会计档案管理

摘 要：会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累,不仅能完整地呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面,而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据.本文分析了会计档案的收集、整理、形成、保管与使用中存在的问题并就如何使会计档案管理实现制度化、规范化、科学化提出几点建议.

关 键 词：会计档案管理；现状；建议

中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：1001-828X（2012）06-0-01

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,是国家和单位档案的重要组成部分；随着会计电算化事业的不断发展,对电算化会计档案的管理工作的要求也越来越高.

一、会计档案的收集与整理

会计档案是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据,是形成会计档案的前提和基础,其收集范围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算相关资料等四个部分.会计凭证除转账凭证、收款凭证、付款凭证、记账凭证外还包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等；会计账簿包括总分类账、各类明细分类帐、日记账、银行存款日记账以及固定资产台账、低值易耗品台账等辅助登记备查簿.对于这些账簿要分别整理立卷,按部门保管.订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页,按科目顺序整理成册,装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总账、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页,并准确认真填列各项内容.账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号,每册账簿单独编一个流水号,编号可用机打印,也可用碳素或蓝黑钢笔编写；会计报表分月、季度、半年度、年度会计报表.每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等.会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理,报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订.各类会计报表应编写页码,其方法与会计账簿相同；属于财务业务范畴其他会计核算相关资料,如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等.会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理.

二、会计档案形成与保管

(一)上述会计档案均应整理装盒,并按要求填齐盒上各项内容

会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册.当年形成的会计档案,可暂由会计机构保管一年,期满之后应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管.

会计档案的保管期限分为永久、定期两类.定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类.年会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起.月、季度财务报告(包括文字分析)3年；银行对账单、银行余额调节表、固定资产卡片、固定资产报废清理后5年；总账、明细账、会计凭证、会计移交清册等保管期限为15年；银行、日记账保管期限等25年；年度财务报告决算(包括文字分析)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等保管期限为永久.保管到期的会计档案,由本单位档案机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见,由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销.

三、会计档案管理中存在的问题

(一)对会计档案管理工作的重要性认识不足、意识淡薄,导致会计工作与会计档案管理相脱节.

(二)会计档案资料收集不全.

(三)会计档案管理人员综合素质有待提高.

(四)财务档案管理不完善、不规范、不重视.

(五)纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步.

四、完善会计档案工作管理的建议

(一)各单位领导从思想上引起足够的重视,加强培训.《会计档案管理办法》第四条明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密.”可见从法律的高度来依法加强管理,使会计档案管理走上法制化轨道.同时应依法加强对会计档案工作人员的全面培训,把增强会计档案管理知识和操作技能作为会计人员岗前培训和考核的重要内容,有效地防范问题进而起到应有的重要作用.

(二)整理各类会计档案,认真妥善保管.对存放的手工会计档案,要及时认真细致地清理修整、妥善保管归档.会计电算化软件系统、程序及存储在磁性介质上的会计数据、资料,均应视同档案及时整理、保存并妥善保管归档.为查找方便,应按照类别、保管期限分开存放.无论手工还是电算化会计档案管理都要做好防磁、防火、防潮、防热、防冻、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作.重要会计档案应有备份,存放在两处不同的建筑物内.采用磁性介质存贮的电算化会计档案,要定期进行检查、复制备份,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失造成不必要的麻烦和损失.存放有磁介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查,防止感染病毒.

(三)建立各种管理制度.根据本单位的具体情况,建立健全会计档案的立卷制度、保管制度、查阅登记制度、保密制度、归档制度、销毁制度等.保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、安全保密.对实现会计电算化形成的会计帐簿和会计报表的保管,应打印以纸质形式便于保管,其保存期限按照《会计档案管理办法》的规定执行.

(四)要定期进行会计档案资料鉴定销毁.《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定.会计档案人员会同财会部门,积极做好会计档案的鉴定工作,有价值的妥善保管,无价值的大胆销毁,对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁,应单独抽出重新立卷,相关人员签字确定并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明.

(五)做好会计档案交接.会计档案整理立卷,编制好“会计档案移交清册”(一式两份)后,即可手续移交到档案部门进行保存；档案管理人员接收后,要进行编号、编目、贴标签等工作,并固定档案的位置,便于查找；会计档案管理工作人员因工作需要等调离时,应认真负责移交手续,以保持会计档案工作的延续性.

加强会计档案管理工作切实提高财务管理工作水平,真正使会计档案管理实现制度化、规范化、科学化.