质量管理体系中全员参与的理解与实施

[摘 要]自从1987年ISO9000系列标准问世以来,为了加强品质管理,企业纷纷采用ISO9000系列标准建立质量管理体系,申请质量体系认证,很快形成了一个世界性的潮流.

[关 键 词]质量管理体系理解实施

目前,我国已经有几十万家企业通过了国内认证,另外还有好多企业通过了国外的认证.可是企业获得认证后,很多企业却感到到什么效果,这是因为很多企业为了尽快获得认证,仅仅是抽调几个人搞几个文件混个证书,没有从根本上提升全体员工的质量意识,使其充分参与,大家心往一处想,劲往一处使,共同提高企业的各项管理水平,所以这样的认证不会有任何的效果.

质量管理体系的八项质量管理原则是它的精髓,其中的原则之一是“全员参与”,指出:各级人员都是组织之本,唯有其充分参与,才能使他们的才干为组织带来最大的收益.也就是说组织的运作需要不同层次的管理、技术、操作、执行和验证人员.所有这些人员都是组织必不可少的.全员充分参与是组织良好运作的必要条件,每个岗位岗位的职责履行能力,才干的发挥,都将会给组织带来效益.

那么企业在建立质量管理体系时,如何最大限度地实现全员参与呢,我们结合多年从事体系管理的经验,阐述自己的看法.

一、导入期注重宣传,提升全员意识

质量管理体系是在质量方面指挥和控制组织的管理体系,为企业管理搭建了一个框架和平台.那么在体系策划时如何做到全员参与呢

1.多方式宣传发动.一般企业在体系建设初期都要召开一个比较上规模的启动大会,企业领导和部门主要负责人员悉数参加,这是一个比较好的形式.但是要落实到全员,最主要的还要开好各部门的发动会.这个会议关键是要分析出本部门在体系中应承担的职责,让全体员工了解本岗位如何为体系做贡献,才真正做到了“全员”动员.

2.大范围征求方针.质量方针是企业追求的意图和方向,大多数企业编写文件之前都在一定范围内征求方针.征求方针,在企业内部是统一全体员工在质量方面的共识,在企业外部是和顾客和供方的交流,以达到共赢之目的.方针收集后应在各层次上评议,可以奖励.这样经过反复论证,从中选取与企业宗旨最接近的内容,加以诠释,让全体员工充分了解企业在质量方面的追求.

3.分层级制订目标.目标是质量方面追求的目的,目标制定的科学、合理,是体系建设的关键.笔者认为目标的制定中尽量坚持两个原则:一是横向到边,与部门实际工作结合起来,不要遗漏,二是纵向到底,最好能落实到各个层面、各个岗位,分解到人,才能真正做到质量管理体系的全员参与.

二、运行期注重实效,提高协作意识

1.文件编写要充分调研.在体系建设的过程中,文件编写是基础,部门都或多或少承担编制文件的工作.有的企业体系运行已经多年,起草人有时想当然地就编写了,结果可能与实际不符合.充分调研,一是掌握现状,二是让每个员工认识到,我和体系是有紧密联系的.

2.文件论证要分级讨论.其他部门起草的文件,会传递到本部门,在本部门论证时一定要在本部门首先讨论,体系管理员可能不了解本部门的岗位与这个文件的关系,就放过提意见的机会,只有收集了全面的意见,让每个人都参与,才能提高文件的可操作性.

3.内部审核要全面覆盖.审核之初,可能考虑到效率,有的审核组可能安排与质量强相关的部门花费的精力要多一些,往往有的部门问,审核有没有我们我们提倡“大质量”观念,人人参与.所以在审核时所有部门一定要走到,哪怕问问方针目标和一些简单的记录,也让他们感觉自己不是游离在体系之外.

4.文件执行要严格到位.文件制定了就得执行,最好的办法就是文件执行率的检查了.企业可以在内部审核计划中每年一次适当安排文件执行率的检查.这样每个岗位、每个人员就能好好地学习文件,把自己要执行的事实项落实到位.

三、巩固期注重方式,提高质量意识

1.多加指导,营造氛围.通过体系建立后要进行1至2次内部审核,审核中发现的不符合项或者整改问题,责任部门边整改边学习.体系推进人员要按照“质量始于教育、终于教育”的思路,及时跟进,指导或答疑.

2.拓展渠道,广开言路.不管体系建设有多久,员工对体系的认识程度也不尽相同.体系推进部门应建立信息沟通渠道,如网络平台、合理化建议、信箱等方式进行收集,这样既能加大管理的力度,也能让员工真正把体系建设当成自己的事情来做.

3.实施要分清层次,有效沟通.要保证河水的水质,首先要从源头抓起.企业的决策一般通过中层来布置,基层落实.重点抓中层可以起到事半功倍的效果,中层布置任务时,现自查是否以顾客为焦点、是否面向用户、是否面向市场,各职能部门在检查基层时,也要按ISO9000质量管理体系要求来检查,而不要各查各的,最后又由另一部门再检查是否符合ISO9000标准,形成多重检查,耗费多方面精力,降低效率.任务的实现关键在于基层的落实,因怎么写作直接面向用户,落实的好坏用户直接就感知到了,中层的检查只能事后弥补,所以基层要扎扎实实地把ISO9001体系标准落实到位.

4.严格评审,持续提高.体系建立后,针对运行中存在的问题,体系推进部门要及时总结,收集各部门和人员反馈的问题,在适当的时间召开管理评审会议.相信在会议中评审的议题企业都能做到持续改进.这里的关键是所有的意见,不管合理不合理,都要给予耐心解释,这样才能保证多数于提出问题.如果反馈不畅,员工认为可提可不提,就影响了参与的积极性.

企业如果能真正理解并实现质量管理体系的“全员参与”,那么企业的产品质量就有望得到保证,预期目标有望圆满完成,实现质量管理体系建设的真正目的.