好助理长什么样?

助理总是个尴尬的职位.从老板的角度说,助理是时间协调人、信息过滤者.Ta要对行政事务梳理得当,判断准确—哦,薪水,薪水可能不会给太高.至于助理一方,常见的思考回路总会陷入转行还是攒经验的无尽选择里.

所以当原影视公司的投资人出去新创一家PE公司,邀请杨丹若做自己的助理时,她仔细斟酌了一两天.还是助理,但这一次跨界到PE行当,这对她来说确实.

助理并不是杨丹若的职业愿望.他是个戏剧学院的博士,专攻东方戏剧专业.按照正常的职业发展路径,博士毕业后的她更应该去做老师,或者到戏研所、话研所这样的研究机构.在戏剧学院,她念了10年跟戏剧有关的课程,本科专业为戏剧文学,硕士专业是中国戏曲史,博士是东方戏剧.专业背景让她没有多少市场化的选择,只能去争取进入那些旱涝保收的单位,但在2009年毕业时,老师和研究机构,这两条路她都没能争取下来,竞争太激烈,“你找不到门进去”.

她想过做编剧.这个职业听起来也算专业对口.她曾经在一家大型影视公司过,她找到了当时的老板,申盟当一名职业编剧.那位老板正在琢磨一些电影之外的事—2009年创业板开市,随着华谊兄弟的上市,影视公司成为资本追逐的对象,他的公司遇到了许多机构的投资者,可他总觉得沟通上存在问题,影视行业的人与PE行业的人说的话互相听不懂,做影视的几乎都不懂资本和投资.

他反过来劝杨丹若：“你不要一毕业就来这里,你去接触接触资本市场是怎么回事,这对咱们将来自己的发展有好处,比如我的公司就特别缺这种人才.”

当时有两家影视公司刚刚合并,计划上市.那位老板介绍杨丹若去这家新组建的“天地人明和”做总裁助理,协助总裁做企业上市前的整合.

杨丹若一猛子投入了一个新领域,不过眼前的工作暂时显得有些杂乱无趣.她的职责是秘书和行政,最基础的,比如起草文件和进行会议记录.

会议记录这件事在一开始就几乎难倒了她,她的学历和积累,在这时候一点作用都不起.“连记都记不下来,人家说的很多词都听不懂,什么LP、PE、VC之类的.”

一场会议下来,她的笔记本上满是问号.事实上,为了记好记录,她甚至用录音笔录下会议全程,然后再花上数倍的时间逐字逐句地打出会议内容.第一次的会议记录交上去,便被劈头盖脸地说了一顿：这种东西发出去是要丢人的,完全没抓住重点!有过几次挨训的经历后,她才弄明白,所谓的重点大概都是什么东西,例如议题、进展情况、能预见的问题以及解决办法,而其他无关信息和延展讨论的部分都可以省略.渐渐地,她才丢下录音笔,一场6小时左右的会议,她知道怎么用2000字概括地记录下来.

在最初阶段,她不可避免地时常犯错,文科生的散漫,让她有时甚至会忘记老板交代的事.她后来回忆,自己当时的确算不上一个称职的助理,万幸的是,她碰见了一个“志趣相投”的老板.“他本身偏好文学,觉得我的专业和他的爱好相关,和我能谈得来.”

“会聊天”算是她的本领,和一般人比,她平时习惯吸收的信息量更大,而且知道如何在适当的时机使用这些信息.当然,她学东西也很快,过了一段时间,做助理的一些基本功,她都训练得差不多了.

虽然社交能力优秀并不被人们列为必要的职业素质之一,甚至在传统观念里,少言多行似乎更可爱,但其实几乎每位老板都希望自己的公司里能拥有一位耀眼的“社交人才”.这绝对出于实用性需要.

她如今的老板王瑛正是看重她这一点.在聘请杨丹若时,王瑛曾问过她“对自己有没有长远的职业规划”,虽然她的助理工作已经干得不错,但没有表现出明显的职业倾向.对杨丹若来说,助理并不是她理想的岗位,但自己的职业定位,她还没想清楚.于是王瑛提出,“一起近距离工作一段时间,彼此了解之后,我也帮你想想,你的上升通道到底通向哪里.”这个回答让杨丹若想跟着王瑛去新公司尝试一下.

2011年,王瑛与合伙人组建了一家PE公司—北京中恒聚信投资基金管理有限公司,投资能源类公司和影视公司.虽然杨丹若对PE几乎一窍不通,但王瑛需要她的沟通能力.

“我觉得在社会上专业能力可能只占到50%到60%,你的为人处事的能力可能会占到40%到50%,特别重要.”杨丹若相信这种判断.

她的新助理之路有一些不同.虽然一开始,她还是做比较初级的秘书工作.但同时,她有机会快速学习证券与私募股权投资知识.董事长也让她尽可能多的了解公司的业务,做所有事的时候,尽量带着她,帮助她尽快上手.

