实现办公室行政管理精细化

【摘 要】精细化管理是社会分工的精细化以及怎么写作质量的精细化对现代管理的必然要求,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入,将精细化管理的思想和作风贯彻到企业每个环节的一种管理模式.精细化管理强调将管理工作做细、做精,以全面提高企业管理水平和工作质量,是企业超越竞争者、超越自我的需要,是企业追求卓越、实现完美的必然选择,也是确保企业在激烈的市场竞争中实现基业长青的重要指导思想和管理理论.

【关 键 词】办公室；精细化；对策

未来企业的竞争就是细节的竞争,细微之处见功夫,细节的宝贵价值在于,它是创造性的,独一无二的,无法重复的.细节影响品质,细节体现品位,细节显示差异,细节决定成败.在这个讲求精细的时代,细节往往能反映企业的专业水准,突出企业内在的素质,提高企业产品品质,提升企业自身形象.所谓“针尖上打擂台,拼的就是精细”.精细已经成为企业竞争中最重要的表现形式,精细化管理也已经成为决定未来企业竞争成败的关键.精细化是管理的新方向,是以科学管理为基础,以精、准、细、严为特征,致力于降低管理成本,提高管理效率的一种管理方式.精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路.

1为什么要实施精细化管理

1.1市场竞争日益激烈

随着我国加入WTO,国内企业在面对本土企业竞争的同时,还要接受来自国外跨国公司更大的挑战.市场竞争的日益加剧使得粗放式管理已经不能再适应激烈的市场竞争,这在客观上要求企业的管理必须转型.另外,国外公司在管理上十分精细,如果我国的企业想在竞争中占据主动,必须改变粗放管理的模式,实现向精细管理的过渡.

1.2复杂的消费群体诞生

消费品市场竞争白热化,传统制造业随着社会发展进入大调整、大重组和全面优胜劣汰的境地,产品种类越来越丰富,顾客可供选择的余地越来越大,人们的消费观念和水平日益提高,个性化需求成为消费趋势,消费者购写商品越来越挑剔,越来越满足于享受超值、舒适的怎么写作细节.例如现在的牙膏品种越来越多,分别针对老人、儿童和妇女的不同要求而各自专门设计生产.因此,企业为了生存,为了符合顾客的需要,不得不向精细化管理转变.

1.3同质化经营的难题

在市场竞争日趋激烈的今天,企业和企业之间在产品、技术、成本、设备、工艺或怎么写作等方面的同质化越来越强,差异性越来越小,在某种层面上而言,市场竞争越来越表现为细节上的竞争.例如,彩电、冰箱、空调、洗衣机等家电行业,产品同质化趋势越来越明显.在这种情况下,谁能为消费者想得更周到、细致,谁就会在竞争中胜出.

1.4追求完美,追求卓越

什么叫卓越,比优秀更好就是卓越.这个世界上没有十全十美的东西,但无论做什么事,我们都应该尽其所能做到最好,尽可能追求完美、追求卓越.我们追求完美、追求卓越的过程,很大程度上就是不断追求细节的完善直到完美的过程.任何卓越的表现,不管它是来自于企业、团队还是个人,都是可以追溯、探究到非常实在的东西,而且它们必定是建立在精细执行的基础之上,由于各方面的出色表现才会有领先他人的卓越特征.同样的道理,任何团队或个人的失败,都可以从事物发展的蛛丝马迹中寻找到失败的根源.追求卓越源于细节又归于细节.中国古代就有类似说法的总结,如“见微知著”、“一屋不扫,何以扫天下”、“不积跬步,无以至千里”、“千里之堤,溃于蚁穴”等.这些名言强调了任何“细小”的东西都可以通过系统放大,可以成大事,也可以乱大谋.

2行政管理精细化对策

行政管理精细化,不仅是工作方式的转变,更是管理思想的改变,需要管理人员在日常工作中不断提高自我要求,根据精细化要求,改变工作理念与方式,实现行政管理工作的精细化.

2.1建设企业文化

古语有云：“窥一斑而知全豹”.有经验的上司通常都非常了解自己下属的做事风格,也比较了解他们最容易在什么地方出问题.于是,现在管理上极力提倡“放大抓小”的原则,其本质就是从细节上显示管理的真功夫来,更好地提高效益.“放大”就是指所有管理层的负责人,包括高层和基层的管理者,都应该把所有下属员工职责范围内的事情全部放手让他们去做.例如业务部门,在公司经营方针指导之下,如何具体开展市场业务工作,如何与客户洽谈,如何安排市场推广宣传活动,这就要求高层和基层的管理者与相关员工一起商议出计划和方案后,放手让他们去做,自己做好督促检查工作就可以了.精细化管理是提升办公室管理水平的重要途径,对我们更好地做好办公室管理工作具有十分重要的意义.必须树立精细化管理理念,养成精细化工作习惯,通过制度化、标准化,切实推进精细化管理.

