商务英语电子邮件中的合作和礼貌原则

[摘 要]本文以语用学理论为依据,通过分析合作和礼貌原则在商务英语电子邮件中的应用,探讨了商务英语电子邮件的基本写作原则,为商务英语电子邮件写作提供参考.

[关 键 词]商务英语电子邮件合作原则礼貌原则

电子信息技术的发展给国际商务往来带来了极大的便利,十几年前还十分普遍的电报、电传通讯方式已逐渐被表达明确、直接快捷的现代通信方式――电子邮件取而代之.作为现代商务交流重要的沟通形式,商务英语电子邮件正起着越来越重要的作用,已经成为国际商务沟通最基本的联络方式.据调查,在商务交往中约有90%的人利用电子邮件来联系业务(何光明,2006),人们经常需要与不认识的或不甚了解的人打交道,这就要求在传递信息的过程中要尽量避免出现错误和误解,还要尽可能地缩短发件者和收件者处理这些信息的时间.然而,电子邮件的快速普及往往会让人忽视其应有的规范,在国际商务中,一封不规范的商务电子邮件,不仅会有损公司的形象,也可能会令人费解.若出现信息错误,轻则导致沟通失败,重则带来经济损失.因此,需要建立一种国际间普遍认可的交流原则,让来自于不同文化背景、使用不同母语的人能顺利地进行交流.

礼貌和合作原则是现代语言学中重要的会话理论,它不仅充分体现在会话中,在书面语篇中也被广泛实施（秦晓杰,2001）.由于电子邮件的往来与面对面的会话交流同样具有真实地、有目的的表情达意的功能,因此,指导会话交流的合作与礼貌原则对这种基于商务电子邮件的书面交际同样适用,在国际商务活动中,如果英语电子邮件的写作者不了解必要的合作与礼貌策略以及相应的语言表征方式,会有引起语用失误,进而破坏双方友好合作关系的危险.

一、电子邮件中的合作原则

美国哲学家Grice（1975）认为在日常交际中人们总是在遵守着一套相互合作的基本原则,旨在有效地使用语言以达到交际目的.他在20世纪70年代提出了会话的合作原则（CooperationPrinciple）,其中包括了数量准则、质量准则、方式准则和相关准则等四条基本准则.合作原则要求所提供的信息数量适中、真实可靠、清楚简洁、紧扣主题.遵守了这些准则,交流者就能以最直接的方式和最合适的语言进行交际,达到最佳交际效果.就商务电子邮件而言,由于收信的一方在读信时,寄信的一方不在场,无法像在打或面谈时根据对方的反应做出及时的调整,因此,电子邮件往来中双方如何表现出“合作”的诚意,要比在交谈或当面会谈中双方如何彼此表示友好更加重要.如：

例1：Thankyouforyourletterof12th,Julysendinguspatternsofcottonprints.Wefindbothqualityandpricessatiactoryandarepleasedtogiveyouanorderforthefollowingitemsontheunderstandingthattheywillbesuppliedfromcurrentstockatthepricesnamed:

QuantityPatternNo.Price()

300yards723peryard

450yards8238pperyard

300yards8444pperyard

Weexpecttofindagoodmarketforthesecottonsandhopetoplacefurtherandlargerorderswithyouinthenearfuture.

Ourusualtermsofpaymentarecashagainstdocumentsandwehopetheywillbeacceptabletoyou.Meanwhileshouldyouwishtomakeinquiriesconcerningourfinancialstanding,youmayrefertoourbank.

TheNationalBankofNigeria,Lagos

Pleasesendusyourconfirmationofsalesinduplicate.

例2:Wearepleasedtoreceiveyourorderof18th,Julyforcottonprintsandweleyouasoneofourcustomers.Forgoodsorderedwerequirepaymenttobemadebyaconfirmedandirrevocableletterofcreditpayablebydraftatsightuponpresentationofshippingdocuments.Pleaseletusknowimmediatelywhetheryouagreetoourterms.Assoonaswereceiveyourreplyintheaffirmative,weshallconfirmsupplyoftheprintsatthepricestatedinyourletterandarrangefordispatchbythefirstailablesteameruponreceiptofyourL/C.

Whenthegoodsreachyou,wefeelconfidentyouwillbepletelysatiiedwiththem―atthepricesofferedtheyrepresentexceptionalvalue.

Asyoumaynotbeawareofthewiderangeofgoodswedealin,weareattachingacopyofourcatalogueandhopethatourhandlingofthiirstorderofyourswillleadtofurtherbusinessbetweenusandmarkthebeginningofahappyworkingrelationship.

