会计电算化对内部控制的影响

点赞:25821 浏览:119270 近期更新时间:2024-01-05 作者:网友分享原创网站原创

[摘 要]会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务,并以电子计算机作为工具替代手工记账、算账、报账等传统方式,实现会计信息的收集、整理、输出、分析、预测、决策的过程.内部控制是单位为提高会计信息质量,保护资产的安全和完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序.近年来,我国十分重视对内部控制的研究,并发布了一系列规范和指导意见,促进了单位内部控制的建立和完善.但是,会计电算化的发展又给内部控制带来了新的问题和挑战.本文主要分析会计电算化对内部控制的影响,并以此为基础探讨电算化会计信息系统环境下的内部控制建设问题,指出企业实行会计电算化后,确保系统能够正常、安全、有效运行的方法及措施.

[关 键 词]会计电算化内部控制措施

一、建立会计电算化内部控制的必要性

手工会计系统中,会计数据所用可见的文字、符号直接记录在纸上.这种方式有较好的直观性,各不相同的笔迹也可作为控制的手段.采用计算机处理后,会计数据以肉眼无法识别的形式存储在磁盘上,从而失去了直观性.另外,在手工会计方式下,会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、工作态度及对会计有关法规的理解和执行效果.财务会计部门经过长期的实践,已积累了大量的经验,建立起一整套管理制度.实现会计电算化后,许多传统的管理控制方式消失了,而代之以新的方式.这就迫使电算化会计信息系统必须建立严格的内部控制制度.


二、会计电算化内部控制的特点

在电算化会计系统中,内部控制的目标仍然是保证会计资料和信息的真实性与完整性,提高经营效率以保证管理目标的实现但其控制的重点、范围、方式和手段等方面发生了变化.

1.控制的重点转向系统职能部门.实现电算化以后,数据的处理存储集中于职能部门,因此,内部控制的重点也必须随之转移.

2.控制的范围扩大.由于电算化会计系统的数据处理方式与手工系统相比有所不同,以及电算化会计系统建立与运行的复杂性,要求内部控制的范围相应扩大.其中包括一些手工系统中不曾有的控制内容,如,对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等.

3.控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合.电算化系统中,所有的控制手段一般都是手工控制在电算化会计系统中,原由的手工控制手段有些依然保留,但需要增设一些包含于计算机程序中的程序化控制.当然,由于电算化程度不同,程序化控制的数量也会有所不同.一般来说电算化程度越高,采用的程序化控制要求也越多.两者相结合的特点,反映了电算化会计系统控制技术的复杂性.

三、会计电算化对内部控制的风险

伴随着信息技术的发展,会计电算化也不断地发展,电算化对内部控制也产生了巨大的影响.对于会计电算化对内部控制的影响,以前的研究主要集中在电算化对内部控制的不利方面,既认为会计电算化对会计内部控制带来了新的问题和挑战,加大了内部控制的风险,大部分学者认为会计电算化对内部控制带来的风险主要表现在以下几个方面:电算化系统授权口令化,业务人员可以利用特殊的授权文件或口令,获得某种权利或运行某种程序进行业务处理,内部控制依赖计算机程序,内部控制的程序化使内部控制具有不定期的依赖性并增加了差错反复发生的可能性,电算化会计系统缺乏交易处理痕迹、原始凭证数字化,易于伪造.,会计信息电磁化,容易损坏或丢失.,计算机的自动高效使会计业务缺乏有效牵制,财务信息依赖于原始数据的输入、计算机容易受病毒的侵害等.那么电算化能否对内部控制产生正面影响,既电算化是否可以有助于提高内部控制水平?关于这个问题的研究比较少.下面拟从电算化对内部控制的正面影响作一探讨.

四、电算化的不同发展阶段对内部控制的影响

会计信息处理从手工发展到电算化是会计操作技术和信息处理方式的重大变革,但是,会计电算化是一个过程,是一个不断从初级到高级的发展过程,而不是一个结果.伴随着会计电算化的发展,其对内部控制的影响也不断发展.按照国外的电算化发展过程看,会计电算化发展到现在,大体经历了四个阶段.

1.会计单项业务处理阶段.这是会计电算化的初级阶段.在这个阶段,计算机主要用于处理那些数据量大、计算简单而重复次数多的会计核算业务,一项具体业务对应于一个应用程序.计算机主要是单机用户模式,人们主要考虑的是提高工作效率和节省费用,会计数据处理的性质和手工相比没有大的变化.

2.会计数据综合处理阶段.通过计算机系统对各类会计数据进行综合加工处理,并用来控制某些会计核算系统,具有一定的反馈功能,为内部控制、分析、预测和决策提供更为详尽,更为及时的会计信息.整个数据处理基本上实现自动化.计算机的应用不仅代替了手工处理会计业务,而且开始以“管理工具”的面目出现在企业活动中,出现在会计管理活动中.在此阶段,会计数据仍以“处理为中心”,处理技术仍然是考虑的中心问题.在业务处理方式上,不仅使用批处理,而且使用了实时处理.

3.会计数据系统处理阶段.会计普遍采用电算方式,逐步建立起会计电算化信息系统.在这阶段成批处理、实时处理同时应用,以原来的单项业务数据处理方式发展到“数据”为中心,实现了“数据共享”,避免了重复劳动.从而能更快地提供各种会计信息,作为企业管理人员决策的依据.

4.网络财务阶段.“网络财务”是基于Inter/Intera技术,以财务管理为核心,业务管理与财务管理一体化,支持电子商务,能够实现各种远程操作和事中动态会计核算与在线财务管理,能够处理,电子单据和进行电子货币结算的一种全新的财务管理模式.网络财务可以分为几层.(1)是一个企业内部利用Intera技术构建本单位的财务管理体制.(2)是企业集团利用Inter/Intera技术构建本集团的财务体制.(3)是与关联企业联结在一起的业务系统.“网络财务”并非单纯的财务系统,而是以财务管理为核心、业务管理与财务管理协同的综合系统;“网络财务”的各项功能基于管理,核算是其中的一个功能.

