计算机信息处理技术在办公自动化上的应用

摘 要：计算机是20世纪最伟大的科学技术发明之一,对人类的生产活动和社会活动产生了极其重要的影响,并以强大的生命力飞速发展,它是人类进入信息时代的重要标志之一.办公室是处理一种特定事务的地方或提供怎么写作的地方,是提供工作办公的场所,计算机信息处理技术已成为办公技术的重要组成部分,文章从计算机信息处理技术在办公自动化上的应用的角度简单进行分析.

关 键 词：计算机；信息技术；办公自动化

中图分类号：TP317.1文献标识码：A文章编号：1006-8937（2012）05-0071-02

计算机的发明对人类的生产活动和社会活动产生了极其重要的影响,并以强大的生命力飞速发展,标志着人类进入信息时代.目前计算机的使用已遍及学校、企事业单位以及个人生活中,成为信息社会中必不可少的工具,随着计算机技术的发展,企业等为了提高效率,都在大量引进办公自动化技术,办公自动化的使用,可以优化单位管理组织结构,有效调整管理体制,办公协调能力得到调整,决策的一致性得到加强,这些优势都可以让办公效率大大提高.

1信息技术与办公自动化

1.1信息技术概述

信息技术的研究包括科学、技术、工程以及管理等学科,这些学科在信息的管理,传递和处理中的应用,相关的软件和设备及其相互作用.信息技术的应用包括计算机硬件和软件,网络和通讯技术,应用软件开发工具等.计算机和互联网普及以来,人们日益普遍的使用计算机来生产、处理、交换和传播各种形式的信息,如书籍、商业文件、报刊、唱片、电影、电视节目、语音、图形、影像等.

人们对信息技术的定义,因其使用的目的、范围、层次不同而有不同的表述：信息技术就是获取、存贮、传递、处理分析以及使信息标准化的技术,包含通信、计算机与计算机语言、计算机游戏、电子技术、光纤技术等,现代信息技术以计算机技术、微电子技术和通信技术为特征；信息技术是人类在生产斗争和科学实验中认识自然和改造自然过程中所积累起来的获取信息,传递信息,存储信息,处理信息以及使信息标准化的经验、知识、技能和体现这些经验、知识、技能的劳动资料有目的的结合过程；信息技术是管理、开发和利用信息资源的有关方法、手段与操作程序的总称.信息技术是指能够扩展人类信息器官功能的一类技术的总称；信息技术指应用在信息加工和处理中的科学,技术与工程的训练方法和管理技巧.

1.2办公自动化概述

所谓办公自动化,就是指将计算机网络功能和现代化办公融为一体的新式办公方式.目前还没有对办公自动化形成统一的定义.常见的办公自动化领域包括在传统办公室中加入新机器、新设备,同时新加入的技术也属于办公自动化的领域.在机关部门,人们把办公自动化称作电子政务.我们从日常工作的工作中可以体会到,办公自动化的应用,优化了管理组织结构,调整了管理体制.在提高工作效率的同时,增强了协同办公能力,融合各部门决策,强化决策的执行能力,最后提高各个单位的工作效率.一般情况下,办公室的业务就是对文件的处理.通常包括文件起草、发出通知、处理业务文本,对外来文档处理存档.还有就是对和本单位有关的本部门文件、外来文件进行保存和检查.从日常工作的内容就可以看出,计算机的文字处理技术可以完美的简化办公室业务.加上其他的先进设备,比如：传真机、复印机、打印机等,可以大量简化工作流程,节省人力物力.使办公室业务简单化,也成了办公自动化的基本特征.办公室是一个机构正常运行的核心所在.

2计算机技术在办公自动化上的作用

通过信息技术将办公过程电子化、数字化,所有的办公人员在共同的桌面环境下工作,这样就完成了办公自动化.计算机信息技术的不断发展可以在一定程度上提高办公自动化的实用性及有效性等,本文主要在以下三个方面进行阐述计算机信息技术应用到办公自动化上的功能,一是建立办公室内部信息平台；二是实现管理自动化；三是实现企业信息集成；四是实现分布式办公.

2.1建立办公室内部信息平台

通过办公自动化,组建办公室内部的信息平台,方便办公室内部的信息交流,形成一个高效的信息交流场所.例如单位通知、制度、技术交流等、通过这样一个平台,可以快速的传达给每一个办公人员.

2.2实现管理自动化

流程化工作存在于每一个单位,比如文件的收发、审批、汇报.通过自动化办公流程,就可以规范各项工作,提高协同效率.还可以使各个分单位的文档按照权限进行使用.

2.3实现企业信息集成

目前基本上所有的单位都有着很多的业务管理系统,如采购、销售、存货、等很多种,企业发展所需要的信息源基本上都在这些业务管理系统里面,因此,要实现办公自动化的高效率,就必须跟这些业务管理系统实现很好的信息集成,让单位的工作人员能够快捷有效地得到所需要的信息,进而提高单位工作的效率和领导决策能力.

2.4实现分布式办公

分布式办公是支持多个分支机构跨地域的移动办公模式,随着办公分支地域的分布越来越广,分布式办公模式变得越来越迫切.

3信息技术在办公自动化应用中的发展趋势

近年来,伴随着企业信息化快速发展,组织结构流程的改进,技术的不断创新,办公自动化也在不断快速更新换代,更加人性化、智能化办公环境将成为未来企业的发展方向,办公环境的不断改善可以提高单位组织的决策效率,提供更好的决策支持及知识积累等全面办公系统怎么写作.未来企业信息化发展已经成为了一种必然的趋势,所以办公自动化的发展将对信息产业格局产生重要影响,目前根据办公自动化的发展现状,通过信息技术发展程度的提升,为办公自动化的进一步发展提出新的发展前景.

3.1设计理念更具人性化

现在的工作强调的是人性化,自动化办公也是如此.这就要突出办公自动化的稳定性、开放性和易用性,强调对于信息来源的整合能力,构建一个可以拓展的管理平台,从而改变现在人适应系统的窘境,实现系统适应人的操作这样一个全新理念.

3.2办公工具智能化

当用户在面临越来越多的数据处理工作时,如果办公软件可以帮助用户做一些智能分析,这又将大大的提高用户的工作效率,还将对用户产生巨大的吸引力.在微软的Office2007版本中已经提供了一些基本的商业智能功能.

3.3无线办公环境

随着信息终端应用的全面融合,3G无线移动技术将在我们的工作中大量的应用.这样一个融合和计算机技术、互联网技术和通讯技术的移动设备会成为办公必备的信息终端.这样一个信息终端实现了移动办公自动化,让管理无处不在.

4结语

随着计算机信息技术的蓬勃发展,企业信息化的发展已成必然,推广和实施办公自动化不仅可以帮助企业形成全面完善的信息化管理系统,更可以通过帮助企业实现管理、业务的提升和改善,进而使企业制度与组织结构的合理发展.信息技术被更好的运用于办公自动化当中,使得办公自动化得到更好的发展,不仅提高了工作效率,同时能对办公、交流及决策实现更灵活的管理.由此可见,计算机信息处理技术将在办公自动化中扮演越来越重要的角色.