对基建会计档案管理的认识

中图分类号：F231文献标识：A文章编号：1009-4202（2012）06-000-02

摘 要基建会计在基础建设领域内广泛应用的一种专业会计,是我国社会主义会计的重要组成部分.而基建会计中的档案管理怎么写作于我国的基础建设,对发展社会主义经济具有非常重要的作用.本文旨在对基建会计中档案管理的现状及存在问题进行分析,并进一步提出在实务操作中加强基建会计档案管理的有效措施.

关 键 词基建会计档案管理现状及存在问题措施

一、基建会计档案收集管理范围

根据我国的《会计档案管理办法》,会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.具体包括：第一,会计凭证类：原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证；第二,会计账簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿；第三,财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告；第四,其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册.

二、基建会计档案管理的现状及存在问题

与企业会计、行政事业单位会计等一般的专业会计相比,基建会计具有其特殊性.最主要的特殊性体现在会计主体的特殊上.一般专业会计的会计主体一般均为法人主体,但基础建设会计则以一个独立会计核算的建设项目作为会计主体,来反映和监督投资项目的资金来源、项目资产的形成和运用情况.基建会计核算的特殊性及有些单位的主管财务人员对基建项目的业务核算掌握不透彻,对基建会计的核算工作无从下手.根据基建会计档案管理的收集范围,会计核算工作的障碍也会给会计档案的管理工作带来问题

(一)忽视收集与管理

根据我国的《会计档案管理办法》,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册.然而在实务操作中,一方面由于部分财务人员对基建会计知识、规定较为陌生,一旦企业发生了基础建设项目,对会计核算业务就无从下手,不能及时与施工队伍核对往来账目；另一方面由于财务人员意识上没有跟上,对档案管理的重要性认识不足,未能及时收集材料,更谈不上最资料进行认真归档,对发生的混乱现象听之任之.两方面的原因造成基建会计的档案管理的混乱、不规范,严重影响了基建会计的正确反映.

(二)档案管理不规范

在上文中已经提到大多数企业都没有专职的会计档案管理人员,一般均为企业会计来兼任档案管理人员.一人分担两职,导致会计档案整理归档不及时、管理滞后和混乱,欠缺规范性.档案管理的混乱,最严重的后果就是查找困难和会计凭证丢失,对于基础建设来说,业务支出多数都较为庞大,一旦原始资料丢失,影响项目的真实核算,造成的经济影响是十分惨重的.另外,《办法》规定各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损和泄密.这对大部分企业来说,也是没有做到的.

(三)档案管理制度不健全

企业基建会计的档案管理制度主要是参考2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理方法》.虽然《方法》中对我国企事业单位的档案管理作出了详细的规定,但在实际运行过程中,许多企业的财务部门并没有制定具体的管理办法,管理制度并没有形成.甚至都没有一个专业的档案管理人员,会计人员兼任档案管理,档案的存放就随随便便的与杂物堆放在一起,没有设定专门的档案室.而对会计档案电算化管理,也没有制定相应的管理方法,电子文件、数据等散落在各部门人员的计算机中,没有形成磁介质的会计档案.

(四)档案管理人员业务素质不高

财务人员对基建工程情况了解较少,导致基建工作于财务的链接不揭秘,直接影响了基建会计核算的质量.有一些工程已开工并支付了首期工程款,财务人员还没有收到该项目的工程批复、设计批复、施工合同等材料,那么就只能根据经验来进行核算,这必然会使得平常的核算与竣工时“工程概预算执行情况表”的概算项目核算不能完全匹配,报表的准确性得不到保证.根据错误的报表编制的会计档案准确性肯定会受到影响,结果并不能准确反映真实情况,项目建设中财务监督的作用没有得到发挥.

