实现办公室行政管理精细化的方法探究

中图分类号：F272.9文献标识：A文章编号：1009-4202(2012)07-000-01

摘 要办公室行政管理精细化是企业管理的新方向,是提升办公室管理水平的有效途径.本文通过了解办公室行政管理的基本概念和要求,进一步的分析总结,探究如何实现精细化发展的策略与方法.

关 键 词办公室行政管理精细化

一、办公室行政管理精细化的概念

精细化是管理的新方向,是以科学管理为基础,以精、准、细、严为特征,致力于降低管理成本,提高管理效率的一种管理方式.精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路.

二、办公室行政管理精细化的内容与要求

要想推进办公室工作科学化、精细化的管理,抓好以下5个方面的工作：

一是要定岗定责,权责对等.要按照“定岗、定责、定标准”的要求,健全办公室工作的责任体系.所谓“定岗”,就是要根据办公室工作职能和流程,科学设置工作岗位.所谓“定责”,就是要明确界定岗位职责,确定工作衔接的节点和程序,做到分工明确、各司其职、协调配合.所谓“定标准”,就是要按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求,将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位,形成岗位工作规范.在优化流程的前提下建立健全体系,从机制上保证权责一致,是推行办公室工作科学化、精细化管理的重点.

二是优化流程,保障有序运作.建立科学简约、清晰明了的工作流程,是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提.要借鉴现代管理理论,健全和优化办公室各项工作流程.要根据办公室职能,建立信息调研,使各项工作均依流程运行.在流程设计中要做到目标明确,环节清晰,努力实现各环节间的“无缝衔接”,有机配合,信息共享,既相互促进又相互制约,既提高效率又减少出错率.

三是实行考核评议,提高绩效.要合理确定考核标准.对那些程序性、易于量化的工作,尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作,设计必要的定性评价的指标.要采取科学的考核方法.充分运用行政管理信息系统,自动选取并生成相关工作指标.对一些难以量化的指标,辅之以必要的人工方式,人机结合,提高考核效率.坚持综合考核和分类考核相结合,通过综合考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价,通过分类考核对办公室重点工作进行单项评价.

四是完善制度,夯实基础.要健全从政务怎么写作到事务管理,从外部协调到内部运转等办公室各个方面的工作制度,避免出现管理真空.要推动健全重大事项集体决策、专家咨询、社会公示和听证、决策评估等科学决策制度,提高辅助决策质量.要进一步完善督促检查制度,提高执行力.要对现行制度进行认真清理,保留合理的,补充必要的,废止过时的,形成完善、管用、有效的制度体系.有了制度,关键是要不折不扣地抓好制度的落实.

五是强化保障,要改进手段.依托先进的信息技术手段支持,实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化,是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路.要根据拓展范围、优化流程、全程监控的要求,推进综合行政办公信息系统建设.

三、如何做好办公室行政管理精细化

建设一支高素质的办公室干部队伍,是推进办公室工作科学化、精细化的管理.

一要增强把握规律的意识.办公室工作有其自身的特点和规律,不注意认识和掌握它的规律,推进办公室工作科学化、精细化管理就无从谈起.要增强创新意识,工作不能因循守旧,必须不断创新管理理念、管理方式,更好地体现时代性,把握规律性,富于创造性.要增强精益求精的意识.坚决克服大而化之的粗放式管理.

二是要提高科学化、精细化管理的能力.深入实际,开展调查研究,提高抓落实的能力,多占有第一手信息资料,拿出有情况、有问题、有分析、有建议的调研报告供领导参考.要提高统筹协调的能力,充分发挥综合部门的优势,善于从全局思考、筹划、安排和处理问题.以构建和谐团队为目标,营造宽松和谐的办公室工作环境.

三运用科学理论和方法指导推动实践工作.推进办公室工作的科学化、精细化管理,要以科学的理论为指导,不断提高管理实效.要认真学习借鉴现代管理理论,掌握现代管理方法,运用现代管理技术,拓宽管理思路.比如,学习借鉴持续改进的管理方法,及时发现办公室工作中存在的问题和薄弱环节,有针对性地采取改进的措施,达到不断优化的效果.学习借鉴零差错管理的方法,在办公室工作中坚持零差错标准,全面提高工作质量和效率.

四是全体人员要树立起良好的工作作风.办公室工作科学化、精细化管理措施的落实,要靠扎实的作风来保证.（1）要爱岗敬业.做好一项工作,热爱是前提,奉献是基础.提高办公室工作科学化、精细化管理水平,必须要热爱办公室工作,甘于奉献,尽职尽责,充满地工作,努力在平凡的工作岗位上做出不平凡的业绩.（2）要雷厉风行.办公室工作效率的高低,直接影响到整个机关、整个系统的效率,因此办公室工作人员要有强烈的效率意识,努力做到闻风而动,雷厉风行,决不允许出现办事拖沓、推诿扯皮等影响工作效率的行为.（3）要清正廉洁.办公室人员在领导身边工作,代表着领导和机关的形象.必须时刻牢记“两个务必”,模范遵守廉政纪律,自重、自省、自警、自励,一身正气,两袖清风,树立清正廉洁的良好形象.要严谨细致.办公室工作无小事,办公室的每项工作,诸如发一份文件、打一个,都可能对全局工作产生影响,因此,必须严格按照职责程序和规范要求,努力做到有百密而无一疏.（4）要牢固树立“细节决定成败”“天下大事,必做于细”的理念,把重视细节作为一种素质,一种修养,一种工作态度,从小事做起,把小事做好,从细微之处见精神、见水平、见魅力.