如何编制招标文件

[摘 要]招标文件是招标投标活动中最重要的法律文件,本文阐述了招标文件编制的原则,招标文件编制的几个重要环节,其中实质性要求、条件、评标办法、合同条款、分包都必须清晰明确.

[关 键 词]招标文件编制原则重要环节

招标采购,作为市场经济体制下一种经过实践证明,能够充分体现公平、公正、公开原则的,科学合理又积极有效的交易模式,在高校物资采购中被积极推广.招标文件是招标投标活动中最重要的法律文件,它不仅规定了完整的招标程序,而且还提出了各项具体的技术标准和交易条件,规定了拟订立的合同的主要内容,是投标人准备投标文件和参加投标的依据,是评审委员会评标的依据,也是拟订合同的基础.编制出完整、严谨、科学、客观公正,集针对性、合理性与保护性一体的招标文件,是招标成败的关键环节.招标文件制作不科学,往往会纠纷、投诉增多,影响高校采购的效率.为此,本文试就招标文件的编制,发表一些浅见.

所谓招标文件,是指招标人向投标人提供的为进行投标工作而告知和要求性的书面性材料.招标文件的作用在于：阐明需要采购货物或工程的性质,通报招标程序将依据的规则和程序,告知订立合同的条件.招标文件应至少包括下列内容：招标公告（或投标邀请函）；投标人须知；招标项目的名称、数量、技术参数、性能（配置）和售后怎么写作要求；投标报价的方式及计算方法；评标的标准和评标的办法；交货、竣工或者提供怎么写作的时间；投标人应当提供的有关资格和资信证明文件；投标保证金的要求；提交投标文件的方式、地点和截止时间；开标、评标、定标的日程安排；采购合同的基本条款及订立方式等.

一、编制招标文件的依据和原则

1.遵守法律法规

招标文件的内容应符合国内法律法规,如招标投标法、政府采购法、政府采购货物和怎么写作招标投标管理办法、合同法、知识产权法、商业竞争法等多项有关的法律,遵循国际惯例、行业规范等.如有的招标文件中要求必须有本省的某行业领域资格证书,限制外地供应商竞争的区域规定,就与我国法律相背离.

2.全面反映使用单位需求

招标的目的就是为需求怎么写作,招标文件全面反映使用单位需求是编制招标文件的一个基本的要求.技术规格书是对拟采购产品的技术描述,是反映招标采购产品具体而详细的内容要求,是招标采购产品的一个比较清晰的框架.技术规格书提供的要求越详细、越接近采购人合法的实际要求,才能使采购结果更符合采购需求.招标文件应能全面准确反映用户的需求,功能描述准确,技术指标、工艺方法、质量水平档次要求、验收标准明确,当投标人阅读招标文件时,知道应该以什么档次的产品报价可满足用户的要求；商务条款、使用环境、地理位置条件也应明确,这些因素会影响到产品的配置和质量,影响到投标人的正常报价和投标方案.这些问题没有明确,招标文件就不能贴近用户需求,不仅给投标人编制投标文件带来很多困惑和疑问,最终影响了招标成效和质量.

3.公正合理

公正是指公正、平等对待使用单位和供应商.招标文件是具有法律效力的文件,双方都要遵守,都要承担义务.合理是指采购人提出技术要求、商务条件必须依据充分并切合实际.技术要求根据可行性报告、技术经济分析确立,不能盲目提高标准、提高设备精度等,否则会多花不必要的钱.

4.公平竞争

公平竞争是指招标文件不能存有歧视性条款.招标的原则是公开、公平、公正,只有公平、公开才能吸引真正感性趣、有竞争力的投标厂商竞争.招标文件应载明配套的评标因素或方法,尽量做到科学合理,这样会使招标活动更加公开,人为因素相对减少,也会使潜在的投标人更感兴趣.还应该注意的是招标文件的各项规格,不得要求或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家,不得有倾向或排斥某一有兴趣投标的法人或者其他组织的内容.

5.科学规范

以最规范的文字,把采购的目的、要求、进度、售后怎么写作等描述得简捷有序、准确明了.招标文件的用词、用语一定要准确无误,表述清楚,不允许用大概、大约等无法确定的语句以及表达上含糊不清的语句,尽量少用或不用形容词,禁止使用有歧义的语言,防止投标人出现理解误差.一份招标文件要做到“五个统一”,即格式统一、字体统一、语言统一、数字运用统一、技术要求使用标准统一.

6.维护政府、学校、企业利益

招标文件编制要注意维护使用单位的秘密,如高校网络设备采购就要考虑安全问题.不得损害国家利益和社会公众利益,如噪音污染必须达标.

二、编制招标文件的几个重要环节

1.前期论证工作应充分

“论证”主要解决三个方面的问题.首先是为了避免设备购置的盲目性,克服重复购置、利用率低下等弊病.第二,统筹设备投资规划,优化资源配置.第三,通过论证,充分挖掘大精设备的使用潜力,促进资源共享、专管共用.