三、加强基建会计档案管理的措施

(一)提高思想认识,安排专人负责基建会计档案的管理工作

对企业来讲,不管做什么事情,领导重视关键.基建企业会计档案管理工作之所以会出现管理混乱、不规范、业务人员素质低等问题,归根结底是企业领导对档案管理的重要性认识不够,在人力、财力、物力、时间诸多方面没有给与档案管理必要的投入和支持,档案管理制度处于缺失状态.所以,做好基建会计档案管理工作的当务之急就是提高企业领导和财务人员的思想认识,使其充分认识到档案管理工作的意义所在.安排专职人员负责档案管理,同时根据基建项目的规模分配相关责任人的工作,保证会计资料的收集、整理、归档有序进行,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记等工作.只有领导重视财务档案的管理工作,底下的财务人员的档案意识才能得到强化,工作态度才能更加认真负责,才能自觉的按照企业档案管理规定,积极主动地做好档案收集整理工作.因此,提高领导及财务人员对会计档案管理工作的认识,增强对其的重视程度,是会计档案管理工作顺畅进行的重要保证.

随着计算机的高速发展,电算化会计在企业的应用越来越普遍,财务档案信息化和档案工作现代化是现代档案工作的大势所趋.对基建会计而言,规模大、工期长,资金往来频繁,会计核算不同于一般企业会计,会计核算对基建项目起到关键的财务监督作用,因此,做好基建会计的档案管理是非常重要的.首先,应明确基建会计信息化管理的主要内容：○1监督、保证按要求生成各种档案；○2保证各种档案的安全与保密；○3保证各种档案得到合理有效地利用.[1]其次,加强会计信息化档案的安全管理制度.这主要是指：○1档案管理的权限设置,要明确哪些人进行维护操作,防止数据和软件的非法删除和修改；○2重视操作日志管理,通过对操作日志的管理,档案管理人员可以清楚地掌握查阅人员对档案的使用情况,一方面可以监督、控制非法操作,另一方面对发生的错误进行追踪,以便对破坏的数据进行及时修复.（三）根据实际情况,可适当延长基建会计档案在财务处的保存时间[2]

根据我国的《会计档案管理方法》规定,财务档案在财务处存放时间满一年后就应该进行档案移交,而基建项目的特点之一就是工期较长,一般来说一个基建项目两年之内基本上完工并决算完毕,原财务处可临时申请档案室延长基建会计档案的保存时间,笔者认为基建项目会计档案在财务处的保存时间可以适当延长至两年.基建会计与事业会计实行不同的会计准则,在会计处理上表现为分开的两套账,在装订成册、编号等问题上两者互不影响,并且延长基建会计档案的移交时间也不会对事业会计档案的移交期限产生影响.这样一来,不但没有对企业造成不好的影响,反而方便了基建会计人员的查账工作,大大提高了基建会计的工作效率,为企业领导提高及时、准确的基建项目财务信息.

(四)建立健全基建会计凭证的管理制度,提高会计档案管理人员的业务素质

对档案管理而言,最重要的就是准确、完整、安全以及查阅方便.因此,建立健全基建会计档案管理制度,理应从做好这几个方面的工作着手.在遵守相关法律、法规规定的基础之上,基建会计根据基建项目的特点制定适合本企业发展的基建会计档案管理制度,如基建会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲保管期限、移交时间等.原则上,基建会计档案不得随便对外借阅,未经负责任同意,更不能对外泄露基建会计档案的内容,否则,应追究相关人员的法律责任.如果由于司法需要或者经负责任同意,需对外借阅基建会计档案时,必须履行登记手续.

一些企业的财务人员对基建会计知识的欠缺,影响了基建会计的顺利核算,进而影响基建会计档案的管理工作.针对此情况,企业有必要采取必要措施（如相关的培训或是提高对应聘人员的业务要求等）提高基建会计人员、基建会计档案管理人员的业务素质,以保证基建会计档案管理工作的顺畅进行.

四、总结

基建会计是记录基础建设项目的建设和发展过程的详细历史资料,是对国民经济发展具有重要参考价值和法律效力的书面证明,必须按照我国《会计档案管理方法》的规定,制定与企业基建项目相适应的基建会计档案管理条例与制度,确保基建会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等各项工作都能按照规章制度顺利进行,实现基建项目与财务部间的网络平台建设,促进企业会计档案的信息化,保证基建会计档案安全、完整、查阅方便,做好基建会计,更好地怎么写作于我国的国民经济发展.