实践原始凭证电子化,延伸会计监督视野

摘 要：随着电网企业信息化水平的不断提升,传统财务下,票据流转、凭证调阅、事中控制、业务效率等都是困扰财务与业务人员的重大难题.如何精益的实施会计基础工作规范、实施原始凭证在线稽核、实施会计信息深度穿透?本文分析在ERP系统标准功能基础上,依托非结构化数据管理平台,遵照Documentum标准的设计原理,通过采集子系统在每个基层单位部署专用扫描仪,管理主系统对子系统采集的电子票据进行集中存储、查询、引用及与其他系统集成,实现影像采集、影像管理、基础支撑三项功能.有效压降往返报账费用,提升原始凭证电子化水平,延伸会计监督视野.

关 键 词：原始凭证,监督,信息系统

一、系统实施背景

由于电网企业覆盖地域面广、业务情况复杂,因此目前在市供电公司下属各区县供电局、直属单位常设报账点,报账人员负责收集和整理相关业务单据,并定期传递到上级财务部门,上级财务人员在收到票据后进行集中审核以及后续账务、资金业务处理.存在票据流转时间长、业务处理不及时、手工整理录入信息量大、票据管理不便等问题.本文基于财务共享怎么写作理念,引入原始凭证影像化,实物票据电子化的国际领先做法,实现财务票据影像分散式采集和集中式存储管理,从而大大提高业务处理效率,降低票据传递成本,提高会计核算标准化水平,延伸和扩大财务稽核视野.

二、系统开发情况

(一)系统功能介绍

票据影像管理系统通过电子技术将票据影像化、数字化,通过该系统进行在线审核、会计业务处理以及付款查询等工作,是构建在Documentum内容管理平台之上的平台性应用系统.系统设计遵照Documentum标准的设计原理,由采集子系统（扫描仪）与管理主系统两部分构成,采集子系统在每个基层单位部署专用扫描仪,管理主系统采用集中模式,对子系统采集的电子票据进行集中存储、查询、引用以及与其他系统之间的集成应用.财务人员在原有业务操作基础上,只需维护简单必要的字段,即可实现票据影像全信息数据维护,用户提交影像数据、管理人员查阅及稽核均可通过网络在线完成.这种模式下不需要频繁进行票据实物传递,只需定期集中传递归档,为在线稽核提供支撑,为深化会计集中核算、风险在线监控、资金集中管控奠定坚实基础.

(二)组织保障

一是实施单位应建立由财务骨干、应用系统实施人员以及财务信息系统技术支持人员组成开发工作组.二是依托企业已有信息平台,配备测试环境和生产环境以满足影像管理系统的稳定、高效运行.三是建立怎么写作技术,运行管理与控制制度体系,实施安全保障机制,保障影像管理系统整体应用效果.四是开展现场集中培训、开放培训怎么写作器以方便用户操作练习、提供协同功能模块用户使用手册、在线帮助文档、视频录像、问题解决列表等方式进行技术支持.

(三)系统开发方案

一是配合系统开发建设,调整优化工作流程.通过内部员工报销业务流程优化,同步生成业务相关的票据原始影像数据,将报销业务过程、ERP财务凭证数据与票据影像紧密的关联起来,使业务管理及业务数据更加规范和完整.二是配套开发集成应用,构建系统紧密耦合.按照现有核算模式,通过对ERP系统与员工报销系统的增强开发,实现员工报销业务以员工报销系统为主,集成调用票据影像系统非结构化数据,票据影像数据集享,达到财务业务系统与影像系统的无缝衔接,提高系统易用化水平.三是规范凭证标准模板,推动凭证规范管理.统一原始凭证粘贴方式、粘贴张数、打印格式,合票据影像系统上线业务类型,设立记账凭证标准模版,大力推动会计凭证模板化功能应用,规范常规业务处理.四是组织系统上线应用,总体协调保证效果.在实施过程中收集相关的意见和建议,提交支持组.由支持组分析这些意见和建议,并提出解决方案报相关领导,支持组再根据审批意见对应用软件进行优化和完善、测试,并经评审后统一进行发布.

三、取得的成效

第一,充分展现效率效益.通过票据影像系统应用,缩短了票据流转时间,有效规避了大量审核、突击核算发生会计差错的概率,财务怎么写作质量及会计信息质量显著提升,实现原始凭证在信息系统中实时调阅查询,改变过去在档案库中调阅纸质档案的繁琐与低效,有效缩短查询资料时间,票据业务电子化,减少传递单据的频率,体现先进管理理念带来的直接效益.

第二,显著提升稽核效率.票据影像系统实现了根据业务类型、报账员、报销单号、影像号、凭证号、影像状态等多种全过程、无盲点的影像数据查询,原始凭证的可视化,拓宽了在线稽核维度,为事前、事中、事后稽核奠定信息基础.吉林公司以成本费用、业务数据集成、单据传递为重点进行在线稽核,在线稽核效果堪比现场稽核,稽核效率显著提高,同时加大了专项稽核成果转化运用,有效规范财务人员履职守则行为,确保依法理财、依法经营.

第三,有效提升数据质量.原始凭证的可视化,有效提升了信息加工、展现、穿透、分析与业务洞察力,以财务数据穿透原始单据为基点,推行“一本账”数据普查报告制度,结合自主开发的财务管控数据质量检查工具,有效监控业务数据质量,强化数据治理,切实提高核算信息的实用性,通过票据影像系统全面了解业务处理全过程,对业务进行深刻剖析与确认,实时关注重点问题与事项,增强会计信息的决策支持力.

第四,有效实施节点管控.统一规范业务处理工作流程,实现票据影像系统与员工报销系统、ERP系统充分集成,每个节点操作动作及处理时间都留有记录,同时伴有影像资料,进行痕迹化管理,强化了费用报销内部控制,有效加强对各项费用的动态管理,提高财务对业务的监督管控能力.

第五,全面实现标准统一.在完善细化会计核算实施细则的基础上,以统一凭证摘 要、凭证附件、票据影像要素、规范业务处理、严格控制执行为重点,大力推行会计凭证模版化功能应用,规范常规业务处理,实现财务核算标准和工作标准高度统一,全面提高规范化、标准化、精细化水平,规范原始凭证粘贴方式、粘贴张数、打印格式,实现扫描方式统一、记账凭证规范,结合原始凭证电子化应用,推行“原始凭证―会计核算―凭证装订”全程标准化,实现业务类型与原始凭证类型唯一对应,保证原始凭证的真实性、完整性、可靠性.

第六,延伸会计档案触角.在账务数据集中部署过程中,吉林公司制订了统一的会计电子档案管理标准和格式,开发了会计电子档案管理系统,具备随时与财务管控系统挂接与分离功能,有效解决了多系统、多版本的会计电子档案转换和归档问题,实现财务资料独立于核算系统存放、移动查询以及案卷借阅管理电子化.在此基础上,应用票据影像系统,实现原始凭证电子化存档,与相关会计凭证有效链接,为会计档案电子化下一步的深化应用提供了新的工作思路.

四、结论

开发应用票据影像系统实现了原始凭证电子化,有效减少基层单位传递纸质单据频次,使压缩基层单位经费账户数量,集中报账、资金集中管理成为可能,为一行一户管理模式奠定基础,有效降低资金风险,缓解资金压力,同时通过影像管理系统实现与ERP系统、员工报销系统无缝对接,直接强化了财务对业务的实时管控,为原始凭证在线稽核、原始凭证系统痕迹管理等提供重要的技术支撑,夯实了财务管理基础,强有力的支持财务集约化发展.