电算化会计的内部控制

摘 要：随着软硬件和网络技术的发展,实行电算化会计成为经济社会发展的必然趋势,由于岗位设置以及电算化会计固有的缺陷等原因,导致电算化会计在工作组织或业务实施中出现会计信息失真、不合理、不合法等诸多问题.因此,本文针对存在的问题进行了认真思考,并指出在电算化会计环境下内部控制制度建设是根本,而完善相关岗位设置是保障.

关 键 词：电算化；会计；内部控制研究

中图分类号：F232文献标识码：A文章编号：1001-828X（2012）07-0-01

一、电算化会计内部控制概述

1.电算化会计内部控制的主要内容

电算化会计内部控制主要包括电算化系统开发控制、系统的安全控制和操作人员岗位控制.系统开发控制主要是指系统在正式投入运行和完善修改时,在申请和测试阶段必须进行一定的审批手续.系统的安全控制是指电算化会计需要采用安全手段来保护系统数据和操作程序,防止数据丢失或操作程序错误造成会计资料丢失或数据被篡改,系统的安全控制是电算化会计内部控制中的最重要的环节.操作人员岗位控制是指应将程序设计、计算机操作、维护管理人员等职务予以分离,减少利用计算机进行会计舞弊的可能性.

2.实行电算化会计内部控制的必要性

电算化会计信息系统在账务处理流程上与手工会计信息系统不同,其风险程度更高,所以实行电算化会计内部控制比手工会计信息系统更有必要性.一是实行电算化会计后,许多业务处理程序简化,更依赖于内部控制来解决会计的内部牵制制度问题.二是电算化条件下,会计的权限分工的主要表现为口令授权.口令更容易被冒用,一旦被窃取,便会带来巨大隐患.三是电算化会计的快速发展,从单机操作逐步向网络化发展,远程报账、远程报表、远程审计逐渐成熟,也使电算化会计信息系统出现许多新的特征.同时随着ERP在企业中的逐步实施,为电算化会计赋予了更多的新内容.因此,建立完善电算化会计内部控制既有紧迫性又有必然性.

二、电算化会计系统下内部控制存在的问题

1.现有会计工作岗位设置和电算化岗位需要不符

按照财政部颁布的《会计工作规范》要求,会计机构应设置财务部门负责人、出纳会计、工资核算会计、成本会计、总账报表会计、稽核会计和档案管理等,以满足各岗位内部控制规范的要求.而在会计电算化条件下,原始凭证一经录入,几乎全部数据的处理都由计算机来完成,从数据确认、采集、统计输出都完全按一个数据流整体运行,不能割裂,不能像手工记账一样分开管理.《会计工作规范》的制定是按手工记账思路设计的,没有考虑到电算化工作的需要,制度和实际相脱节.同时有些企业在实行电算化会计后,考虑人员成本问题,精简了部分会计人员,人工审核机制不完善,电算化会计条件下内部控制大大削弱,甚至消失了.

2.难以解决内部控制失效问题

手工会计系统中,会计人员之间的联系是直接的,形成了相互制约、相互监督的运行机制.而在电算化会计信息系统中,人与计算机的联系变成联系的主体,内部控制无法反映人为篡改信息的过程,导致内部控制失效的风险加大.一方面,在电算化会计系统中,会计数据从记录在凭证、账簿、报表等纸介质上转变为记录在磁盘或光盘上,对数据修改可做到不留痕迹,这就给会计的记录带来了风险,计算机软硬盘和其他存贮介质中的会计资料、程序容易丢失或被篡改.另一方面,电算化会计软件设计中资料保密性问题无法保障,虽然系统用户有口令、声音监测等检测手段和用户权限设置等限制手段,但对于比较专业的计算机人员来说,完全可以绕开各种保护措施,通过修改数据库和进行后台操作,直接读写这些数据库文件,甚至对文件中的数据直接进行增删修改等操作,导致内部控制中保密性缺失,不能真正起到对会计资料的保护作用.

3.会计工作交接无法满足内部控制的需要

会计工作交接是内部控制中一个重要环节,很多内控制度性缺陷都是通过会计交接工作暴露出来的.而电算化条件下,单位会计交接一般只局限于手工记账时代的实物交接.即印章、会计报表、、会计档案和票据等,忽视了会计电算化数据和存储介质的交接.为单位内部控制埋下了隐患,也不利于交接前后岗位责任的界定.

三、如何有效的在电算化会计环境下实行内部控制

会计信息质量问题好坏,小到关乎企业和发展,大到关系到国家经济健康运行.据统计,现在我国会计信息占了整个经济信息量的70％以上.可以看出,在信息化条件下,会计电算化是企业管理发展的必然趋势,而在电算化系统信息技术环境下,内部控制实现方式和手段会发生新的变化,如何适应这种变化,我做了一些思考.

1.制定完善各项制度是根本

结合电算化会计发展需要,重新修订《会计工作规范》.为了保证《规范》能确实落到实处,确保会计数据程序完整、数据可信及安全性需要,应该允许会计部门根据单位电算化会计和单位内部控制的需要设置相应的会计岗位.建议按电算化流程设置会计机构负责人、系统安全员、数据采集输出员、信息操作分析员以及相应的内部稽核岗位,以利于单位内部牵制制度和电算化会计系统模块能够协调统一.

2.降低系统风险是关键

内部控制中会计签章制度无法有效实施,是内部控制在电算化会计条件下的固有性风险.可将主要手段放在电算化会计系统的内部控制体系的建立和执行上,确保信息记录流程和处理指令的正确、合法.同时在凭证处理上加强检索功能,保证能快速追查到业务源头,这样即使签名功能有效性不能确保的情况下,也能有效控制,确保牵制职能落到实处.对于无痕迹篡改的内部控制方面,要选用经过国家认证的会计核算和监督软件是关键,防止在操作维护控制方面出现问题,导致会计数据被非法修改、删除.

3.提高会计人员素质保障

电算化会计说到底还是人控制机器,而不是机器控制人,所以,人成为电算化条件下内部控制有效性的保障因素.一是要提高会计人员的诚信意识,从思想上杜绝舞弊行为的发生.二是要加强会计人员培训,特别是电算化方面的知识的培训、更新.三是要加强审计监督力度,结合内部和外部审计的特点,有针对性的对电算化会计内容进行专项审计,及时发现问题、及时进行整改.

未来之路,应该是财务共享之路,而不是现在的单机核算主的简单电算化会计,ERP系统和XBRL网络财务报告逐渐成为电算化会计的核心内容.经济越发展会计越重要,而电算化会计越发展内部控制就越重要.因此,制定严格的电算化条件下内部控制管理制度不是一劳永逸的事情,需要广大财会工作人员不断思考,不断创新,以不断提高会计电算化条件下的内部控制水平.