电力工程总承包项目档案的管理

摘 要：我国电力行业发展迅速,电力工程的数量越来越多；在电力工程总承包项目的建设过程汇总,会有大量的文件材料出现,在管理中存在着较大的难度,针对这种情况,就需要相关工程参建单位积极参与进来,密切协作,将总承包项目档案管理的作用给充分发挥出来.

关 键 词：电力工程；总承包项目；档案管理

我国建设行业发展迅速,逐渐创新出来了一种全新的建设管理模式,也就是电力工程建设总承包,这种模式指的是结合相关的合同约定,总承包商完成完整项目,如项目立项、勘测、设计以及施工和设备材料的采购等等,然后移交给业主.目前在各行各业中已经开始广泛应用这种模式,因为其具有一系列的优点,如不需要较高的成本和较长的工期,就可以获得较高的质量等等.

1.工程总承包档案管理的特点

一是有着较多的内容和较广的范围：因为电力工程项目建设的全过程都被工程总承包所涵盖,并且总承包方承担了较多的责任和义务,这样有很多的方面都会形成工程总承包方案,有着十分广泛的来源范围,在工程项目实施全过程中,必然会有大量的文件材料所产生,如项目立项、工程招投标以及设备材料此案够和竣工验收等等.

二是有着较多的参与单位：上文我们已经提到,工程总承包的档案管理并不是某一个部门的事情,需要相关方面积极参与进来,共同合作,来完成管理任务.因为工程承包项目有着十分多的参建单位,这些单位来自于不同的地区和行业,有着差异化的性质,那么要想促使档案管理工作顺利完成,需要相关单位积极参与进来,总承包方来对各个分承包方的档案管理工作进行组织和指导,从而顺利完成整个项目的档案管理工作.

2.电力工程总承包项目档案管理的要点分析

一是对各个参与方的职责进行明确：要对工程总承包的特点充分考虑,合理设置和分工,对总承包方和分承包方的职责明确规定下来,具体来讲,总承包方的职责可以从两个方面来进行阐述,首先是采取科学合理的措施来监督和指导分承包方档案业务,其次是要科学收集、整理自身的档案材料,同时对分承包方的档案资料进行接收,然后移交给业主.分承包方结合确定下来的职责要求,来在相关部门的工作责任制度中加入档案管理的内容,在工程建设计划中加入文件材料的收集和管理工作,保证在工程建设的同时,可以进行档案管理工作.

二是对构建的各项规章制度等进行健全和完善：上文我们已经提到,工程总承包项目有着较多的参建单位,并且有着较大的流动性,单位行业和性质的差异,会出现不同的管理规范.针对这种情况,总承包方就需要严格结合国家的相关法律法规要求,将行业标准等充分纳入考虑范围,对构建的各项制度进行健全和完善,对各个分承包方的档案管理工作进行规范.

三是要重视过程管理和提前介入：在电力工程建设初期,总承包方的档案管理人员就需要提前介入进来,以此来对电力工程项目的具体情况进行充分了解和把握,如总体规划、计划进度等等,要积极联系项目经理,在项目管理中加入档案管理的内容.同时,还需要制定相关的管理制度,以此来更好的进行工程项目档案管理工作.在工程建设的同时,需要进行档案管理工作,也就是在施工的各个阶段,如施工、竣工验收等等,同步来收集、整理以及归档文件材料等等.总承包方需要设置专门的工作人员,在施工现场对分承包方的工作进行指导,验收和归档各个分承包方的档案资料；否则,因为竣工期间只有较短的时间,却有着较多的档案材料需要整理和归档,增加了工作难度,整理质量也无法得到有效保证.

四是要充分利用先进的技术手段：目前,计算机网络技术得到了飞速发展,被广泛应用于各行各业中.那么在电力工程总承包项目档案管理中,也需要将网络化管理手段充分应用进来,以此来促使工作效率得到有效提高,更加规范的进行档案管理.总承包方需要结合工程具体情况,采取先进的科学技术,进行网络工程项目档案管理系统的构建工作,以此来信息化管理工程项目,可以构建项目档案编码体系,在计算机数据库中存储案卷信息,以此来在网上运行和归档相关文件和档案.通过大量的实践研究表明,进行网络化的档案管理工作,可以对各个参建单位档案资料的整理工作进行有效的监控和指导,这样有问题出现,可以及时的发觉和处理,以此来更加准确和完整的完成档案归档工作,促使工作效率得到有效提高.

五是工程总承包档案管理中需要注意的一些问题：首先,要确立总承包方的领导作用,在工程总承包中,档案管理具有十分重要的作用；为了保证能够得到完整和准确的工程建设档案,就需要明确总承包方的领导作用.其次,要制定相关的管理制度,要结合国家的相关要求和本行业的管理标准,对工程档案管理制度进行科学制定,对职责义务进行明确规定.在电力工程总承包项目中,需要对档案分类方案、档案管理软件以及案卷格式等进行统一和完善,这样才可以更加规范的进行工程总承包项目的档案管理工作.要将工程总承包项目档案管理工作的质量直接挂钩于参建单位和工作人员的经济利益,如果没有严格依据相关要求来归档文件材料,或者档案管理质量不高,工程结算工作就不能够正常进行,只有这样,才可以将相关参建单位和工作人员的积极性和主动性给充分发挥出来.

3.结语

在电力工程中,要想做好总承包项目档案管理工作,就需要结合工程的具体情况,明确各个参建单位的职责,对构建的各项制度进行健全和完善,同时重视过程管理和提前介入,以此来促使电力工程总承包项目档案管理工作的顺利完成.