关于企业会计电算化内部控制的

一、我国企业会计电算化内部控制的现状

会计电算化的出现与发展一方面提高了企业会计工作的质量和效率,另一方面使会计工作更加规范,更好地发挥了会计职能作用.但是我国大多数企业在建立了会计电算化系统后,企业的会计核算与会计管理环境发生了根本性的变化,一些非法的行为因为可能不留痕迹,难以被发现,对企业会计工作的监管造成了一定的困难,稍不注意就会给企业造成重大经济损失；如果会计电算化管理系统遭到破坏,单位正常的经济业务和账务处理将无法进行,严重影响企业的经营现状.因此,在当前信息技术高速发展的背景下,探讨会计电算化的内部控制制度尤为重要.

二、当前企业现行会计电算化制度存在的问题

第一,会计电算化系统的岗位职能权限分配不严谨.在电算化的环境下,财务工作的业务处理大部分是由计算机操作,人为控制相对减少,一些企业的岗位操作权限分配不合理或者各岗位操作权限制度没有真正落实到位,常常造成有的人员可以以多种身份进入会计电算化系统进行操作,使财务制度中的岗位分工制度名存实亡,使得会计的审计功能被消弱.

第二,会计人员操作不规范.由于现行的企业电算化内部控制制度不够健全,企业的某些人员为了个人的私利,常常利用职务之便进行非法操作,如通过等手段来更改、销毁会计资料,给单位造成重大损失；同时,由于企业的财务人员业务素质不高,也会因操作失误给企业带来损失.

第三,会计软件的安全性及保密性较差.由于目前市场的财务软件的功能日趋多样化,在设计上普遍存在重功能轻安全的现象,以至于软件投入使用后存在着一些安全隐患,

第四,会计资料的备份和保管疏漏.为了确保会计数据信息的安全,在会计电算化制度中,多数企业会规定企业应每日双重备份,且分人分处保管.但在实际工作中,有的单位并没有坚持执行,也没有通过打印数据信息来保管凭证和账簿,致使计算机一旦出现故障或备份光盘出现损坏时,会计资料丢失并无法挽回,给单位的财务工作带来不便.

三、完善企业会计电算化内部制度的建议

第一,加强会计人员的职能控制.由于目前会计电算化系统的功能日益综合化和复杂化,企业应制定严格的组织和管理控制制度,明确会计职责分工,加强内部控制.具体做法可将系统中不相容的会计岗位进行职责分离,通过不同岗位之间的相互稽核、相互监督来减少工作中的错误和舞弊,以保证会计信息更加真实、可靠.另外,企业应用电算化后,还应对原有的组织机构进行适当调整,以适应电算化系统的要求.对于会计工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位两种,其中基本会计岗位和手工系统的岗位一致,电算化岗位则分为系统管理员、系统操作员、审核员、系统维护等,电算化岗位可以由基本会计岗位的人员兼任,但对于职权不相容的岗位除外.

第二,加强系统程序操作以及文件安全管理控制.为了防止系统会计数据被随意篡改,企业要加强系统操作和安全管理控制.具体措施包括以下几项：建立上机操作的记录制度,形成上机日志,禁止非操作人员操作；设置操作员权限,制定相关的上机守则；制定操作规程,如制订一些预防凭证数据未经审核就被输入系统的措施,预防已输入系统的凭证等未经核对就登记入账的措施等；数据存储和处理相互隔离；除此之外,系统数据文件要由专人负责保管,数据的查询和修改必须经过有关领导审批,严格控制会计数据信息的被违规操作.同时还要在系统中设置对已结账的凭证、账簿以及由系统账簿所生成的报表数据,系统不得更改等.

第三,做好会计电算化数据资料的管理.企业应根据会计电算化数据资料的特点,做好会计信息的收集、保存和查询使用等方面的管理工作.企业财务部门对于已输出的光盘等磁性介质工具上的会计资料应及时加贴外部标签区别,并指定专人妥善保管、存档,定期检查、复制,建立完善的会计资料借用和归还制度.同时,企业所使用的会计软件也应具有强制备份功能以及系统崩溃后的修复功能.

第四,建立以人为本的电算化内部控制制度.人是制度的制订和实施主体,再完善的制度,如果得不到人有效地实施,仍然只是形式,发挥不了其应有的作用.因此企业在建立电算化内部控制制度时,应充分重视人在内部控制中的主导作用,坚持以人为本来有效实施内部控制.对企业财务人员而言,应充分发挥内部控制的作用,对于在软件程序运行中无法自动执行的例外事项的控制,如对原始凭证的审核等,则需要财务人员进行必要的人工控制和监督,因此财务人员应加强工作责任心,对经济业务予以严密控制,确保内部控制目标的实现.

综上所述,网络技术的进一步发展,对会计电算化系统提出了更高的要求,对企业会计电算化制定严格的内控制度非常必要.我们应从当前现实出发,建立和完善更为科学的电算化内部控制制度,不断提高会计工作水平和会计信息的质量,以便为企业创造更多的经济收益以及提高企业的管理水平.

（作者单位：江西外语外贸职业学院会计系）