会计电算化档案管理的

［摘 要］随着计算机在会计领域的普及和应用,会计电算化成为会计工作的发展方向和促进会计基础工作规范化及现代化的重要手段.为适应会计工作规范化、现代化的客观要求．伴随着电算化会计产生并与传统形式的会计档案密切联系的电算化会计档案管理成为会计工作发展的新的研究课题.笔者经过几年的会计电算化实践与理论研究,总结了会计电算化下企业档案管理的新特点,剖析了目前会计电算化现实工作中会计档案管理存在的问题,并对成因进行分析,提出一系列基于电算化的企业档案管理问题解决措施.

［关 键 词］会计电算化档案管理

一、会计电算化会计档案的特点

1.会计电算化档案载体的显著特点

传统的会计档案主要以纸作为载体.会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据.

2.会计电算化档案的读取必须要有特定的软硬件环境

传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用,也才具有生命力.

3.会计电算化档案对安全性、完整性要求更高

会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响.电算化会计档案大量采用软盘、光盘等存贮介质,受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏.

4.电算化会计系统对人员的素质提出了新要求

电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识.

二、目前会计电算化下档案管理存在的问题及成因分析

1.针对目前企事业单位档案管理的实际情况,结合电算化下档案管理的新特点,归纳实际电算化会计档案管理存在的一些问题如下：

（1）会计档案保管不完整.某些企业财会人员和单位领导不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份.一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作.

（2）机制记账凭证内容不完整.尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字.作为会计凭证,内容不完整,责任不明确.

（3）会计档案管理行为不规范,制度不完善.《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前由于一些单位受条件限制,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份.

（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统.

2.以上存在的问题,有其主观和客观方面的原因：

（1）主观原因

①会计人员对会计电算化本身理解的偏差：许多企业的会计人员,仅仅将电算化看成自动运算做账的工具,而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能,从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视.

②尚未引起有关部门的重视：不论是档案管理部门还是档案形成部门,对归档工作重视不够,档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导,造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况,严重妨碍了电子文件、数据的归档.

（2）客观原因

会计电算化实施时间不常,很多企业缺乏会计电算化档案管理的经验.很多企业缺乏明确的规章制度：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范,电算化会计档案的归档工作处于无序状态.归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法,只归档纸质文件,而且是将原来用手工记录的账簿、报表,改成了用计算机打印出来的账簿、报表.

三、会计电算化档案管理的改进措施

1.强化领导的会计档案管理意识

会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章,增强大家的会计电算化档案管理意识；另一方面,积极主动地争取领导的重视、关心和支持,强化领导的会计档案管理意识,将会计电算化档案管理工作纳入企业整体工作的范围加以考虑和安排,加大经费投入,完善硬件环境,不断升级软件,确保会计档案管理工作顺利进行.

2.提高会计档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,企业应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高他们的政治素质和业务素质,使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平.

3.完善电算化下会计档案管理各项制度

（1）建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表.

（2）建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片.

（3）建立严格的借用手续制度：查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,借阅手续；外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准.

（4）建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏.

（5）建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度.对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限.普通数据,可较大范围共享；涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用,减少人为修改的可能.

4.完善软硬件设施建设

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件；强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改.

5.采取行之有效的措施,确保会计电算化档案的安全性和完整性

针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点.在管理时应注意如下问题：

（1）对电算化会计档案管理要做到防磁、防火、防潮、防尘等工作；

（2）采用磁性介质存储的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制；

（3）严格执行安全和保密制度,不得随意堆放会计档案,严防毁损、散失和泄密；

（4）各种会计资料包括打印出来的会计资料,以及存储会计资料的软盘、光盘、微缩胶片等,未经单位负责人同意,不得外借和拿出单位；

（5）借阅会计资料,应该履行相应的借阅手续,经手人必须签字记录.