认真做好设备的选型、论证工作.论证工作由高校实验室与设备管理处、学科建设办公室、院系负责人、具体实验室负责人及专家组成论证评估小组,针对大型精密贵重仪器设备的复杂性、专业性、时效性、个性化等特点,本着实事求是、认真负责的态度,坚持技术上先进、经济上合理、教学科研适用的原则,首先,从教学科研需要、课题研究需要、可预期的成果等方面论证购置的必要性,重点针对设备的先进性、合理性进行论证.其次,根据资金到位情况、人员技术现状、安装场所条件、课题发展等因素论证设备购置的可行性,确定引进设备的档次和配置.正确处理先进与实用的关系,不盲目追求多功能、高性能.第三,根据仪器设备的市场调研情况,确定购置方案.

采购部门应根据采购计划,对采购项目从政策、资金、市场、技术生产等方面进行全方位的市场调研,为科学合理的编制招标文件提供保证,对专业性强的采购项目可邀请有关的专家和技术人员进行论证、分析,必要时邀请潜在投标人听证,并在统一答疑时补正.

2.合理分包细化采购要求

货物集中采购的特点之一是采购需求来自各个单位,品种多、数量大、金额大.标的太大,有经济实力的供应商可能不多,品种太多不分包,有优势的供应商可能无法把优势发挥出来,从而无法达到既广泛引起竞争、节约资金又满足各使用单位要求的目的.在编制招标文件时有必要对采购需求清单进行适当的分包,使投标人可对其中一个包或几个包进行投标.分包时可从以下几个方面考虑：按采购项目的品目分包,同一品目归为一包；按采购项目的数量分包,如果同一品目的采购数量很大,出于投标人供货能力等方面的原因的考虑可划分为若干个分包；从投标人的经济承受能力考虑,可将同一类品目按资金额度适当划分为若干个包；按经销企业划分,只有专营公司才能经销的项目不要同其它品目归为一包,象医疗设备招标,生产多功能红外光治疗仪的企业不一定生产超声显象诊断仪,若是将二者归成一个包,就有可能招标不成功.

3.避免招标文件技术需求的倾向性

我们在制作招标文件时,一般是由使用单位先提供设备的规格、技术参数.使用单位自己很难完成技术需求的制作,他们就会委托一些供应商来制作完成,而这些供应商在制作技术需求的过程中就会对自己销售的设备有某种倾向性,这就存在着倾向性的问题.笔者认为,招标文件的技术需求如何避免倾向性可以采取以下措施和方法：

(1)专家评审法招标文件制订后,请有关专家审定,排除倾向性指标,这是一个比较理想的办法.选取专家时应考虑应用性专家和理论性专家相结合,这种方法一般适用于采购的货物专业性很强,单项金额比较大的招标采购.

(2)市场调查法开展市场调查进行比较,制订档次相当的同类货物中所具有的基本相同的技术指标,吸引竞争.这种方法一般适应于采购数量比较大,比较通用的货物类招标采购,但在专业设备上操作比较困难,因为专业设备的专业特性很强,技术要求各有侧重,相同指标比较缺乏,而且开展市场调查需要较长时间.

(3)基本指标法制订一些必要（必须满足）的基本指标,通过使用要求和使用目的以及货物档次的描述,使有兴趣参加投标的所有供应商都能清楚知道需要提供什么样的货物才能满足采购需求.这种方法一般适用于采购的货物有一定专业性,种类较多,单项不是很大的招标采购.

(4)评标标准的制定和公开

评标办法应细化,评标内容具体明确,分值设置合理,具备可操作性.根据财政部的《政府采购货物和怎么写作招标投标管理办法》规定,评标方法分为最低评标价法、综合评分法和性价比法.对于选定的评标办法,需要量化及设置权重的还应在招标文件中载明此方法的评标因素（含子因素）及其权重.评标过程中不允许采用招标文件未载明的评标方法或未载明评标因素进行评标.对于标准写作商品及其通用怎么写作项目建议采用最低价评标法,详细解读即应符合下列条件:

①具有通用技术、性能标准,

②同一品种或同一型号商品,

③招标文件对招标项目要求较为具体,

④招标人对技术、性能没有特殊要求；

⑤通用怎么写作项目

综合评标法和性价比法使用的范围比较统一：

①对专业性较强、技术怎么写作要求较高的项目；

②对技术、性能和怎么写作等有特殊要求的项目.

但是综合评标法和性价比法还是有较大差别的,首先应该明确按着文件规定,采用综合评标法,货物项目的分占总分的比重应在30%到60%之间；怎么写作类项目的分占总分的比重应在10%到30%之间,遇到执行统一标准的怎么写作项目,如按电脑台数计算维护费、按人数计算物业管理费,其可不列为评分因素.

(5)对编标人员的素质要求

编制招标文件是一项极其严肃的工作,招标文件编制的好坏直接取决编制人员的素质.所以对参加编制招标文件人员应要求:

①政策水平高,坚持原则,遵纪守法,有职业道德,办事公正廉洁.

②要有一丝不苟,认真细致的工作作风.

③具有爱岗敬业、任劳任怨、乐于奉献的精神.

④具有一定的调查研究、协调沟通的能力.

⑤有较强的专业知识和一定的实践经验.

⑥市场经营意识强,信息来源途径广.

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