2.2推进制度化

“没有规矩,不成方圆”.要想真正有效地保证精细化管理方案变成事实,达到既定的效果,就需要制定激励与约束制度.例如,摩托罗拉早在30年前就开始建立自己的流程管理体系,既形成了内部控制标准,也体现了公司的经营原则.该控制标准对涉及销售、采购、薪酬、制造、融资、财务、信息系统控制、知识产权保护等各项业务的流程都做了详尽的规定,而且还指出如果不按照标准做将会产生何种风险.所以,既有好的精细化管理推行方案,又有好的运转机制和标准来执行这个方案,企业才有可能成功实施精细化管理.

在实施精细化管理前,企业要整理出一个系统、完整、全面、细致的规章制度体系,作为精细化管理依规办事的依据.企业管理制度的表现形式或组成包括企业组织机构设计、职能部门划分及职能分工、岗位工作说明,专业管理制度、工作或流程、管理表单等管理制度类文件.企业因为生存和发展需要而制定这些系统性、专业性相统一的规定和准则,就是要求员工在职务行为中按照企业经营、生产、管理相关的规范与规则来统一行动、工作,如果没有统一的规范性企业管理制度,企业就不可能实现其发展战略.我们办公室在处理会务工作时,将平时常做的从会议目的、作用到会场的申请,到会务的管理等十几项会议准备内容,总结出规范、细化的会务工作流程,使以后类似工作有章可循,且执行精细而准确.

2.3培养员工工作习惯

实施精细化管理对员工的心态、技能和知识提出了更高的要求.其实,精细化管理的本质更多的是对员工的职业化要求,把对员工的工作要求更多地通过提高职业素质、职业技能固化到每个人的工作习惯之中.因此,要真正实现管理的精细化,必须培养出一大批合格的职业人,通过人才的职业化实现管理流程的职业化、精细化、标准化.对大多数人来说,我们常说：习惯决定性格,性格决定命运在细节上的表现更多的是种习惯,它全赖于我们的性格和平时的修养,因为性格往往会表现在许多不经意的细节上.

注意细节应该把功夫用在平时,不断完善我们的性格,养成良好的习惯,关键的时候才能水到渠成地“本色”流露,而不至于让人感觉到虚伪、做作.一个企业要做到重视细节管理,将细节管理真正执行下去并不难,难就难在一如既往地坚持.很多企业的领导在到过一个管理优秀的公司“取回经”后,总要大张旗鼓地搞了一阵子“向学习,活动”.但要么是“雷声大雨点小”,要么是一两天的新鲜,开展根本没有取得什么实质上的效果.细节运作也是这样,很多企业在发现问题,或者受到一些启发后,准备开始重点抓细节管理,但是没过几天就不了了之,一些预期的效果也没有实现.之所以有这样的问题出现,说到底就是没有一定的耐力.办公室在每月制定的《月度工作计划》中,对办公室领域的各项工作,可以按照月初计划进行具体量化与精细分解,明确每一个阶段的负责人与任务,从而使工作成绩与完成情况一目了然.

2.4深化精细化管理

创新存在于细节之中,细节是创新之源,细节的宝贵价值更在在实施精细管理的过程中,最为重要的是要有规范性与创新性相结合的意识.规范性方法是基本性的,不可或缺的条件、要求、手段,创新的方法与技巧是在规范性的基础上发展的要求和手段.规范是“精细”的表现形式,“精细”是创新的方向和动力.“精细”的境界将管理的规范性与创新性很好地结合起来,把企业引向成功.许多企业的领导在寻求创新时,不管在技术创新还是在管理创新方面,总习惯于贪大求全,却很少有“于细微处见精神”的细心和耐心.相反,成功的企业家海尔集团总裁张瑞敏在谈到创新时,却说：“创新不等于高新,创新存在于企业的每一个细节之中.”

“行之有效的创新在一开始可能并不起眼.”而这不起眼的细节,往往就会造就创新的灵感,从而能让一件简单的事物有了一次超常规的突破.杜拉克认为,创新不是那种浮夸的东西,它要做的只是某件具体的事.企业要真正达到推陈出新、革故鼎新的目的,就必须要做好“成也细节,败也细节”的思想准备.否则,所谓的创新只能是一句空话.所以,创新不一定是“以大为美”,但却绝不能掉以轻心于企业活动中的既不相同却又相互关联的每一个细节.

办公室工作地位特殊,工作头绪繁多而又责任重大,一旦把握不好,处理不当,就可能小事变大事,甚至影响机关的正常运转,影响领导的威信,影响单位的形象.办公室工作的上述特点,决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路,“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”.努力用“制度化、流程化、规范化”全面提升办公室精细化管理的品质,要建立“公文处理、会务、接待、值班”等各方面的标准化工作流程,强调办公室工作的精品意识,从而使办公室成员在工作中养成精细化思想,使企业办公室管理实现从制度化约束向文化约束的转变,提高精细化水平.