ERP在财务管理中的应用

在财务管理日趋细化、企业对财务管理的要求日渐提升的今天,传统的财务管理系统已经难以适应当今的激烈竞争的社会.ERP所提供的新的工作平台是应对这些挑战的必备条件之一,它能全盘掌握企业信息,并能清晰地提供决策所需资料的数据处理系统.ERP在企业财务管理中的应用,将帮助企业的财务领导在理念、技术、方法的运用等多方面进行革新.

ERP；财务管理系统；系统建设；企业资金管理

1.ERP财务管理系统与传统财务管理系统的区别

ERP系统实现了我处物资供应、设备修理、工程管理信息流的综合集成管理,具有集成度高、信息处理及时等优点.与传统财务管理系统相比,有以下几点区别：一是会计科目不同.在ERP系统中,会计科目由集团总部进行统一设置,分公司以及子公司无权进行修改,可以保证数据的准确性,财务数据是按业务发生的性质进行统一组织的,有利于系统编制合并报表.对于往来类和成本费用类科目,可采用辅助核算模式,突破了传统财务管理系统设置多级明细科目的思路,更有利于进行数据集成控制.二是数据范围和采集方式不同.由于实施了财务业务一体化,会计信息质量得到改善,信息集成不仅减少了数据的重复录入,数据的一致性可以消除数据的重复和冗余.三是会计凭证生成方式以及会计信息输出方式不同.在发生业务的同时,财务情况也能同时反应.在会计信息输出过程中,它将大部分业务数据都是以原始的、未经处理的方式存放,大部分处理是记录业务的个体特征和属性,分类、汇总、余额计算都放在查询输入过程,可方便进行组合查询,准确生成所需财务报告数据,比传统的财务管理系统处理数据更为简单方便.

2.ERP系统建设及应用取得的成果

现代成本管理需要一个能协调地计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作.在典型的ERP系统中,所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门.差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正.具体说来,典型的或高层次的ERP成本管理涉及以下几个方面：成本中心会计、定单和项目会计、获利能力分析等系统.

ERP系统从技术特征的应用效应上分析,有以下表现：一是即时性.在ERP状态下,资料是联动的而且可以随时更新,每个有关人员都可以随时掌握即时的资讯,这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成.二是集成性.在ERP状态下,各种信息的集成将为决策的科学化提供必要条件.在ERP尚未导入之前,知识库的信息资讯是属于过时的,更多的是局部的信息、片面的信息,乃至失真的信息.导致这种现象的原因,除了其它因素外,信息的集成机制不完善,无疑是一个重要因素.三是远见性.ERP系统的会计子系统与ERP系统的其他子系统融合在一起,会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体.这种系统整合,及其系统的信息供给,有利于财务做前瞻性分析与预测.

3.ERP系统建设及应用带来的变化

企业在选择实施ERP的同时,实际上面临着管理架构的重组、业务流程改造等一系列的问题,大部分ERP项目构架的改变是革命性的,它很大程度上改变了一个企业的业务流程、企业文化和工作环境.企业应在实施ERP的过程中,有效发挥财务管理的作用.

A.用ERP系统,做好企业会计基础工作,提高会计人员素质

ERP系统在运行中需要大量的财务信息,所以在运行ERP之前,必须做好有关方面的基础数据工作,促使财务人员制定相关的制度,提供所有的会计与财务资料,为日后财务管理流程化提供条件.ERP项目实施之后,财务人员只需将原始会计数据输入总账系统,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可以由计算机自动完成,提高了会计工作效率,使会计信息的提供更加及时,满足了现代企业市场经济预测、决策的需要；由于运用了ERP系统,财务人员也能从繁杂的记账、算账、报账的工作中解放出来,其职能也从核算、监督为主转变为预测、决策怎么写作为主,使财务人员在经济管理、提高企业经济效益中发挥更大的作用.

