质量管理体系内部审核在企业管理中应用

质量管理体系是企业在规范管理过程中的重要手段,其主旋律就是在“持续改进”中不断完善自身的各方面需求,使企业在基础管理的层面上随着体系的持续运行,从而获得不断提升.在质量管理体系运行过程中,体系的内部审核是最为重要,最为不可或缺的一环.本文主要探讨在内审实践中容易出现的问题及对策,为企业打造具备现代流通的根本能力.

一、内审员的审核思维容易受到检查表的约束

在对内部体系实施审核之前,内审组长要根据有关文件要求,编写好《内部审核检查表》,目的是提供内审员在现场审核时,照此实施审核,既能控制审核节奏,又能保持审核路线,是内审员必不可少的审核工具.但恰恰是制式内容的审核表,约束了审核员的审核思维,对初次进行质量管理体系内部审核的内审员来说,存在着难以避免的副作用.首先,在实践中,内审员很容易形成对检查表依赖现象,受到检查表中描述问题的制约.一般在检查表中规定的检查内容是非常全面的,内审员在这种面面俱到中往往易忽视审核重点,对关键环节的重点审核把握不到位.并且在审核现场对遇到检查表中未提及的问题不知怎样灵活应对,不能及时抓住潜在的审核线索,从而放过具有价值的审核发现.针对此种情况,在编写检查表时,首先要注意突出重点.在编写之前,除了认真学习有关体系文件外,还要多方面收集审核对象的动态信息.其次使用检查表时审核员要保持思路有序、头脑灵活.依靠检查表不等于依赖检查表.用好检查表,更要用活检查表.对现场临时发现的潜在审核线索,不能轻易放过,更不能不予理会.应及时跟进或记录下来另找时间审核.

二、对“不合格”的处置方法容易简单化,使“PDCA”循环流于形式

实践中,内审组在处置“不合格”事项时,容易简单行事,犯一概而论的错误.即把所有审核发现的“不合格”,一律填写《不符合项目报告》,交由责任部门或责任人对其进行原因分析、制定纠正或预防措施,实施纠正,再由内审员验证实施结果,验证合格,即表示完成了第二次“PDCA”循环.由于把所有的“不合格”项,统统要求经过一番“PDCA”循环,容易造成一些科室和人员找不到改进重点问题,在改进态度上消极应对,从而把这个原本科学的持续改进方法流于形式了.为此,首先要正确掌握和领会质量管理体系标准条款中对“纠正”与“纠正措施”这两种纠正方法的定义以及相互之间的区别和联系.“纠正”是为了消除已发现的不合格所采取的措施.“纠正措施”是为了消除已发现的不合格项的原因所采取的措施.其“区别”表现在二者的纠正方法有所不同,“联系”则表现为二者对“不合格”的态度是一致的,即进行纠正.在内审程序进行到改进阶段时,内审组应对所有不合格项进行逐项研究、分析,区分开哪些属于必须采取“纠正措施”的,哪些属于可以直接纠正的.

一般来说,对实属偶然发生的、个别的、简单的、浅表性的、不存在深层次原因的不合格项,可采取“纠正”的方法,即进行直接改进,就地消除不合格项,而对存在深层原因的、比较严重的、有一定代表性的、有较大影响的、有关联性的不合格项,则必须采取“纠正措施”,即“PDCA”循环方法实施根本性纠正,使类似不合格项不再重复发生.现实内部审核结论中,绝大部分“不合格”属于简单的“不合格”,完全可以用“纠正”的方法(在现场或事后)实现立即改进.而审核组可以集中主要精力有重点地对极少数确实需要采取“纠正措施”的不合格项,实施认认真真地“PDCA”循环,实现有效改进,达到审核目的.

三、在内审过程中,容易重结果,轻改进,影响审核效果

内部审核效果的好坏,不是以查出问题的多少做为衡量标准,而是以此为改进方向,进行行之有效的整改落实,保障整体质量管理体系有效运行,从而改善体系运行状况,提升体系运行质量.可能是受到传统检查方法的影响,加上不少审核对象将注意力放在审核结果上,受此影响,内审员的注意力也容易被引向重结论,轻改进的错误方面.并表现在以下几个方面:(一)对不合格事实的描述就事论事,不能切中事实的根本,(二)跟踪审核时,不首先审核所分析的原因和制定的措施,只单纯地验证改进结果.事实上,这样的结果即使有效,也是短暂的,难以保持,(三)跟踪审核后,不能及时把可能引起原文件修改的有效措施提交质量管理部门实施文件修改,使类似不合格有可能重复发生,(四)对跟踪审核仍不合格的,不去帮助对方再次分析原因,制定措施,而是消极地进行简单再跟踪,有的甚至不了了之.对此,内审员要牢记“持续改进”是质量管理体系的灵魂.不抓好持续改进,当初建立起来的质量管理体系就会在名存实亡,现实工作中就会存在“两张皮”现象.内审组要注意在末次会议上报告审核结果后,应立即向大家强调,审核过程由此进入到了最重要的改进环节,相关部门应给予足够地重视.同时,审核过程不能出现停顿,以免造成“告一段落”的错觉.要向责任部门提出改进期限,督促其按期完成改进.内审员在实施跟踪审核时,应按期限规定及时跟踪.对跟踪结果要及时形成书面报告,并发放到一定范围.改进过程要进行得紧张、有序,确保整个内部审核质量达到预想的结果.

内部审核是检验整个企业运行质量管理体系的有效性的重要手段,在整个质量管理体系体系中起着举足轻重的作用.如何运用好内部审核是摆在所有实施质量管理企业面前的一道必选题,希望本文可以开拓读者思路,起到抛砖引玉的作用.