电算化总账系统操作员的权限控制

[摘 要]在会计信息系统中,除了要熟练进行会计软件的各项操作以外,还应重视企业的内部会计控制,尤其是各个操作员的权限控制,这在电算化的具体操作中越来越重要.本文主要探讨在会计电算化总账系统的操作过程中操作员的权限控制问题.

[关 键 词]会计电算化操作员权限

在竞争激烈和信息技术飞速发展的时代,作为现代企业的会计人员,应熟练运用会计电算化信息系统,对企业的各项业务进行有效管理,从而达到优化资源,提升企业整体竞争力的目的.那么,作为会计电算化软件的使用者,在操作过程中会面临操作员的管理问题.

在传统的手工会计系统中,各个企业内部都有人员岗位分工制度,会计人员的责权明确,对会计核算的处理工作不会发生混乱.但是,在会计信息系统中,由于目前许多企业单位的电算化操作人员欠缺,往往疏忽了操作员的管理、操作员的权限控制等问题,从而不能达到内部控制的目的.因此,在电算化软件的操作过程中,应时刻注意操作员的权限控制问题.以下以总账系统的重点操作内容为背景,分析各个环节的操作员的权限控制.

一、系统管理员进行系统管理

系统管理员admin负责整个应用系统的总体控制和维护工作,可以管理系统中所有的账套.以系统管理员身份注册登陆系统,可以进行账套的建立、引入和输出,设置用户、角色和权限,设置备份计划,监控系统运行过程,清除异常任务等.可以这样理解：系统管理员admin是个虚拟操作员,也就是单位的一个看门人,初次使用系统时只有他拿着钥匙,只有以他的身份登陆到系统管理,才能完成后续的工作.

那么,在建立本单位的账套前,第一次只能由系统管理员admin身份注册登陆系统管理,完成角色及用户（即操作员）管理、建立单位账套、设置用户的功能权限等管理.在用户的管理中,完全可以设置五类操作人员：账套主管、制单人员、出纳人员、审核人员、记账人员,分别授予他们相应的操作权限,以后便可分别以这几类人员登陆进入系统来完成操作任务.

二、账套主管完成系统初始设置

账套主管负责所选账套的维护工作.主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出,以及各子系统的年末结转）,以及该账套操作员权限的设置.

系统管理员和账套主管是有联系和区别的：对已设置的操作员进行赋权,只能由系统管理员admin和该账套主管进行；admin可以指定账套主管,还可以对各个账套操作员进行权限设置,账套主管则只可以对其所管辖账套的操作员进行权限设置.

账套主管及其权限确定后,以其身份注册登陆到系统,进行初始化设置,包括基本信息、基础档案、数据权限、单据设置、总账系统初始化（包括系统参数的设置和期初余额的录入等）.

三、制单人员进行制单

当制单人员被赋予了总账等权限后,以其身份注册登陆到系统中,来完成记账凭证的填制、修改、作废与删除等操作任务.这里需要注意的是,如果在系统参数的设置中允许修改、作废他人填制的凭证,则各个制单人员均可以自己的身份进入系统后进行对他人填制凭证的修改与删除；如果系统参数设置为不允许修改、作废他人填制的凭证,则要想对某张凭证进行修改或删除,必须由填制该凭证的操作员来登录完成.

四、各审核人员审核

审核凭证包括出纳审核签字、主管审核签字和审核员审核签字.首先由出纳人员注册登陆,进行出纳凭证的审核并签字,然后由主管会计人员注册登陆进行所有凭证的审核签字,最后由审核人员注册登录完成审核凭证并签字.其中审核员的审核签字是必须完成的操作,只有经过审核员审核并签字的凭证才允许记账.而出纳和主管会计的审核签字不是必须进行的,这要考虑单位的实际情况,结合核算单位的内部控制制度.那么,如果在系统参数中设置为出纳凭证必须经由出纳签字和凭证必须经由主管会计签字,则必须由出纳人员和会计主管完成审核签字,才能进行记账处理.

另外,审核人员和制单人员不能是同一个人,否则不能完成审核签字操作；凭证一经签字就不能被修改、删除,只有取消签字才可以修改或删除,取消签字必须由签字人员本人来进行.那么需要修改的凭证在取消所有的审核签字后,还应以制单人员的身份注册登录系统,进行正确凭证的填制.

五、记账人员记账

在各审核人员对凭证进行了审核签字后,便由记账人员登录完成月份的记账工作.这里,虽然会计软件设置了取消记账的功能,但会计人员不可随意进行取消记账操作,以防止会计舞弊现象的发生.

六、出纳进行出纳管理

在日常业务的操作过程中,出纳可以根据实际业务来登录完成出纳管理.包括和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理和银行对账,并可对长期未达账提供审计报告.

七、以各种人员的身份注册处理期末业务

期末业务处理包括计提、分摊、结转、对账和结账.在进行各种转账凭证的定义时,可以由制单人员来完成.之后,再由制单人员完成转账生成操作.注意在每一张转账生成凭证保存之后,都要以相应人员的身份注册登陆,来完成对该张凭证的审核和记账操作.最后可以由账套主管来登录完成对账和结账工作.

以上各操作人员在注册登陆系统进行他们的授权操作以前,必须合法取得他们的登陆口令,即登入系统的,并严格保护的安全性,减少错误的发生和舞弊的可能性.