办公自动化对高校文秘资料员工作的作用

摘 要：办公自动化对高校文秘资料员工作的规范化、标准化和科学化提出新的要求.本文阐述了办公自动化对高校文秘资料员工作的影响,力求扬长避短,因势利导,切实有效地应用好高校办公自动化体系.

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办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式.对高校文秘资料员的工作而言,办公自动化的内涵是文秘资料员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术,通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务,实现职能部门与教学部门之间的联系工作.它的实现使高校文秘资料员的工作流程规范化、标准化,提高了工作效率,促进管理工作的改革.OA的广泛应用使高校文秘资料员的工作发生了前所未有的变化.

一、办公自动化对高校文秘资料员工作的积极作用

1.极大地提高工作效率.接收、传递、发送公文是高校文秘资料员的常规工作.在传统的公文处理中,高校文秘资料员要将来自上级的文件进行整理、分类,然后传递给领导批阅,并按照领导指示对公文进行处理.采取人工的方式完成这一过程,步骤繁多,在传阅途中逗留较长的时间,容易耽误工作进度,甚至有的文件在领导还未传阅时就过了文件规定的时限,直接造成严重影响.在传统的公文处理中,部门发文领导必须在纸质发文单上签发,否则文件不能下发,如果遇到领导出差或不在办公室,就会在发文时间上造成延误.采用办公自动化,文秘资料员如果收到电子文件通过学校的办公自动化系统发送给领导批阅.如果收到上级纸质文件,可以第一时间将收到的文件扫描,也可以通过学校的办公自动化系统发送给领导批阅.部门发文,即使领导出差在外,也可以利用网络进行签发,极大地提高了工作效率.

2.有利于提高文秘资料员的业务素质.办公自动化以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的网络通信技术,广泛迅速地收集整理、加工存储和提取使用信息,使内部各单位方便快捷地共享信息.但人是办公自动化系统第一因素,办公自动化的实现从方方面面对高校文秘资料员工作提出了新的挑战.如何正确运用好办公自动化提高工作效率,是摆在每一位高校文秘资料员面前的问题.它时刻要求文秘资料员进行业务知识的学习,不断提高业务素质,熟练掌握应用自动化办公设备和技术的能力.因此,文秘资料员必须经常参加相关业务知识的学习和培训,提高自身业务水平,这样才能更好地适应现公自动化的需要.

3.文件归档、查阅更加方便快捷.在传统的方法中,高校的文件等资料基本以纸质档案的形式存储在学校档案室,文件归档、查阅都需人工完成,每年要花费大量的人力、物力来做归档工作,加上文件资料年限长、数量多,查阅很费劲,有时还查找不到所需的文件资料.应用办公自动化后,除了纸质存档之外,文秘资料员还可以直接在计算机上终端对文件进行电子归档,方便领导以及本单位工作人员日后查阅.在查询条件中支持标题、主题词、文号、时间、内容等方式查询,大大提高文秘资料员的工作质量和效率,同时也有效提高了文件的规范化管理,避免了由于文件过多而造成文件丢失或查找困难的现象发生.

4.有利于工作方法的改进.实现办公自动化后,传统的工作方式发生了重大变化,原先成堆的文件和纸张逐步被现代化的办公设备和电子文件所取代,工作方法也随之改变.学校工作涉及的环节比较多,往往需要多部门协作才能完成.如果采用传统的模式,往往耽误了时间.如果采用办公自动化后,可以直接在学校的办公自动化系统上进行信息的群发、文件共享等,很短的时间内就能传递到相关部门和人员.

二、办公自动化对文秘资料员工作的消极影响

1.工作的保密性难度加大.办公自动化系统的特点就是数据共享,数据共享程度越高,保密工作的隐患就越大.随着网络技术飞速发展,激光技术、人造卫星、红外遥感等技术加入到现代窃密活动中,如果办公自动化系统保密技术防范工作不到位,防范不严密,就可能造成办公自动化系统被攻击、入侵,信息被修改,甚至造成泄密.此外,文秘资料员工作上的疏忽也可能造成泄密,如用过的磁盘、U盘、移动硬盘等存储介质,废弃的打印纸等资料都可能留有秘密信息资料,计算机报修、报废时硬盘中含有涉密数据和信息,这些如没有妥善处理,就会造成泄密.

2.过分依赖办公自动化容易使工作无所适从.过分依赖办公自动化系统不仅容易使文秘资料员工作陷入被动,而且容易使文秘资料员的工作无所适从.办公自动化的应用使文秘资料员工作越来越离不开计算机和网络平台,如果平时没有养成备份文件资料的良好习惯,计算机一旦发生故障或遭受病毒攻击,信息资料无法恢复,将严重影响正常工作的开展.另外,许多资料可以从网络轻松下载、拷贝,也会养成不踏实的工作作风.因此,过分依赖办公自动化系统,如遇到停电、计算机或网络发生故障,工作将无所适从.

3.在办公自动化系统中使用公章存在较大安全隐患.在传统的方法中,文件、各类证明以及各种业务往来等纸质资料都需要加盖单位公章,文秘资料员可以严格按照学校有关规定使用公章,可控性强.采用办公自动化后,许多电子文档虽然可以通过扫描等技术手段使用电子印章,但这种电子印章很容易被盗用,是极不安全的,一般不使用.

三、扬长避短,发挥好办公自动化的积极作用

1.加强业务学习,提高文秘资料员的业务技能.高校办公自动化系统是否能发挥应用的功能,关键因素是人.办公自动化是一个人机交互系统,其功能的发挥必须在人的干预和控制下才能实现.如发文流程中,文秘资料员不仅要熟练掌握公文格式,还要掌握计算机信息处理技术和网络技术,熟练使用办公自动化软件.因此,文秘资料员必须具备办公自动化所要求的素质与技能.文秘资料员必须认真学习办公自动化软件技术、计算机信息处理技术、网络技术和公文处理等相关知识,并在实践中不断摸索,全面提高业务技能.

2.做好保密工作,维护办公自动化系统的安全.维护办公自动化系统安全是文秘资料员的责任,面对网络技术的飞速发展、泄密渠道日益增多、窃密手段不断现代化的新特点,办公自动化保密难度也随之加大.文秘资料员要加强办公自动化系统安全技术方面的工作,在计算机上安装杀毒软件并及时更新病毒库,建立安全预警机制,减少网络入侵的威胁；在数据库、物理设备、怎么写作器的数据上采取必要的保护措施.此外,文秘资料员要及时了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况,增强保密意识,积极参加有关保密技能的教育培训活动,熟练掌握、运用各种办公自动化设备,提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平,防止泄密事件的发生.

3.合理应用,避免过分依赖办公自动化系统.过分依赖办公自动化系统会使文秘资料员的工作陷入被动.文秘资料员要转变观念,积极学习先进的办公自动化技术,不断提高办公自动化操作水平,以适应新时期办公自动化的要求.同时,文秘资料员要合理应用,避免过分依赖办公自动化系统,及时备份相关信息资料.文秘资料员要养成务实的工作作风,掌握第一手材料,把办公自动化与传统文秘资料工作有效结合,在工作中争取主动.

总之,文秘资料员在办公自动化实施过程中,要扬长避短,既要充分发挥办公自动化的积极作用,又要克服办公自动化带来的消极影响,积极发挥主观能动性,这样就能切实有效地应用好高校办公自动化体系.