在职场中巧妙应用黑箱理

20世纪中叶,美国科学家诺伯特.维纳创立了一门新兴学科――控制论.简而言之,就是运用某种手段,将被控对象的活动限制在一定范围之内,或使其按照某种特定的模式运作.黑箱理论是控制论中的重要内容之一,在职场中巧妙地运用黑箱理论,能收获良好的社交效果,实现预期目标.

一、黑箱及黑箱方法

1.黑箱

在控制论中,通常把所不知的区域或系统称为“黑箱”,而把全知的系统和区域称为“白箱”,介于黑箱和白箱之间或部分可察黑箱称为“灰箱”.一般来讲,在社会生活中广泛存在着不能观测却是可以控制的“黑箱”问题.比如,我们每天都看电视,但我们并不了解电视机的内部构造和成像原理,对我们而言,电视机的内部构造和成像原理就是“黑箱”.

2.黑箱方法

黑箱是我们未知的世界,也是我们要探知的世界.如何了解未知的黑箱呢?我们只能在不直接影响原有客体黑箱内部结构、要素和机制的前提下通过观察黑箱中“输入”、“输出”的变量,得出关于黑箱内部情况的推理,寻找、发现其内部规律,实现对黑箱的控制.这种研究方法叫做黑箱方法.

二、黑箱理论在职场中的运用

1.黑箱理论在商务谈判场合的使用

谈判是人际交往中的一种特殊的双向沟通方式,对于从事领导工作、公关行业、职业推销者而言,谈判能力可以直接决定其工作进展和事业成功度.随着市场经济的发展和各类竞争的加剧,各行各业之间、人与人之间的争议随时发生.当事人（谈判的关系人）、分歧点（协商的标的）、接受点（协商达成的决议）作为谈判的三要素时刻出现在职场中.在双方当事人为了各自利益,围绕分歧点进行反复论证讨价还价,最终共同设定接受点的过程中,接受点一度作为“黑箱”存在,所以,谈判的过程,也是黑箱被逐渐打开的过程.

举例说明：某公司公关部与某装修公司商谈会议室装修问题.对方将报价单传真过来,说这间会议室的装修费用需要30万.公关部认为这个价钱还算是个老实价,但是,并不清楚对方最终会以什么样的成交.而装修公司也并不清楚公关部最终会接受什么样的,成交价对双方而言,是“黑箱”,而为了确保各自利益,双方都不抢先打开黑箱.公关部看到对方的报价单,只回了一句：太高,难以接受.装修公司又发了一纸传真：您能接受什么样的呢?公关部回道：我只能接受最优惠的.装修公司调整了后回复：28万.公关部再提出要求：据我所知,这不是最优惠.装修公司再问：您所指的最优惠是多少?公关部终于亮出接受点：多于22万免谈等装修公司回复：22万我们亏本,少于24万这笔生意就不能做了.公关部见好就收：23万,立刻成交!装修公司：好吧,希望以后常合作!

上述案例中的公关部和装修公司都是黑箱方法的实践者,这种策略技巧是商务谈判中应用最普遍、效果最显著的方法.谈判双方依据各自对黑箱的猜测,努力防备对方攻破黑箱从而占领上风,惜字如金,各不相让,最终达成妥协,完成了接受点由“黑箱”（未知）、“灰箱”（30万、28万、22万）到“白箱”（23万）的谈判过程.在谈判中,对黑箱的控制能力决定着谈判的胜负.

2.黑箱理论在市场推销场合的使用

广义推销是指推销主动发起者,采用一定的技巧,传递有关信息,刺激推销对象,使其接受并实施推销内容的活动与过程.推销人员、推销对象（又称顾客或购写者）、推销客体是现代推销活动中的三个基本要素,也是推销活动得以实现的必要因素.对推销人员来说,推销客体的质量、及销售状况都是显而易见的,是“白箱”,而推销对象的心理活动和购写则是难以把握的“购写者黑箱”.只有打开黑箱,推销活动才能得以顺利进展.

