加强企业人事档案管理的重要性

企业的人事档案管理工作,是对企业内部人员的个人经历、思想品德、工作能力以及奖罚情况进行记录和如实反映的重要管理活动,它应该是人力资源管理工作的重要内容.近年来,我国的经济体制改革不断深入,人事改革也成为企业谋求持续发展的必要途径.企业在不断的改革和发展过程中,人事档案管理起到了不可忽视的积极作用,它为企业的人事制度和用人观念指明了方向.本文通过分析人事档案管理在企业中的作用和重要性,对新时期企业应该采取的管理措施进行具体讨论.

企业人事档案管理的重要性

一、企业人事档案管理的作用

企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状,企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析,直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据,通过对企业人事档案的分析,能够大体的了解和判断出企业的发展水平.企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析,从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用,哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据,企业在发展过程中,必然需要充足的人力资源来作为保障,单独依靠大规模的引进人才不但耗时,还会消耗大量的财力.企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发,以满足企业的发展需要,而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法.

二、企业人事档案管理对企业的重要性

企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据.对于企业而言,把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长,通常采取的办法就是通过查阅人事档案,对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解,然后进行用人分析和确定.而在企业的内部考核上,企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总,来作为考核的重要依据.人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持.所以说,企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作,能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件,也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据,进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障.

三、企业人事档案管理对个人的重要性

对于个人来说,不管是调动工作、评定职称、调整工资,还是入党或者离职等,所有手续和证明都会以档案的形式进行保存,并成为其审核的重要依据.企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明,并通过职业生涯进行不断的补充.近年来,国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出,加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务.比如国家退休待遇调整以后,一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员,就需要进行职称和工龄材料的确认.这就需要人事档案来作为依据.所以说,加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要,人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料,且能够在其人生中发挥重要的作用.

加强企业人事档案管理的措施

现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下,企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上,而对人事档案的管理却重视不足.目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题.企业要想实现人力资源的良性发展,提高人力资源管理效率,就必须正视这些问题,采取有效措施来加强对人事档案的管理工作.

一、充分利用现代化的管理手段

为了提高企业人事档案管理的工作效率,应该充分利用现代化的管理技术和管理方法,进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化.利用现代的管理设备,实现信息化管理,使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析.采用先进的存储设备的管理软件,以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性.积极借鉴先进的管理方法,使人事档案管理更加科学、合理,保证人事档案管理与企业发展相适应.使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用.

企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作,进而完善其管理体制.企业要认识到人事档案管理的重要性,提高人事档案工作的地位和作用,定期听取人事档案工作的汇报.制定严格的材料鉴别和调查制度,确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理,保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外,人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作,严格执行工作任务,使企业的人事档案管理实现制度化、标准化.

管理队伍是企业发展的核心力量,档案管理队伍的建设也同样具有重要的作用.高素质的档案管理队伍,不但是人事档案管理自身的需要,也是企业人事制度改革的重要任务.企业的人事管理队伍应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系.从大的方面来讲,企业人事档案管理人员应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件,及时掌握党的方针政策；从小的方面来讲,人事档案管理人员应该熟悉相关的人事管理工作业务,熟练掌握工作流程和现代化的管理技术,进而保证人事档案队伍的整体素质.

新时期加强企业的人事档案管理,不但是企业内部人事管理的需要,也是企业谋求长期发展,提高核心竞争力的需要.加强企业的人事档案管理不但要意识到管理中的缺陷,还要正视这种缺陷,并采取积极的措施来克制这种缺陷,进而使人事档案管理完善化和科学化.

（作者单位：开滦能源化工股份有限公司范各庄矿业分公司）