商务英语信函的语篇特点

[摘 要]本文从情景语境特征、语言特征、衔接手段特征和语篇结构特征四个方面通过具体的实例来说明了商务英语信函的语篇特点,为商务英语信函的写作交流提供了启示.

[关 键 词]商务英语信函语篇特点情景语境衔接手段

商务英语信函是一种常用的英语应用文体,它在贸易往来中发挥着重要作用.然而,在实际的商务交流中,有些信件冗长而不连贯,有些信件不符合商务交流的基本要求.与普通信件相比,商务信函有其独特的语篇特点.为了有效地利用商务英语信函进行商务交流,我们有必要对商务英语信函的语篇特点进行探讨和分析.

一、情景语境特征

商务英语信函多用于国际贸易交往中,是英语文化中的一种特殊的语篇.根据情景语境的三个变项,商务英语信函的情景语境可以描述为：

话语范围：涉及外贸交易的各个环节,如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等.

话语基调：正式的,商务信函具有合同性质,是双方经过多次交往而达成的交易.

话语方式：用于阅读的书面语,具有较强的语境独立性,属于信函.

商务英语信函情景语境的这三个变项制约着语言的选择,使得语篇表现出特定的语域特征.

二、语言特征

1.词汇特征

(1)措辞明了、礼貌

商务信函在其词汇选择上,遵循“明了(clarity)”与“礼貌(courtesy)”的原则.要准确传达商务交流的内容,应该尽量选择简短或词义相对单一而稳定的词,例如用“use”取代“utilization”,用“try”取代“endeor”等.在词义色彩方面,商务英语信函用词正式,礼貌用语颇多.收到对方的询盘、报盘、或订货等,不管能否接受,都要以礼貌的语言来表示诚挚的谢意,例如使用以下词汇：appreciate,please,thanks等.

(2)缩略语使用较多

商务英语信函中多使用一些约定俗成的缩略语,这些缩略语定义准确,在商务信函中的使用相当的广泛,涉及到贸易术语、运输、支付与结算等.例如常用的缩略语有:FOB(FreeonBoard)“装运港船上交货”,CIF(Cost,InsuranceandFreight)“到岸价”,L/C(LetterofCredit)“信用证”,D/P(DocumentsagainstPayment)“付款交单”等.

2.句式特征

商务英语信函的语篇主要是提供信息的,陈述句使用得最多,它广泛运用于叙述、解释或说明外贸交往业务的各个方面,用来说明事实.由于外贸交往遵循礼貌原则,因而商务信函的写作也要遵循礼貌原则.而商务英语信函中,礼貌原则在句法方面主要体现在虚拟句的广泛使用.虚拟句使得语气委婉客气,在商务英语信函中使用较多.

三、衔接手段特征

衔接作为一种语义关系,在具体的语篇中主要体现为语法衔接手段（包括指称、省略、替代、连接等）和词汇衔接手段（包括重现、搭配等）.

商务英语信函常用语法衔接手段中的一些连接词组来使得上下文连贯.例如,表示次序的连接词组有first,second,then,next,after,finally,表示原因的有：since,because,as,for,表示结果或后果的有：therefore,asaresult,hence,accordingly,consequently,表示转折的有：but,yet,however,onthecontrary等.

例如:InourmessageofOctober31,wesaidthatwewouldsendapurchaseorderbytheendofNovember.However,asnegotiationswiththecustomersarestillcontinuing,weareunabletoplaceapleteorderatthistime.Enclosed,instead,isaparticularorder(No.00501-55)forhalfofthemerchandiselistedintheprovisionalorder.ThesecondhalfoftheorderwillbecoveredbyP.O.No.00501-61,whichwewillissuebyDecember6.

在这个商函语篇中,表示转折关系连接词如however与instead的使用使得语篇的逻辑关系清晰.而“apurchaseorder”,“apleteorder”,“apartialorder”这几个词组中“order”一词的重复出现所形成的重述关系则是采用一种词汇衔接的手段使得语篇达到连贯.然而从另一方面来讲,order一词反复出现而文中始终未使用代词it来代替order,这主要是为了避免误解,使得意义表达更准确.商务信函中通常为了使行文准确,对指称、省略和替代这些衔接手段的使用比较少,所选择的尽量都是避免意义上有误解的词语或句子.

四、语篇结构特征

商务英语的语境构型决定了商务英语信函的语篇有着固定的模式.商务英语信函往往强调一事一信,内容多围绕一根主线展开,因此在信函中可以通过“事由(subjectline)”以突出内容主旨,使对方一目了然.商务英语信函的正文一般包括三个部分(内容较短的可以是三个自然段),即起始、主体和结尾.其中每个部分都有其默认的功能和作用：第一部分(即首段)抓住读者的注意力、需求或者兴趣；第二部分处理业务；第三部分呼应前文提出己方的希望或者祝愿.

五、结语

商务英语信函由于产生于特殊的情景语境中,具有其独特的语篇特点.我们在商务英语信函的写作中必须注意这些特点,从语篇的层面把握商务英语信函的特征,从而根据具体的语境构建出合适的商务英语信函语篇,写出符合语境的意义连贯的商务英语信函,真正实现商务英语信函在商务交流中的交际功能.