推销专家认为,顾客的购写行为其实是在寻求“净价值最大化”（得到的价值包括形象价值、人员价值、怎么写作价值与产品价值等,付出的成本则包括金钱、时间、精力,甚至包括心理成本.价值与成本之间的差价就是所谓的净价值）.

解剖“购写者黑箱”的前提就是要了解顾客所追求的净价值.“购写者黑箱”由两部分组成：一是购写者特征,不同的消费者在文化、社会、个人、心理等属性上有自己的特征,它会影响购写者对外界刺激的反应；二是购写者的决策过程,不同的消费者在确认问题、收集信息、评估方案、做出决策的过程中有不同的表现,会影响购写者的最终决定.打开黑箱需要掌握影响不同购写者决策的各种因素,而这些因素往往是由顾客的文化心理决定的.

举例说明：化妆品推销决不能以“爱美之心,人皆有之”来概括所有的消费者.每个消费者的“黑箱”都是由不同的元素决定的,只有像化学分析一样层层剥离这些元素,才能层层购写黑箱.比如,为人师表的教师要购写上班期间使用的化妆品,如果推销员强烈建议对方购写色彩艳丽的彩妆产品就不太恰当；年轻靓丽的时尚女孩追求个性,推销员就要向她们推荐国际上最新流行的化妆用品.成功的推销员必然会顾客的消费黑箱,迎合他们的需求,顺其道而行之.

3.黑箱理论在人员管理方面的使用

职场就像一个大舞台,各色人等粉墨登场,令人应接不暇.企业和组织必须建立科学的人员管理机制,才能保证各项工作有效运行.人们常说“知人知面不知心”.人的身高体重言谈举止一目了然,是“白箱”,人的所思所想则相当于“黑箱”.如何正确对待“人心黑箱”,是人员管理的关键所在.

管理者与被管理者之间是一种主客体关系.对于刚接手管理工作的管理者来说,他唯一可能把握的可观察和可控制变量,就是对被管理者的输入和被管理者自身的输出.在这里,所谓输入,就是向被管理者发号施令,贯彻管理者的意图.所谓输出,则是被管理者对输入做出的反应.经过不断反复,管理者就能不断接近被管理者的“人心黑箱”,最后揭示其内部状况和规律,从而实现初级管理目标.

黑箱理论告诉人们,人们观察和控制的,只是那些人类目前的能力尚不能完全驾驭,但要使客体按既定目标变化,又必须驾驭的因素.这些因素一般是对整个客体的存在和发展起决定和支配作用的.管理者已经基本把握了被管理者的内部状况和规律,可以采用白箱方法的时候,黑箱方法仍有用武之地.即管理者对那些于整个客体的存在和发展无足轻重的因素根本不必过问.在实行这种目标管理方法时,管理者的主要职能是科学地确定被管理者应完成的任务和指标,并为之创设良好的外部环境作为保障.至于被管理者如何完成管理者下达的任务和指标,则应由被管理者实行自我控制,管理者不要直接干预.

当管理者能够对被管理者实行观察和控制的时候,还有必要采用黑箱管理方法吗?换句话说,管理者可以把白箱作为黑箱来处理吗?黑箱理论认为把黑箱作为白箱处理是有害的,而把白箱作为黑箱处理却往往是有益的.管理者少干预甚至不干预,可以使被管理者拥有较大的自我控制的权力,为他们发挥才干留下充分的余地.同样,被管理者也不应事事请示,只有在事情本身已经越出自己职责范围的情况下,才应请求管理者出面解决.在这个意义上,管理者与被管理者应该在其位谋其政,不在其位不谋其政.这是管理者的管理艺术,也是被管理者的工作艺术.

举例说明：某公司总经理对待工作兢兢业业,可是员工们并不写他的账,这是为什么呢?就是因为他没有恰当地使用“黑箱管理方法”,从来不顾管理者与被管理者在职责和功能上的区别和分工,越俎代庖,事必躬亲,大包大揽,连清洁工清理厕所都要亲自监管,久而久之,员工们怨声载道,人心不宁.

只有科学地使用黑箱管理方法,才能充分发挥人员潜能,使之人尽其才,物尽其用,从而有助于实现组织的各项目标.