在处理电算化的不同阶段,对于内部控制的影响是不同的.在电算化的会计业务单项处理阶段,电算化对内部控制的影响主要是反面的,它带给企业的主要是不同于手工会计的内部控制方面的风险.随着电算化的发展,其对内部控制不仅仅带来新的风险,也带来了新的机遇.电算化与手工会计的差别越大,其克服手工会计下的内部控制局限性的能力就越强.充分利用电算化的有利因素,提高内部控制水平,克服其局限性,是我们在发展电算化的过程中必须认真考虑的一个问题.分析我国企业的电算化应用情况,各种企业的电算化水平参差不齐,整体水平不高.许多企业还采用手工会计方式或者处于电算化的会计业务单项处理阶段,特别是中小企业.会计电算花程度较高的企业,也基本处在电算化的会计数据综合处理阶段,进入到会计数据系统处理阶段的企业非常少,不过个别企业已经开始尝试采用网络会计,我国的财务软件公司已推出网络财务软件.

五、电算化对内部控制的积极影响

任何内部控制制度都有其局限性,根据公认的看法,内部控制的固有限制招呼要有成本控制,串通舞弊,人为错误,管理越权,修订跟不上变化等几个方面.但是,在不同的会计操作技术和信息处理方式下,内部控制的这种局限性虽然不能消除,却是可以改变或影响的.针对内部控制的固有局限性,我们将手工会计与电算化会计作一比较,看看电算化会计在改变会计内部控制的局限性,提高内部控制水平方面,与手工会计有何不同.

1.成本控制.控制成本是衡量一个内部控制制度是否有效的首要指标一个内部控制系统所寻求的保证水平有必要根据其成本而定.一般说来,控制程序的成本不能超过风险或错误带来的损失和浪费,否则,再好的控制措施和方法也将失去其降低成本的意义.内部控制是组织为了达到提高经营效率和充分有效的获取和使用各种资源,达到既定的管理目标,而在内部实施的各项制约和调节的组织、计划、方法和程序.实行任何控制程序都是要有成本的,许多理论上非常有效的控制程序不能得以实施,其根本原因就是成本太高,企业不能承受.我们知道,会计电算化的主要作用就是提高了会计的工作效率,降低了作业成本,因而也就降低了控制程序的成本.从工作效率方面讲,对于相同目的的控制程序,电算会计的控制成本要远小于手工会计.

以实时控制为例,控制的及时性是衡量内部控制有效性的一个重要的指标,实时控制是及时性控制的最高要求.在手工会计下,对业务(包括会计业务和其他业务)进行实时控制几乎是不可能的,即使技术上是可能的,在实践中也是难以实行的,它会严重影响企业的运行效率和效益,因为对此控制的成本是任何一个企业所不能接受的.但是,在电算化会计的比较高级应用阶段下,特别是在网络会计下,这种控制变得易于实施,而且几乎不增加什么成本,这几乎是其他工作的副产品.

2.串通舞弊.不相容职责的恰当分离可以避免单独一个从事和隐瞒不合规行为提供合理的保证.但是,两个或多人合伙既避开这类控制.串通舞弊一直是企业内部控制失效的主要原因.

在手工会计下,通过不相容职位的分离和必要的签字授权等方式防范.但是,由于成本和效率的原因,这种控制一般由两个人来完成,特别重要的流程才用于三个人来完成,由于合伙人在基本上是同一个部门长期合作,形成了密切的协作关系,因而防范串通舞弊是相当困难的.

在电算化会计下,可以大大降低串通舞弊的可能性.由于信息系统的高效率,业务的完成可以由经办该项业务的所有人员实时控制,特别是可以跨部门、跨单位实时自动控制,业务处理过程可以在不同部门的相互协作和相互监督下几乎同时完成,避免了手工会计下业务处理分部门单独封闭运作,使串通舞弊的难度加大,降低了串通舞弊的概率,提高了内部控制水平.

3.人为错误.内部控制发挥作用的有效程度关键是取决于执行人员的实际运作,不能期望人们在执行控制职责时始终正确无误.工作人员的粗心大意、精力分散、身体不适、理解错误、判断失误、曲解指令等都会造成控制失效.在防范人为错误方面,电算化会计的优越性就更明显了.再手工会计下,几乎所有工作都由人工完成,要避免人为错误几乎是不可能的,或者是成本上不可行的.随着会计信息化水平的不断提高,属于人工进行的操作越来越小,企业组织可以把控制的重点放在由手工控制的地方,尽可能地减少人工操作的人为失误.由于人工操作的减少,企业控制人为错误的范围缩小,对此方面进行控制的成本就可以降低,控制的强度就可以加大,发生人为错误的可能性自然就越来越小.

4.管理越权.各种控制程序是管理工具,但任何控制程序也不能发现和防止那些负责监督控制的管理人员滥用职权和不正当使用权力.或者是处于欺诈的目的,或者是由于时间或成本不利因素的压力,存在管理人员避开,或指标其下属避开某些预定程序的可能性.

管理越权是内部控制最难以防范的方面,管理的干预一直是导致许多重大舞弊发生和财务报表失真的一个重要原因.但在电算化会计下,可以大大减小管理越权的概率,特别是降低了低层管理越权的可能性.由于会计信息系统的自动控制下进行的,只有少数特殊业务才由管理层授权.由于需要直接授权的业务减少,并且信息系统的高效率,使管理的控制权可以适当上移,这样可以提高高层对业务的控制,降低基层管理越权的可能性.