以上两封信所围绕的是初次定单,均遵循了合作原则中的相关准则,内容安排也十分有序,例1段落安排顺序是:(1)告知收悉信函并向对方表示感谢；(2)关于初次定单列出关于产品的具体信息；(3)告知支付方式；(4)询问销售确认书.例2是例1的回复,及时回复本身就表明了‘合作’意向.按国际惯例,收到邮件者须尽早回复,最迟不能超过四十八小时.即使收件人无法立刻做出答复,也须先回电告知对方已收到邮件,并将尽快给予回复.例2的段落安排顺序为:(1)告知收悉信函表示欢迎,(2)告诉自己的支付方式,承诺确认供应对方所列的产品,并安排装运,(3)随函附上目录以求更广泛的商业合作.从这两个例证中可以看出,一封能达到良好沟通目的电子邮件,必须遵守合作原则中的包括数量、质量、方式、相关等准则.

二、电子邮件中的礼貌原则

尽管合作原则概括了人类交际的本质特点,但语用学领域的进一步研究发现,人们在交际过程中并不总是遵循合作原则,常常会故意违反某一准则,但这一定是为了传递一些符合合作原则的信息,使用间接婉转的方式表达一些含蓄的意思（何兆熊,2000）,看以下一例:

A:We’llallmissBillandAgatha,won’twe

B:Well,we’llallmissBill.

例句中,根据合作原则,B违反了量的准则,只说Bill,而不提Agatha,B这样做显然是有意的.由于某种原因他可能并不喜欢Agatha,但碍于情面,不便直说,使得他违反合作原则.为了解释这一现象,20世纪80年代英国语言学家Leech在Grice“合作原则”的基础上,从修辞学、语体学的角度出发,提出了著名的“礼貌原则”(PolitenessPrinciple),其中包括得体、慷慨、赞誉、谦逊、一致和同情等六类,每类包括一条准则和两条次准则,这些准则及次准则的核心内容为：尽量使自己吃亏,而使别人获利,以取得对方的好感,从而使交际顺利进行,并使自己从中获得更大的利益.

当然,人们并非在任何时候、任何地方、对任何人交际都要遵守礼貌原则的,例如,在紧急或意外事件中、在激烈的争辩或紧张工作的场合、或者在十分亲密友好的朋友间不拘礼节的谈话中,礼貌原则可能会让位于话语的内容,屈居次要地位.另外,适度的客套是礼貌,而超度的客套就是卑恭,超过了客套度的界限,就会给人虚检测做作、卑微低下的感觉.例如：Webegtoacknowledgereceiptofyourletterdated11thDecember.（我们恳到你的12月11日的函.句中“beg"使用不当,过于明显地贬低自己）.因此,我们必须区分“礼貌”和“卑恭”,不要盛气凌人,也没必要低三下四,把握好礼貌原则的度.

商务电子邮件作为一种书面语真实交际手段,一方面具有普通电子邮件的特点,另一方面又有商务函件的特点,与传统商务信函一样,其交际双方同样会遵循以上准则.但是对商务电子邮件与传统商务信函所使用的不同礼貌策略进行比较分析发现,两者对礼貌的重视程度虽然总体上没有显著差异,但侧重点有所不同.商务电子邮件更注重维护对方的积极面子,即希望得到别人的赞许,支持和喜爱的想法,重视保持友好合作关系,倾向于采用“以接近为基础”的积极礼貌策略.而传统商务信函则更客观正式,注重维护对方的消极面子,即不希望别人强加于自己,自己不因迁就别人而受到别人的干涉、阻碍而使自己丢失面子的想法,倾向于采用“以回避为基础”的消极礼貌策略.譬如,同样是还盘,传统商务信函表达方法如：“MayIsuggestthatyoucouldperhapakesomeallowanceonyourquotedpriceswhichwouldhelptointroduceyourgoodstomycustomers”,多次使用疑问（mayIsuggest）与模糊限制语（could,perhaps,would）等消极礼貌策略.而商务电子邮件中的表达方法有所不同,例如：“Imetwithmycustomertodayonbothofthebags.unfortunatelythepriceisstillnotverypetitive,thankoryourhelp”,则是采取了检测设共同点（用了unfortunately,表示写邮件人与对方的利益一致）和关注对方（thankoryourhelp）等积极礼貌策略.

三、结语

商务电子邮件作为一种新兴的现代商务交流工具,是收信和发信双方真实的互动交际的产物,要求写信人遵守合作与礼貌原.一方面,写信人需遵守合作原,采用“合作”策略,及时回复,确保信息数量适中、真实可靠、清楚简洁,并能紧扣主题.另一方面,写信人还需考虑礼貌因素,尊重收信人对“面子”的心理需求,在把握好礼貌原则的度的前提下,实施积极的礼貌策略.总之,在撰写国际商务电子邮件时,应遵循邮件信息明了、内容完整、准确无误、简明扼要、礼貌周到的原则.