款管理员对赊销的客户进行跟踪、监督,从而确保客户正常支付所欠消费款,最大限度地降低逾期账款的发生率.销售人员及应收账款管理人员通过应收账款跟踪管理怎么写作,保持与客户经常联系,提醒付款到期日,催促付款.相关销售人员及应收账款管理人员共同配合催收款项也会使客户感觉到债权人施加的合理压力,致使客户一般不会轻易推迟付款,极大地提高应收账款的回收率.通过应收账款跟踪管理怎么写作,可以快速识别应收账款的逾期风险,以便选择有效的催讨手段.

五、确定合理的催收程序

酒店的应收账款催收程序一般为：信函通知、传真催收、派人面谈、诉诸法律.在采取法律行动前应考虑成本效益原则,遇以下几种情况则不必起诉：诉讼费用超过债务求偿额；客户抵押品折现可冲销债务；客户的债款额不大,起诉后收回账款的可能性有限.

对于账龄超过协议规定期限的应收账款,营销部及相关业务部门须提交包含款项情况说明、跟况、拟采取措施的书面报告,分别报送总经理及财务总监.财务部据此发出《催款函》进行催收,此函须以传真、挂号信、电子邮件或快递的方式发出,并设专门的备查薄保存好相关的寄信凭据.若营销部及相关业务部门和财务部应收账款管理员协调、催收未果,财务部可视具体情况采取诉诸法律的相应程序.

酒店的应收账款管理不是一个部门、一个环节就能解决问题的,需要酒店管理层重视、所有员工支持.要充分认识到应收账款中潜在的风险,制定并执行强有力的管理制度和操作流程,才能合理地规避酒店的财务风险.

（作者单位：中华全国总工会厦门劳动模范疗休养中心财务部）