没过多久,她就跟随董事长去实地考察,参与项目的初期筛选阶段,与可能的投资对象进行初步接触.她们会与经营者、企业的实际控股人进行对话访谈,这是一种惯用的专业步骤,通过对话,发现公司的优势和问题.“就像是采访”.

此前随董事长出行的投资经理和员工们,都是金融科班出身,很职业很懂业务,但不是每一个被访者都知道如何跟他们配合,比如文化水平有限的煤矿矿主,双方聊天时常有些隔膜.项目初期,还没到公事公办的环节,互相争取和建立一起做事的默契很重要.

杨丹若的优势在此尽显无遗.“我可能跟形形色色的人都能对话.”她知道怎么从一段题外话切入,迅速与对方拉近距离,经常能够让对方愿意说出对其他陌生人不愿说的话.虽然只是个助理,她也会在讲话时显得落落大方,没有一点怯场的样子.“自信掩饰了你的很多缺点”,老板这样评价她.

她总能圆满地完成她的任务—在双方都不太了解的情况下,与对方建立起融洽的关系,为今后的合作打下基础.当谈到更进一步的合作时,专业团队就会介入.

她学会了更多.一个好助理该做什么?如果董事长只是问：“明天最晚一班到北京的飞机是几点?”她会回答：最晚的航班是7点,但我们的会议大约会开到6点,如果不提前离开会议现场,又想赶回北京,可以考虑坐9点的火车.过去,她只会简单地答复老板需要的信息,不会考虑到解决方案.基本上,问一句,做一步.

她恪守着两个习惯.每天上班第一件事就是写下今天的工作安排,在开电脑等待的几分钟时间里,她会趁着脑子清醒,填写自制的表格,分为日期、工作内容、完成情况三列.每完成一件事做一次勾画,当然未完成的事情,第二天继续填入表格.只要老板叫她进办公室,她都会带着纸和笔,如果老板来电,接前,也要先准备好纸和笔,以便完整记录.她的专业度也在不断提升.一年下来,她跟着董事长考察了十几个项目,逐渐掌握了公司投资的规则,能对项目提出个人的意见,即一些基础的判断.比如她最熟悉的影视领域,她不看好投资那些单纯进行内容制作的影视公司,因为这样的公司核心主创人员有限,并不会随着投资资金的增加而出现更高的产出和营收.在对项目进行投资分析时,她从董事长身上学到了“选公司就是在选人”,一个好企业的老板应该热爱自己经营的事业,不贪图短期利益,这是优质项目的前提.

在成长中,纠结偶尔也会冒出来.在这家新PE,她的收入水平与市场平均水平有相当大的距离,工作了近一年,她仍没得到加薪的通知.而她的同班同学已经写出了几部知名的电视剧,一个朋友告诉她,自己一年靠写剧本赚了80万元.反观自己的境遇,她感到有点失望,花了同样三年的时间,自己似乎落在了同学们后面.她一度考虑回头重新做编剧,但她算了算,机会成本太高,有完全淹没的风险.最后她说服了自己,“如今这条路是可以一直走下去,我有一个职业的上升通道.在这个路径上我接触到的风景也很美,是只做编剧接触不到的,现在的生活体验,完全可以当做将来的创作资源使用.”当然,所谓“将来的创作”,她没有真的具体规划,只是安慰自己的一种憧憬.

最后她主动向老板提出了加薪.她单独与董事长进行了一次面谈,小心翼翼地说出了自己的诉求.董事长出乎意料地爽快：“早就应该涨了,马上涨.”虽说涨幅未达到她的心理预期,但她又恢复了一些对未来的信心.

这次坚持也给她带来了真正的机会.前不久的一次会议中,大家对董事长看到的某项目展开讨论.会上,可能是因为这本身是董事长看好的项目,同事们纷纷发表的都是利好分析.而后董事长突然点名让她说说看法,这本不是她该发言的场合,但她还是说了自己的看法：“大家都说了好的一面,我来谈谈风险—这个行业最大的风险是它没有壁垒,谁都能干,所以没有核心竞争力.”会后,董事长把她叫到办公室,就在她以为自己要受到批评时,董事长却说,杨丹若,你来牵头这个项目.

这让她很意外,董事长助理是没有操作项目的资格的,她不清楚董事长为何让一个不看好项目的人来负责项目.不过她很乐于接受这个案子,过去她已经从侧面熟悉了公司操作项目的流程,现在她从旁观者变成主导者.

董事长还交给她一项任务.她带杨丹若去出席一些社交场合,比如欧文沙龙定期举办的聚会,这是社会高端人士的俱乐部,参加聚会的是在各行业里面有一定号召力的人.王瑛会把杨丹若引荐给沙龙里的朋友,希望杨丹若能够建立个人的人际社交—“她不希望所有的资源都集中在她一个人身上,可以先从我这儿收集起来,特别有用的话,才反馈到她那儿,我是她一个信息渠道的补充.”

2012年5月,王瑛把杨丹若升任为董事会办公室主任,她帮杨丹若进行了新的职业规划—“综合素质高、勤奋、值得信赖,适合企业内部协调工作.如果往业务上转,道路太曲折,不是靠自学就能达到的.”