简析企业单位财务会计档案的管理

随着时代的发展和科学技术的进步,传统的财务会计档案管理方式已经难以满足日渐多元化的市场发展的需要,想要有效的发挥财务会计档案管理工作在企业发展过程中起到的积极作用,提升企业的市场竞争力,促进企业的快速稳步发展,就需要了解当前企业财务会计档案管理活动中存在的问题,并充分发挥创新精神,将新思想与进技术引入到日常工作中来,有针对性的对财务会计档案管理活动中的不足加以弥补,使财务会计档案管理工作成为推动企业发展的重要力量,为企业实现自身的经营目标作出应有的贡献.

一、企业单位财务会计档案管理的内容及意义

企业单位的财务会计档案是指在企业生长于经营的过程中,因财务会计工作而产生的专业材料,简而言之就是财务会计工作核算取得的会计资料.传统的企业财务会计档案主要包括了企业的财务报告、会计凭证和其他相关的表格与凭证等.通过企业单位的财务会计档案,能够真实有效的表现出企业运行过程中的财务状况、同时也能够从侧面反映出发展方向、经营环境、甚至人员流动等诸多方面的问题.而企业单位的财务会计档案管理则是针对企业财务会计档案本身,进行的一种包含了分析、归纳、汇总、储存等内容的管理工作.做好企业财务会计档案的管理,能够便于企业的管理者快速准确的了解企业的经营情况和发展动向,从而对企业的经营活动进行合理的调整,同时还可以为企业发展计划的制定提供充分的第一手资料,对保证决策层做出符合市场变化规律的科学计划有着十分重要的意义.因此,对与企业单位来说,做好财务会计档案的管理工作,是保证企业财务工作顺利进行,推动企业健康稳步发展所必不可少的重要任务.

二、当前企业单位财务会计档案管理中存在的问题

1.企业单位财务会计档案管理的重视程度有待提高

当前企业单位的财务工作中,普遍存在有“重会计业务,轻档案管理”的现象,导致企业财务会计档案管理工作长期得不到应有的重视,档案管理水平也难以提高,无法与高速提升的会计工作水平相适应,大大降低了企业单位财务会计档案管理工作的质量,对企业的经营与发展造成了阻碍.而在企业组织财务人员培训时,也往往更为重视会计业务的培训,未能将档案管理的相关知识纳入到培训范围,导致企业财务工作人员在财务会计档案管理方面的知识储备相对陈旧,很难利用身边现有的资源充分的展开档案管理工作,影响了档案管理工作水平的提高.

2.缺乏较为系统的档案管理制度

完善严整的档案管理制度是企业单位财务会计档案管理工作开展的依据与支撑,如果企业单位内部缺少健全的档案管理制度,会增加档案管理工作的展开难度,不利于企业财务会计档案管理工作的规范化,导致档案管理的水平长期难以得到有效的提高.当前我国部分企业在进行财务会计档案管理时,往往忽视了很多细节,造成档案管理混乱,甚至很多重要的档案由于保管不少而受到不同程度的损害,或出现部分缺失的现象,令企业的财务会计档案丧失了自身的价值,在无形中给企业带来了损失.而在企业财务会计档案管理逐渐电算化的过程中,管理缺乏规范同样也会导致电子档案管理混乱、缺失等状况,不利于企业财务会计档案的整理和利用.

3.急需具备良好业务素质的专业档案管理人员

由于部分企业对财务会计档案管理的工作缺乏重视,使其内部未能配备专门的档案管理人员,而企业内部的会计工作者虽然具备有完备的会计知识和良好的业务水平,却对财务会计档案管理的工作缺乏足够的了解,导致会计档案管理制度无法得到有效的实施,致使档案管理工作难以顺利展开.特别是在财务会计档案管理电算化的过程中,由于电算化的档案管理要求操作人员必须具备一定的业务水平,而大部分会计工作者恰恰缺乏关于档案管理的相关知识,就造成了业务素质较高的专业档案管理人员日益紧缺的现象,阻碍了财务会计档案管理电算化过程的进行,对提高企业财务会计档案管理的工作质量和工作效率造成了十分不利的影响.

4.企业财务会计档案管理电算化过程进展缓慢

虽然计算机技术的发展已经使电算化在会计工作中得到了广泛的普及,但是在财务会计档案管理工作中,电算化进程的起步相对落后,因而缺少适合电算化档案管理的有效制度,当前的档案管理电算化制度依旧更多的针对于会计数据的处理,而对档案的管理则没有做出严格的规定.这就造成了档案管理人员缺乏足够的责任意识,又难以根据制度对工作中遇到的问题做出准确的反应,导致电算化后的档案管理工作长期无法得到规范,甚至会出现会计档案被修改的现象,严重影响了企业单位财务会计档案管理工作电算化进程的推进.

三、提高企业单位财务会计档案管理水平的有效措施

1.加强对财务会计档案管理工作的重视力度

想要从根本上提高财务会计档案管理的水平,企业单位需要由上至下,全面的提高各级工作人员对财务会计档案管理工作的重视力度,在日常工作中将档案管理与会计工作并重,切实的加大对财务会计档案管理工作的投入力度,改善财务会计档案管理人员的工作环境,提高档案管理人员的业务水平,并加快档案管理的电算化速度,建立健全电算化环境下的企业财务会计档案管理制度,使企业内部形成重视档案管理工作的良好风气,从根本上促进财务会计档案管理工作水平的提升.

2.制定完备的财务会计档案管理制度

建立健全企业单位的财务会计档案制度,可以保证档案管理工作有据可查,有章可依,降低管理人员的工作难度,规范工作人员的管理行为,令企业的财务会计档案管理工作走入规范化发展的阶段.同时,要逐步细化档案管理的责任划分,将档案管理工作的责任具体落实到人,并配合明确的赏罚制度,提高档案管理人员的工作积极性,使其在日常工作中主动学习档案管理的最新知识,不断提升自身的业务水平,有效的降低人为失误发生的可能性,从人员角度提高企业财务会计档案管理的水平.

3.加快企业财务会计档案管理工作的电算化进程

企业财务会计档案管理工作的电算化,有效的提升了档案管理的工作的准确性与工作效率,减少了日常管理过程中档案保存于调阅的难度,但是好的措施必须伴随着好的制度与好的人员.为此,企业应当加强财务会计档案管理基础设施的建设力度,做好档案的收集、保存、整理以及利用等工作,同时制定出符合电算化背景下档案管理的科学制度,并积极组织管理人员进行相关的业务培训,全面促进企业财务会计档案管理的电算化,更好地实现档案管理的根本目的.

总结：企业单位的财务会计档案管理是企业财务活动的重要组成部分,分析当前我国企业财务会计档案管理工作中存在的问题,并有针对性制定恰当的解决措施,退订档案管理工作的电算化,能够快速的提高档案管理工作的科学性与规范性,进一步发挥企业财务会计档案管理在企业发展过程中的积极作用,推动企业单位的快速稳步发展.