B.突破传统观念,运用ERP提升企业资金管理水平

通过ERP系统中的财务分析系统、决策支持系统,企业可进行资金流动性分析,了解资金的投向是否向效益高的产品和经营领域流动,结构是否合理.例如：资金周转率的高低可以看出资金的转化是否顺畅,周转是否较快,通过预算的报警系统了解有没有超过规定的资金定额,通过固定资产和流动资产占总资产的比例了解资金占用比例是否合理；企业通过自有资金、长期负债和短期负债所占的比重是否恰当,已筹资金是否确保了生产经营活动和企业未来一定时期内发展的需要,资金筹措支付的成本是否合理等因素分析,确定资金的筹集与使用.

C.运用ERP系统提升企业财务分析与预测能力

财务分析既是对已完成的财务活动的总结,又是预测下期财务活动的前提,起着承上启下的作用.ERP系统能将财务分析与财务预测进行综合,实现对销售、成本和资金需要量等的预测,运用各种专门的分析方法,如对比分析、结构分析等多种分析方法,对企业的多种指标如项目毛利率、收支结构等进行分析和研究,从中取得有用的信息,从而为企业决策提供正确的依据；在财务管理活动中,财务预测是制定和调整财务计划的重要工作环节,它主要完成销售预测、成本预测和资金需要量等预测,ERP的财务分析系统可以提供预算的自动编制、预算与实际比较分析等全面预算管理,ERP决策支持系统还可根据历史数据进行推算,自动计算出预测值,并可以对预测值进行手工调整,进行更为精确的预测.

D.运用ERP系统,提升企业的财务决策与计划能力

ERP系统实行的是计划管理,即决策层、计划层和执行层,这是一种计划主导型管理模式,计划层次从宏观到微观、从战略到技术逐层优化,但始终保证与企业经营战略目标一致；ERP的财务子系统中包含了成本会计和财务管理功能,可以由生产活动直接产生财务数据,把实物形态的物料流动直接转换为价值形态的资金流动,财务部门及时得到资金信息用于成本控制,通过资金流动状况反映经营情况,随时分析企业的经济效益,参与决策,指导与控制经营和生产活动,形成物流与资金流的统一.

4.ERP系统应用需要解决的问题

A.要注意整个企业内部财务控制的有效性

在传统的财务管理方式下,大多存在的是手工方式的财务控制行为,而目前的ERP财务系统改变了原有的财务运作模式,企业固有的财务控制流程必然随着ERP的引进而发生变化,如果在实施ERP系统的过程中没有充分考虑企业所需要的财务控制环节以及方法,就会不可避免的存在内部财务控制缺失的风险.在运用的过程中,必须密切关注分析手工状态下的内部控制如何运行,然后财务部门要全面整理系统启用以前的内部财务控制制度,保证内部财务控制整体有效运行.

B.要注意财务人员分工以及权限的设置问题

ERP环境下的财务管理系统要求对现有会计业务流程进行重组,是一种管理创新,同时它也对会计工作提出了新的要求.首先,财务人员必须具有一定的电脑知识和操作能力才能胜任此项工作.其次,在ERP环境下,财务人员的角色发生变化,在计算机操作系统下,会计人员直接处理的业务逐渐减少,但是需要接触到整个系统中的各个环节,要学会处理好整个系统,保证会计信息的准确性,另外,财务人员还需要利用整个系统进行财务分析,并合理进行权限设置,确保职责权的统一.

C.要注意提高ERP系统外的信息沟通能力和系统查询功能的完善

ERP环境下的财务管理系统应该建立在财务和各相关部门协调沟通基础上,加强沟通协作是实现ERP系统资源完全利用的有力保障,目前的查询功能还不是很完善,查询界面也不是特别直观,给系统查询带来一定的困难,有待进一步完善.

通过ERP系统在财务管理中的应用为整个企业的财务管理带来了便利,ERP财务系统使企业的组织结构扁平,信息沟通更加合理,实施后的效果不仅体现在工作效率的提高,更多的是体现员工的意识理念上跟上了现代企业的管理模式,为企业升级发展奠定了坚实的基础.但是任何事物都有其两面性,在ERP财务系统为企业带来便利的同时,我们也要密切注意应用过程中存在的问题,保证ERP财务系统发挥它的最大效用.